商务信函邮件注意细节

商务信函邮件注意细节

　　商务信函邮件中，有许多需要注意的细节，做好了会体现出你的专业素质哟!

　　1. write a meaningful subject line “主题”要有意义

　　在把你的邮件发送出去之前，你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊，或者主题栏是空的话，那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。

　　我们来看一个例子：

　　subject: important! read immediately!!!

　　简评：你认为很重要的事情在别人看来却未必如此，你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢，且不专业。邮件的主题一定要informative (具体;提供有用信息)，让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改：

　　subject: emergency: all cars in the lower lot will be towed in one hour

　　简评：如果你的邮件内容真的很重要且紧急，那么不妨把主题写得具体些，同时，尝试主题首字母大写，这样可以引起对方的重视。

　　2. identify yourself clearly 选择一个专业的邮箱地址

　　试想一下，假设你是会议的主办方，在会议开始的前一天，你收到这样一封邮件：

　　to: bruce blinderson

　　from: fuzzykltty2000@hotmail.com

　　subject: [blank]

　　hi, i'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

　　简评：收到这样一封邮件之后，你肯定很蒙：fuzzykltty2000是何许人也?这封邮件可以这样改：

　　to: bruce blinderson

　　from: m.ponsybil@gmail.com

　　subject: conference absence, sept. 10

　　dear mr. bruce,

　　this is morris ponsybil from…

　　简评：这封邮件的邮箱地址更专业，收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。

　　3. distinguish between formal and informal situations 语言风格得当

　　邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事，那么在邮件里用一些表情符号(smilies 如 ：p 等)，缩写(比如iirc表示“if i recall correctly”;lol 表示“laughing out loud")和网络语言可以使你的邮件充满个性，增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司，或者不太熟的客户，那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。

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