直销公司财务管理制度(4)

时间：2024-09-30 21:03:26 学人智库我要投稿

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直销公司财务管理制度范本(4)

　　(二)档案保管

直销公司财务管理制度范本(4)

　　1、会计档案的保管要求

　　会计档案室应选择在干燥防水的地方,并远离易燃品堆放地,周围应备有适应得防火器材;

　　采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞;

　　会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀;

　　会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿;

　　设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密;

　　会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

　　2、会计档案的借阅

　　公司内部各部门需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归放原处;需要查阅入库档案室必须持本单位领导批准证明，经财务部领导同意，方能由档案管理人员接待查阅。

　　会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况需要，必须经公司总经理和财务部门经理批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，限期归还;查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　公司应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度和会计档案查阅登记簿，详细记载有关内容。

　　3、会计档案的保管期限

　　会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五类。

　　会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照下表所列期限执行。

　　会计档案保管期限表

　　顺序号档案名称保管期限备注

　　一、会计凭证类

　　1 原始凭证、记账凭证和汇总凭证 15年

　　其中：涉及外事和对私改造的会计凭证永久

　　2 银行存款余额调节表 3年

　　二、会计账簿类

　　3 日记账 15年

　　其中：现金和银行存款日记账 25年

　　4 明细账 15年

　　5 总账 15年包括日记总账

　　6 固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年

　　7 辅助账簿 15年

　　8 涉及外事和对私改造的会计账簿永久

　　三、会计报表类包括各级主管部门的汇总会计报表

　　9 主要财务指标快报 3年包括文字分析

　　10 月、季度会计报表 5年包括文字分析

　　11 年度会计报表(决算) 永久包括文字分析

　　四、其他类

　　12 会计移交清册 15年

　　13 会计档案保管清册 25年

　　14 会计档案销毁清册 25年

　　(三)档案移交

　　会计档案管理员工作变动时，要办理会计档案移交手续。

　　移交时，由原管理员编制会计档案移交清册，列明会计档案所属会计档案名称卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、己保管期限等内容。

　　交接双方应就移交清册所列内容逐项清查无误后办理交接，并由分管领导负责监交。

　　交接完毕，交接双方经办人和监交人在会计档案移交清册上签名或盖章。

　　档案管理人员工作调动时，必须在办完档案移交手续后方能离开工作岗位。

　　(四)会计档案的销毁

　　会计档案保管期满由档案管理人提出销毁意见，并编制会计档案销毁清册。

　　会计档案要销毁时，报总经理批准后销毁。

　　销毁会计档案，由公司共同派员监销。

　　监销人在销毁会计档案前，要按会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。

　　销毁后，监销人应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本公司负责人。

　　保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其它未了事项的原始凭证，不得销毁。应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　第十三章发票和收据的使用管理

　　第十七条发票和收据的使用管理

　　1、企业必须按发票管理规定，正确使用发票。发票和公司收据不得转借、转让，不得代其他单位开发票。

　　2、发票及收据的填写必须字迹清楚，不得涂改，如填写有误，应另行开具发票及收据，并在误填的发票上注明“作废”字样。开具的收据必须在备注栏内注明“收到发票后此收据自动失效”。

　　应对发票实行专人管理，尤其是增值税专用发票应妥善保管，防止丢失、被盗。如因保管不善，遗失发票及收据，造成后果由发票保管人负责。

　　3、发票丢失应立即向主管税务机关和财务部负责人报告，并登报予以公告。

　　4、企业必须凭合法的发票入账，凡与企业成本、费用、资产有关的付出，均应索取合法发票。

　　5、一般发票及收据由财务部档案保管人员统一负责收发及建档保管;增值税专用发票的购买与保管由办税员负责。

　　第十四章财务保密制度

　　第十八条财务保密制度

　　1、会计凭证、账薄、报表、财务情况说明书(财务会计报告)，经营意向、决策资料，财务安排、关系客户资料、财务会议记录，公司有关财务规章制度、证件、印章，会计数据、会计资料及其会计载体(包括计算机、税控装置及程序、电算化程序、备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等)，财务设备等各种资源管理，均适用保密制度，未涉及事项依有关规定或参照本制度执行。

　　2、公司财务人员在其职责范围内对本制度第一条所列各种资源享有不同职别相应的知情权和管理权。

　　3、主管会计在其职责范围内，按会计核算期准确及时地填制会计凭证、登记会计账薄、编制并报送各种报表、编写财务会计报告，定期将其整理装订成册进行临时性保管，并在规定时间内及时移交给会计档案管理部门按《会计档案管理办法》进行管理。在临时保管期间，财务负责人有权现场查阅和审查凭证、账薄、报表及报告。其他任何人不得在未经财务负责人批准的情况下出借或复印会计凭证、账薄、报表及报告。

　　4、各财务人员及其负责人不得在未经公司总经理同意的情况下将其掌握的经营意向、决策资料，公司有关规章制度，证件及会计载体等出借、出租或复印、拷贝给任何人使用。

　　5、对于财务专用计算机，由财务负责人指定专门人员设置使用密码。其他人员只能通过专人或财务负责人开机或同意后方可使用计算机，专人和财务负责人对该计算机的安全与操作承担责任。

　　6、财务人员对于重要的文字数据必须及时备份，备份文字数据的软盘、光盘及移动硬盘等各种会计载体由财务负责人指定专人统一负责保管。其他人如需使用必须经财务负责人批准后方可借用并及时退回。

　　9、对于印章的使用，其专门负责人在职责范围内按程序进行使用和登记，对于特殊事项，必须经公司总经理签字批准后方可使用，并进行相应登记。

　　10、对于财务保险柜、文件保密柜等财务专用设备，其使用人必须牢记使用密码，专人专用，但使用人必须将其操作密码和一把备份钥匙交财务负责人封存保管。

　　11、凡违反上述规定者，视其情节严重程度，给予相应处罚。

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