提高工作效率的六个技巧

时间:2021-10-28 13:22:58 资料 我要投稿

提高工作效率的六个技巧

留出专门的时间处理邮件(Set a time for emails)在大多数工作场合,使用Email来沟通是很普遍的一件事情,但是往往也会变成分散精力的一件事情。当我们在工作的时候,往往同时只会忙于一两件事情。而不断收到的邮件会在你的TODO List上越积越多。事实上,当你看到一封一封的邮件时,不管你手头没有有事,总会增加你的压力,从而造成工作效率下降。比较有效的办法是,你可以设定一个特定的时间段来专门处理邮件,你可以:

设置每天定时收取邮件(例如:早上9点和下午2点)

只有当手头的事情完成后,采取处理这些邮件

当然,如果你打算这么去做的话,你需要和你的老板或者同时解释一下这么做的原因。用专门的时间来处理邮件,这样做的好处是你可以更专注于其他要处理的工作,而不用去担心你所有的工作都会被耽误,或者被不断收到的邮件分心。

限制自己不要浏览网站(Ban yourself from websites)虽然利用互联网可以帮助你很好地提高工作效率。但是如果你整天总是去访问固定的那些网站来消遣,即便是偶尔的几分钟,也会降低你的工作效率,同时你的工作也会很快堆积。如果你平时使用Firefox,那么你可以安装Leechblock插件。你可以使用它快速添加你需要阻止访问的网站,同时还可以设置阻止访问的时间,从而节省你的时间。

不要一下把所有事情做完(Don’t finish everything)这个技巧对于那些程序员来说是经常会用到的,但是这在制作报表或者建议书的时候也同样有用。这条技巧的背后隐藏的意思是:你不必把每天的所有的工作都做完,可以留着慢慢完善,除非今天是deadline。例如,如果你正在给你的客户写一份建议书,而且正好满怀想法,但是你可以暂时离开办公室,回家想更好的想法。当你第二天回到办公室的时候,你可以继续昨天的想法,从而可以更快地开始继续工作。

调整你的午饭时间(Change your lunch hour)如果你是那种在独自工作的时候,效率反而最高的人,对于你来说,或许可以通过调整午饭时间,让自己一个人静下来工作。例如,你可以适当调整提前或者推后1个小时吃饭,这样,你就获得了1个小时的自由时间,免受其他人的干扰。但是,如果你更愿意与一些同事一起吃饭,那么你可以试着改变一下他们的时间,这样你就会变得更有效率。只是要确认你的休息时间不要和别人的一样。

隐藏屏幕上让你分心的程序(Hide on screen distractions)

如果你的工作离不开与电脑打交道,一定要注意不要让屏幕上乱七八糟的`东西分散你的精力。因为那样的话,不管你做什么工作都会被打扰。例如,你可以关闭下面的:

MSN或是其他的聊天工具;

Skype;

不再使用的已打开程序,如Photoshop 或是 Gimp;

分散精力的弹出窗口或是自动运行程序。

给自己设定一个假设的底线(Set yourself false deadlines)

这是一个有效并且积极的技巧,可能不是任何时候都有用,但是在我的工作环境里是很有效果的。你可以给自己假设一个最后期限,这样就可以迫使自己给当前的工作划分优先级别,从而能够把事情完成而不浪费时间。

如果你需要3到5个小时来完成一个报告,那么你可以尝试一下在2个小时之内能不能完成,同时告诉自己必须在两个小时内来完成这件事情。当然了,是在保证质量的情况下。这种办法看上去有些自欺欺人,不过,你要试着相信自己的决心,并排除一切的噪音和干扰,专心的来完成你手头上的这件事情。

总之,我建议大家最好试试觉得对自己有用的办法。对我来说,限制自己浏览没用的网站是目前最有效的解决办法。

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