年会邀请函的写作格式

年会邀请函的写作格式

　　邀请函用于会议活动时，与会议通知的不同之处在于：邀请函主要用于横向性的会议活动，发送对象是不受本机关职权所制约的单位和个人，也不属于本组织的成员，一般不具有法定的与会权利或义务，是否参加会议由对象自行决定。举行学术研讨会、咨询论证会、技术鉴定会、贸易洽谈会、产品发布会产等，以发邀请函为宜。而会议通知则用于具有纵向关系（即主办方与参会者存在隶属关系或工作上的管理关系）性质的会议，或者与会者本身具有参会的法定权利和义务的会议，如人民代表大会、董事会议等。对于这些会议的对象来说，参加会议是一种责任，因此只能发会议通知，不能用邀请函。学术性团体举行年会或专题研讨会时，要区别成员与非成员。对于团体成员应当发会议通知，而邀请非团体成员参加则应当用邀请函。

　　的基本内容

　　的基本内容与会议通知一致，包括会议的背景、目的和名称；主办单位和组织机构；会议内容和形式；参加对象；会议的时间和地点、联络方式以及其他需要说明的事项。

　　的结构与写法

　　1．标题。由会议名称和 邀请函（书） 组成，一般可不写主办机关名称和 关于举办 的字样，如：《亚太城市信息化高级论坛邀请函》。 邀请函 三字是完整的文种名称，与公文中的 函 是两种不同的文种，因此不宜拆开写成 关于邀请出席 会议的函

　　2．称呼。邀请函的发送对象有三类情况：

　　（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。

　　（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠 尊敬的 敬语词，后缀 先生 女士 同志 等。

　　（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以 敬启者 统称。

　　3．正文。正文应逐项载明具体内容。开头部分写明举办会议的背景和目的，用 特邀请您出席（列席） 照应称呼，再用过渡句转入下文；主体部分可采用序号加小标题的形式写明具体事项；最后写明联系联络信息和联络方式。结尾处也可写 此致 ，再换行顶格写 敬礼 ，亦可省略。

　　4．落款。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。

　　5．成文时间。写明具体的年、月、日。

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