会议活动准备之邀请信终结 -管理资料

    感谢yxhjycom投稿

    邀请信设计的有关事项

    在活动举办16周之前完成：

    · 确保把自己的时间安排计划通知设计人员，以便对方有足够的时间进行设计，

会议活动准备之邀请信终结

    · 核对一下设计人员和印刷商的休假时间。

    · 如果有定做纸板等特殊要求，是否另外收费？

    · 他们需要你提供些什么？需要提供照相原版吗？明确他们的要求，并记录在任务分工表上，以便及时提供。

    · 联系邮局，确保把自己的时间安排计划提前通知邮局，以便对方有足够的时间处理邮件。

    · 为实现更好的管理和控制，你或许会希望由内部人员来出来部分工作。

    · 通过邀请信设计初审、二审，然后联系印刷商，给邮局提供信封：信封要写明地址、装上邮票。至少一周的时间来做这项工作。跟邮局核实一下送交时间，对方可能会因同一时段有其他事情要处理而要求调整一下时间。

    对于名单A上的客人邮寄邀请信（活动举办7周之前完成）：

    具体时间因各地的投递时间表和邀请信投送地区的不同而略有不同，

管理资料

    跟踪名单A上客人的回复截止日期，继而给A名单上的VIP客人邮寄通行证（如果有需要：客人的通行证通常用于安全控制目的，作为一种看得到的证件，它可以挂在脖子上、夹到包或皮带上，或者戴到手腕上。在一些或东西中，会有两种类型的客人安全通行证，一种是普通通行证，另外一种是可进入VIP房间的“特殊通行证”。）

    给名单B上的客人邮寄邀请信，名单B上客人的回复日期

    给名单B上的VIP客人邮寄通行证（如果需要）

    这些时间安排是在所有材料都能准时送达、所有工作都能准时完成的基础上设计的。如果你对材料能否准时送达、地址能否准时写好、投递安排是否恰当没有把握的话，那最好把活动举办日期知道推迟一周。你最不希望发生的事情都有可能发生——邮件延误、电脑瘫痪等。所以，不管什么时候，只要可能，都要尽早做好准备。

    总结有关邀请信事宜

    · 准备客人名单、设计邀请信；

    · 与设计师有关的事项、联系邮局；

    · 邀请信设计初审、二审；

    · 联系印刷商、给邮局提供信封；

    · 给名单A上的客人邮寄邀请信、跟进回复截止日期、给VIP客人邮寄通行证；

    · 给名单B上的客人邮寄邀请信、跟进回复截止日期、给VIP客人邮寄通行证（如果有需要时）。