商务信函的写法

商务信函的写法

信函是公司的脸面，它对于公司树立良好的形象有着极为重要的意义。典型商务信函的内容应包括如下几点：

信头：一般来讲，商业信函均使用印有"letterhead"的公函信笺，这样信头就不必自己再写了。

信内地址：写在信纸的左上角，编号和日期下方。顺序是从小到大：

公司名称或收信人姓名、职务

房屋或大楼名称

大楼号码及所在街道或路的名称

省市名称及邮编

国家名称

称呼敬语：如知道对方姓名，就用dear

mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道对方姓名，可用dear

sir,

dear

madam,

也可用：to

whom

if

may

concern。如对方职务较高，则最好用其职务名称，如：

dear

prof.

smith,

dear

dr.

henson等。

称呼一家公司就用dear

sirs

或gentlemen。

正文

结束敬语：如称呼用dear

sir/dear

sirs/dear

madam",

结束敬语就应用yours

faithfully。如称呼用dear

mr.

john/dear

mr.

smith,

结束敬语就应用yours

sincerely。

署名

英文信函中讲究五c原则，也就是要求做到正确(correctness)、清晰(

clearness

)、简明(

conciseness

)、完整(

completeness

)和礼貌(

courtesy

)。

信函的语调也是同样重要的，它表达了你对收信人的态度，适当的语调将会给双方创造良好的沟通气氛。

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