随着江苏地税系统征管模式的改革，在税务管理过程中，从纳税人、外部门协调、内部都会产生大量纸质资料和管理过程文件，这些文件的传递和保存，给基层税务部门带来了沉重负担。同时，由于档案数量的加大也给档案的查询和利用带来不便，增加了档案利用成本。而目前实施的个人所得税全员申报政策，将加剧这种趋势的发展。目前江苏省地税局电子档案管理系统的正式实施，使税务档案的产生和管理应用又带来了新的变化。
原来手工形成的纸质税务档案，绝大多数已经由征管信息化管理系统自动生成，实物档案系统收集的档案只是由信息系统输出的文档而已。在信息化高度发展的今天，实物档案系统为了提高查询、利用效率，建立信息化查询系统，将实物档案管理纳入信息化管理的渠道。而电子签名法律地位的确定，纸质文件的传统签章已经可以由电子文件取代。这为建立数字化税务管理系统，替代实物档案系统奠定了基础。数字化税务档案管理系统的建立，需要解决税务档案信息的采集归档、税务档案信息的管理和税务档案信息的查询应用三个问题。从系统工程的角度看，税务档案管理系统的建设，要解决组织结构、业务流程等问题，也就是说要解决什么人，用什么方式，解决什么问题。
一、地税系统档案的业务描述
地税系统档案数字化从体系结构，或者说产生来源划分可以划分为两部分，两部分的内容产生的途径和形成的过程有着明显的区别，在系统设计时必须区别对待。第一部分内容为行政公文档案；第二部分为征管业务档案。
行政公文档案产生于办公自动化系统，分为收文和发文两个类型。收文来源上级和平行部门，发文来源于本系统(单位)。对于现阶段，办公自动化并未在国家行政机关通用(或未应用办公自动化系统)，即各部门之间的公文互相不能直接调用，还是以纸质文件形式传递，为了各自的办公自动化系统(OA)的运行，来文多以扫描件的形式录入系统中。收文以图片文件的形式保存于系统中。而图片形式文件的最大特点是不可修改性和不可全文检索性，这就构成了其在数字档案形成中的特殊性。必须在进行数字化档案归档过程中进行特别处理。
发文档案产生于办公自动化系统本身，是以电子档案形式存在的，对于数字档案的归档工作相对简单。由于是电子档案，其可编辑性和可检索性要远远好于图片型电子文档。但税务部门的发文文档，其内容多为政策法规，有其不可更改性，因此在发文进行数字化归档时就必须考虑文件的加密需求。
地税征管业务档案来源于税收征管系统，采用流行的多层架构体系，以Oracle数据库为数据存储管理系统。存储的信息除征收数据外，还包含了大量的纳税人登记信息、征管信息、减免审批信息、发票信息等文档信息。这些文档信息就构成了税务的征管档案。
二、地税系统档案数字化管理功能需求及实现
地税系统数字档案系统建设的总体功能需求，包含日常管理和系统管理两部分内容。日常管理包括归档管理、网上服务和应用管理等内容；系统维护包括数据维护和系统管理等内容。
1．日常管理。
(1) 档案数字化归档管理。地税系统档案系统的数字化归档包含三个方面：其一是纸质实物档案的归档管理。纸质实物档案按照数字档案系统的要求，将档案电子化(缩微或扫描)形成数字化文档后登记人数字档案系统中。归档功能的包括六部分：文档追加：一是自动编制文件序号、标题唯一索引标记、人工主题词录入、引入正文；二是文档归档：编辑；对单个条目进行编辑；三是文档排序：对文档按一定条件排序；四是文档移动：移动文档条目；五是删除：删除无效文档条目；六是：鉴定一对文档进行鉴定。需要说明的是，以上功能对有税务OA系统和税收征管系统归档的档案文件管理同样有效。其二是税务办公自动化系统(OA)产生的档案数字化归档。采集OA系统公文文头纸内的信息形成“公文信息项”，设定“保存期限”。数字档案管理系统自动将文档进行分类，将正文主体进行规格化处理(加密，主要对发文)后导人数字化档案管理系统。其三是税收档案的数字化归档管理。类似OA系统的数字化归档，税收档案的归档是将征管系统产生的文档，经整理后导人档案管理系统。南开征管系统产生的档案都是结构化的数据，归档的自动化程度更高。归档由系统编写的接口摸块负责完成。在数字档案管理系统中建立归档任务，定期由管理人员触发进行归档工作(一般一年一次)。
(2)业务管理。业务管理包括五部分。一是编目：打印归档文件目录；打印档案交接表；打印目录封面。二是统计：全库统计；分类统计；指定条件统计；统计结果打印与输出。三是借阅：实体档案借阅登记；借阅申请监控；网上查阅临时授权；期限届满自动撤销。四是归还：实体档案归还登记；实体档案催还通知；过期标识自动生成。五是销毁：编制待销毁文件目录；档案销毁审批；档案销毁；日志存档。
(3)系统维护管理。系统维护管理主要完成以下工作：一是系统配置管理，主要完成系统各接口参数设置；二是报表配置管理，主要完成各种报表生成格式、参数及内容的配置管理；三是用户权限管理，用于用户使用系统的权限控制；四是系统日志管理，用于系统日志的导人、导出、截取的操作。数据备份，定期对系统数据进行备份，以应对安全威胁。
(4)系统数据维护。数据维护设置如下功能：数据的导人导出、批量编辑、批量删除、批量移动、标号唯一性检查、标号唯一性检查、标号重排。
2．数字化税务档案的应用一网上服务。税务档案网上服务主要包括如政策法规公告等。这些内容对社会公众开放。在税务网站上设置相应的展示平台，由档案管理人员定期从数字档案系统中向网站发布，其发布形式如下：
3．数字化税务档案的应用。税务档案应用管理主要完成检索、调阅档案等应用工作。专业用户可对全部或指定类别的档案进行全文检索，也可以按著录项进行组合条件检索，对检索结果可以进行显示、排序、转存、打印等操作。专业用户在检索到所需要的归档文件后，可以直接点击以查看著录信息和附加的电子文件。如果系统提示当前用户无权浏览，则可以选择一个或多个无权浏览的文件，点击“申请授权”按钮，提交网上查阅授权申请。经办公自动化系统的借阅审批流程，由主管负责人批准后，可由档案管理员授予申请人在网上查看这些归档文件著录信息和附加的电子文件的临时权限。网上查阅授权申请和实体档案借阅申请中的申请人姓名、工作单位、申请日期由系统自动生成，其他信息项由申请人填写。
三、实行地税系统档案数字化需求实现中应注意的问题
1、必须加强数据录入前的资料审核。资料整理是档案电子化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案录入或扫描前，必须加强审核，对错误或模糊不清的书面档案资料（如未签字的申报表、填写不全的税务登记表等）必须及时改正后才能扫入微机。
2、录入过程中应注意按顺序操作。税收档案在向数子化管理方向推进的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，分清轻重缓急，将那些利用价值较高的档案进行优先加工整理，循序渐进录入数据，可以取得“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
3、应注意录入后的电子资料保管。电子档案资料虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其自己的缺点，其是存储在微机中的一系列数据，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等，将会造成数据的丢失，因此要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，防止人为的数据破坏。
4、应加强对档案资料的利用。
档案管理的一个重要目的就是要使档案能为征管所用，而电子化就是为了提高档案的利用率，更好地服务于征管，强化征管基础建设工作，因此要加强对电子档案系统的宣传，让人人都了解并会查询档案，以实现档案电子化的真正目的。
地税系统档案管理数字化是信息化社会档案管理的必经之路。将“一户式”管理和征管资料的科学归档作了有机的融合，并借助现代化手段，对于税务档案的分类和利用必将开创一个崭新的未来。目前，江苏省地税局电子档案管理系统的正式实施为税务档案管理信息化提供了良好的平台，因此它的发展必将不断深入。随着信息化新技术的不断涌现，档案管理必将朝着，程序化、简单化、便捷化、人性化的方向发展，为档案的有效利用提供优良平台。
[地税系统档案数字化需求实现的范文]