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构建现代商务秘书合理的知识结构
教育与培训
构建现代商务秘书合理的知识结构
刘素琴
某电信公司翻译随团一起到国外采购设备，在谈及设备技术指标性能时翻译不知所云，技术人员虽然理解专业术语却无法草拟合同文本，秘书虽会起草文本却苦于法律和英语功底欠缺而难以下笔。最后，在翻译、技术人员、法律顾问、秘书的通力合作下问题才得到了解决。
可见目前我国开设商务秘书专业的院校培养出来的学生在知识结构上存在着明显缺陷，很难胜任企业秘书工作。因此，有的企业只得从专业技术人员中选择文字功底较好的员工改行从事秘书工作，这既造成人才的另一种浪费，又抑制了企业对秘书专业毕业生的需求。这就要求开设商务秘书专业的院校在学生知识能力构建和课程体系建设上作进一步的调整与完善，以适应现代化企业管理对秘书人才的要求。我们认为，开设秘书专业的高职高专院校在课程设置上除保持原有的秘书实务、公文写作等核心课程外，还应增加五个模块的内容：
一、专业知识是胜任企业工作的基础。企业的办公室不仅承担着秘书工作职能，还承担着企业策划、广告宣传等职能，企业秘书只有熟悉本行业、本企业的通用业务技术及相关专业术语，才能满足开展业务活动、进行企业策划、宣传企业文化和拟定企业发展规划、企业目标、业务发展思路等工作的需要。因此，高职高专院校在秘书教育中应改革培养模式，可采取一、二年级打好专业基础，三、四年级根据就业方向进行班级重组，分别开设不同行业类别的相关专业课程，以增强学生的专业适应性。
二、法律法规知识是依法工作的保障。目前企业的综合办公室大多集秘书事务与法律事务于一身，秘书除了做好日常工作外还要从事企业规章制度的起草、审查，参与商务谈判、项目招标，负责合同的起草、审查与第一文库网管理，办理企业注册、登记、年检，处理商标、专利等专业性强且责任重大的事务。企业秘书只有具
备相关的法律法规知识，才能依法从事管理并依法维护企业的合法权益。
三、专业英语是对外沟通的桥梁。随着国际经济交往活动的增多，中资企业与外企、外商的业务往来日益频繁。在涉外活动中，商务秘书要从事外事接待、涉外信函处理，为领导准备相关企业背景材料、业务资料和事务文书，不具备一定的外语水平尤其是专业外语水平和英语口语能力显然是不行的。
四、财务知识是企业管理的重要工具。现阶段，国家对国有企业的管理主要是通过对资产保值增值率、资产负债率、利润率、净资产收益率等一系列经济指标的考核而实现的，对企业的监控也是通过资产负债率、净资产收益率、市盈率、每股获利倍数、每股股利等指标实现的，企业内部往往也是通过分析业务收入增长率、资产收益率、利润率、劳动生产率、职工工资增长率等对企业的经营状况进行考核和评价的。这就要求商务秘书必须具备较为系统的财务知识。
五、商务礼仪知识是开展工作的通行证。因为商务秘书要经常从事接待工作并安排出访、会务、谈判、庆典、发布会等，所以掌握一定的商务礼仪知识如基本的礼节礼仪、少数民族的风俗习惯、外国的风土人情等就显得十分必要。
当然，政治素质、政策水平、综合分析能力、创新能力等对职业秘书来说也是必不可少的，但这些素质与能力的养成并非一日之功，需要秘书不断学习、培养和积累。
（作者单位：安徽邮电职业技术学院）
《秘书之友》2005年第5期
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