办公室文员岗位职责

时间：2024-08-25 08:33:15 学人智库我要投稿

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办公室文员岗位职责

　　负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作。那么，办公室文员的岗位职责还有哪些呢?下面就和小编一起看看吧!

办公室文员岗位职责

　　篇一

　　1. 负责营销系统员工的人事档案的日常维护工作。

　　2. 办理员工录用、登记、入职、任免、迁调、奖惩和离职等具体手续。

　　3. 接听、转接电话;接待来访人员。

　　4. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

　　5. 负责传真件的收发工作，传真信息必须在五分钟内送达相关人员，

　　6. 负责收发管理报纸、信函;

　　7. 负责考勤和加班申报单的报表与汇总，并起到有效监督和引导作用。

　　8. 协助其他部门的工作，并和其他部门友好相处。

　　9. 负责总经理办公室的清洁卫生：如烟缸不得超过十个烟蒂，访客离去后，十分钟内必须清洗好烟缸、茶杯。

　　10. 负责接待工作：如有访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸;

　　11. 总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，‘XX 公司‘。”;若自动转拨，三分钟内必须转为人工;来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门;

　　12. 安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗;

　　13.上面交办的其它临时工作。

　　篇二

　　1、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打印、发送，负责中心文件材料的领取;

　　2、认真贯彻执行党和国家各项法规、政策及中心各项规章制度;

　　3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;

　　4、负责办公室的日常管理工作，负责受理投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、接听电话等工作;

　　5、负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作，负责会议记录和文字材料的整理。

　　6、负责收集和撰写有关信息，及时向领导提供信息参考和建设意见。提请领导应尽快办理的有关工作;

　　7、负责人事、劳资、仓库管理等工作。

　　8、完成领导交办的其它工作。

　　篇三

　　文件管理

　　1.成文 (1)内部通启(MEMO)成文：(2)根据经理要求撰写初稿;(3)请经理核查签字; (4)部门管理制度成文：(5)根据经理要求撰写初稿; (6)审核通过后，在《发文本》上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的，应列明名称; (7)审核通过后，送企业管理部审批; (8)呈报总经理审批。

　　2.发文 (1)将文件原件复印存档;(2)在《发文登记簿》上登记下发文件的名称、发文时间、接收部门名称; (3)到相关部门下发文件;(4)请相关部门的文员以上管理人员在《发文登记簿》中 “外收发签字”一栏签收。

　　3. 收文 (1)收到各部门发出的酒店内部文件后，签收并上报经理; (2)将 VIP 信息填写在办公室 VIP 信息栏上; (3)将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张贴;(4)监督部门人员在阅读文件后，在文件上签字。

　　4.分类存放 (1)对于时效性较强的文件，如《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等设专用表格夹存放; (2) 对于本部门下发的文件原件设专用文件夹存放，规章制度存放于相应的制度夹中;(3)对于酒店下发的规章制度根据发放的部门进行分类存放; (4)在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在目录中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页; (5)在存放新下发的制度时，对于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进行存放，对于一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在目录上作出标注;

　　5.装订整理 (1)每月月底将当月的《贵宾团队接待通单》、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日以及保存期限; (2)每月月底要对存放的制度进行整理，对于内容有相互联系的要进行合并存放。

　　6.借用 (1)部门员工借用文件时要在《借用登记表》上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间; (2)对于外部门借用文件的，要经经理同意后方可办理借用手续; (3)外部门办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的 MEMO，注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记文件名称、时间及借用人; (4)文件归还后，要查看有无遗失、破损现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。

　　7.销毁 (1)对于到保存期限的《贵宾团体接待服务计划单》、MEMO 等文件，请示是否销毁; (2)同意后，以 MEMO 的形式，列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字; (3)将审批签字后的 MEMO 上报质检部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(5)销毁时根据表格数量的大小可采取到锅炉房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 工作项目名称：

　　表格管理

　　⒈申领 (1)对于酒店统一外出印刷的表格按照酒店核定的表格月用量，每月列入《物品月计划申报单》中申领;(2)对于部门专用表格月用量在三十张以上的，按照部门月用量，每月月初填写《印刷申请单》，经审批签字后，上报质检部审批; (3)对于月用量较少，但长期使用的表格，亦应根据实际使用情况，定期申请印刷使用; (4)接到表格印刷完毕的通知后，到美工室将表格领回，并在《印刷申请单》中部门确认一栏签字确认;(5)对于酒店统一使用但没有外出印刷的表格，按照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。

　　⒉登记 (1)对于领取的表格要进行登记，设立表格台帐;(2)部门员工在领用表格时，要在《领用登记表》上登记，注明日期、名称、数量及领用人;(3)月末将当月表格领用情况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数量。

　　⒊整理 (1)对于使用过的不需当天上交给相关部门的表格，要每十天进行一次整理;(2)月末将当月的表格进行汇总、装订，在封皮上标明名称、月份;(3)对于需要进行总结分析的，要统计出有关数据。 ⒈对表格要进行分类整理。

　　⒋存放 (1)在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、三个月、半年等; (2)将整理好的表格按照保存期限分开存放。

　　⒌借用 (1)对于各部门需要借用使用过的表格时，需经经理同意后方可办理借用手续; (2)外部门办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的 MEMO，注明借用的原因，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在《借用登记表》上登记表格名称、借用日期及借用人; (3)表格归还后，要查看有无遗失现象，并由借用人在《借用登记表》上签字，记录归还时间。

　　⒍销毁 (1)对于到达保存期限的表格，需请示是否销毁; (2)征得同意后，以 MEMO 的形式，列明需销毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字;(3)将经理审批签字的 MEMO 上报质量管理部进行审批;(4)接到质检部同意销毁的书面批复后，方可销毁;(5)销毁时根据表格量的大小可采取到锅炉

　　房烧毁或用碎纸机粉碎等方式;

　　物资管理

　　⒈盘点(1)每月 20 日对部门办公用品、固定资产、低值易耗品及机油等物资进行盘点，并分别与其台帐的帐面结存数量进行核对，保证帐物相符; (2)如盘点中发现物资短缺现象应及时查明原因，并上报部门。

　　⒉编制月计划 (1)每月 24 日前根据盘点情况及部门下月的工作计划，作出下月物资申领计划;(2)填写一式四份的《物品月计划申报单》，列明物品品名、规格、上月用量、本月结存、本月申报、物品单价、每种物品的申报金额，并计算累计金额，对于特殊申领的物品，要在用途一栏单独注明申领原因，在经手人一栏签字。

　　⒊审核上报 (1)将填写好的《物品月计划申报单》上报经理审批签字;(2)将经理审批通过的《物品月计划申报单》在每月 25 日前上报仓管部。

　　⒋领取 (1)持酒店审批通过的《物品月计划申报单》在规定领取物资的时间内到仓管部记帐员处开具《物品申领单》，并由经理签字确认; (2)持《物品申领单》到仓管部相关库房办理物品领用手续，领取物品。

　　⒌登记物品领回后，按照实际领取的物资名称及数量分别在相关的台帐上进行登记。

　　⒍发放 (1)物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记; 由领用人在《领用登记表》上签字确认。(2) 领用登记表

　　⒎借用 (1)其它部门因工作需要借用物品时，应征得理同意;(2)借用时应持借用物品部门负责人签 MEMO，注明借用的物品名称、借用的原因、需借用的时间，《借用登记表》进行登记;(3) 并在上归还时，要检查物品是否完好，如有损坏应由借用部门予以赔偿;(4)检查合格后予以接收，并由借用人在《借用登记表》上进行签字并记录归还时间。

　　劳保用品管理

　　⒈制定计划 (1)每月 5 日按照《劳保用品规定》将需要领用的劳保用品填列在一式两份的《物品月计划申报单》中。(2)遇节假日提前制定计划;

　　⒉审核上报 (1)将列好的《物品月计划申报单》上报审批签字;(2)审批通过后，持劳保用品申领计划到人事部劳保福利员处开具;

　　⒊领取到仓管部办理领取手续。

　　⒋登记劳保用品领回后，在台帐上登记。

　　⒌发放 (1)发放时，在台帐上做好登记;(2)由领用人在《领用登记表》上签字确认。

　　出勤统计

　　⒈整理表格 (1)每天上班后整理前一日的《出勤登记表》，核对应出勤人数和实际出勤人数，查看有无迟到、早退、请假情况，并在《出勤登记表》上注明;(2)对出勤登记与实际情况不符的问题，上报部门经理; (3)根据部门出勤情况填写《工作出勤日报表》;(4)以上表格填写完毕，在填表人一栏签字; (5)按照酒店要求检查前日的《员工离岗去向跟踪调查表》，并在检查人一栏签字确认。

　　⒉填写《出勤表》 (1)按照实际出勤情况填写《出勤簿》;(2)如有请假单，要粘贴在《出勤簿》的`背面。

　　⒊上报审批 (1)将填写好的《工作出勤日报表》连同《出勤登记表》和《员工离岗去向跟踪调查表》上报经理审批签字;(2)将检查中发现的问题列出明细，汇报给经理; (3)审批签字后，于每天中午 12:00 前将上述表格与《出勤簿》一起上报人事部;

　　⒋取《出勤簿》每天 16:00 后到人事部将《出勤簿》取。

　　⒌汇总统计 (1)每月 2 日前，参照《出勤簿》将上月部门每名员工的出勤情况，并将统计情况填写到《月份出勤情况报表》上，对于缺勤情况写明缺勤天数及原因;(2)对于当月新到岗员工，应注明到岗时间;(3)将填写好的《月份出勤情况报表》上报部门经理审批签字; (4)每月 2 日前报送人事部;

　　奖金核算

　　⒈抄写奖金拨入数 (1)接到人事部劳动工资核算员抄写部门奖金拨入数的通知后，应于当日到人事部抄写;(2) 抄写时，注意核查所拨入的奖金数额是否正确，如有异议向人事部劳动工资核算员咨询。

　　⒉分解酒店扣罚 (1)到质检部领取上月酒店对部门的《扣罚汇总表》; (2)按照《扣罚汇总表》上所列的扣罚情况核对《罚款单》，对《罚款单》不全的，要立即到相关部门进行领取;(3)按酒店扣罚及连带比例，对《罚款单》进行分解，责任到人;(4)按分解好的扣罚，填写《扣罚明细表》。

　　⒊申请减免 (1)对需要申请酒店给予减免的扣罚，应以 MEMO 形式列出处罚项目及罚款单号，注明申请减免的原因;(2)将写好的减免申请上报经理审批签字;(3)于酒店下发奖金拨入数之日起三日内，将经理签字确认后的减免申请上报质检部进行审批。

　　⒋统计内部扣罚 (1)参照《员工日考评表》统计部门员工个人的部门内部扣罚总数; (2)汇总部门内部扣罚总数。

　　⒌计算奖金 (1)对部门的奖金拨入数进行二次 (2)请示经理如何进行内部加发;(3)员工当月奖金实发金额=员工当月奖金应发金额+加发金额-酒店扣罚金额-部门扣罚金额。

　　⒍填表 (1)将每位员工的奖金应发金额、加发金额、酒店扣罚金额、部门扣罚金额、实发金额分别填写到《月份奖金发放明细表》上;(2)在《月份奖金发放明细表》的填表人一栏签字。 ⒈月份奖金发放明细表

　　⒎审批上报 (1)将做好的《月份奖金发放明细表》连同《扣罚明细表》一起上报经理审批签字;(2)在人事部下达的规定上交的时间内将经理审批签字的《月份奖金发放明细表》上报给人事部劳动工资核算员。

　　⒏发放 (1)当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的通知后，到财务部办理领取手续 (2)按照《月份奖金发放明细表》上所列的实发金额进行发放，并由领取人签字。

　　⒐交表将员工领用签字的《月份奖金发放明细表》交财务部现金出纳员;

　　用心做事事例汇总

　　⒈筛选每天对员工上报的用心做事事例经筛选后，填写在《以情服务、用心做事典型事例汇总表》上。

　　⒉上报 (1)将填写好的《以情服务、用心做事典型事例汇总表》上报经理进行审阅;(2)于每天下班前将经理审阅签字后的《以情服务、用心做事典型事例汇总表》上报企业文化部。

　　⒊登记将当天上报的员工用心做事的事例登记在《用心做事事例汇总表》上，要注明姓名、事例发生日期及内容。

　　篇五：

　　1. 门店及后勤办公物资申请和发放，申请时间应及时，以确保门店能够有充足的物资，发放应准确，避免发错、发漏，每月月底做本月的物资领取电子账与保管账，年底整理本年度所用物资数量;

　　2. 工程部灯具、插排的发放，发放应经过工程部经理或副经理签字执行，每月做保管账与电子账交与工程部经理审核(暂管) ;

　　3. 办公室设备物资(桌、椅、柜子、饮水机等)的管理与调拨，调拨需原使用人与现使用人双方签字认可，不得私自调拨办公设备;

　　4. 后勤及各门店钥匙的保管，确保钥匙在办公室留存不少于一把，门店再次领取钥匙需经领导同意方可;

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