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外宾接待流程是怎样的接待外国来宾的流程
外宾接待流程是怎样的接待外国来宾的流程1
1.注重教养
(1)讲究仪表和衣帽整洁,其面、手、衣履要洁净。头发、胡须不宜过长,要修剪整齐。
(2)举止大度得体、态度端庄和蔼、挺胸正颈,精神饱满,任何失礼或不合礼仪的言行都被认为是有失体面的。
(3)讲究身分,说话客气,不做任何越礼之事。说话时神情矜持和蔼,略带微笑。
(4)遵守时约。与人约会必须严格守时,不能失约超时。允诺别人的事不能忘记,必须按时做好,失信或失约的人是有损于自己的人格。
(5)遵守公共秩序。不给别人造成麻烦或不便,不打搅别人、不干扰影响别人,尊重别人。
2.礼貌用语
礼貌用语作为礼仪的表现形式,把一个人对世界、对人们的爱心和礼节坦露传达出来,使爱者更显光辉,使说话人更被人敬重。在国际交往中"你好"、"请"、"谢谢"、"对不起"、"再见"这些礼仪语言具有极高的使用频率。
3.尊重习俗
不同国家的文化习俗有别,社会制度有异,思维方式和理解角度常常有较大差别,所以在交往关系上要互相尊重,谨慎从事。尊重习俗这是国际交往中很重要的一条礼仪原则。一些在中国人看来是正常的举止,在一些国家会被认为无礼甚至犯讳。如韩国人对"四"字非常反感,韩国许多楼房的编号严忌出现"四楼"、"四栋"、"四室"、"四号"之类。
4.尊重隐私
尊重隐私,在交谈中应回避涉及个人隐私的一切话题,具体而言,就是要做到"五不问":一不问年龄。外国人的年龄是保密的,他们希望自己永远年轻,对"老"字讳莫如深。二不问婚否。中国人爱谈论彼此的'婚姻状况,外国人却不然。实际上,让一个老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配,并不是一件令人愉快的事情,对妇女而言尤其如此。三不问经历。很多外国人强调个人至上和个性独立,他们的经历与个人喜好等,纯属个人稳私的范围。四不问收入。每个人的收入都同他的地位和能力有关,被外国人视为自己的脸面,所以是免谈的。五不问地址。与外国人初交,不应要求对方留下地址。外国人不随意邀请人到家里做客。
5.女士优先
"女士优先"是国际礼仪中重要的原则。女士优先原则的核心是要求男士在任何场合、任何情况下,都要在行动上从各个方面尊重妇女,照顾妇女,帮助妇女,保护妇女。
6.不亢不卑
国际礼仪的不亢不卑原则,最要紧的是要保持人格平等,避免和克服"亢"和"卑"这两种置对方或置自身于不平等位置上的交往态度。要做到"不亢不卑",应把握住以下几点:
(1)绝对不要对对方有金钱和物质利益上的希图,只要把持住了这一点,双方的人格就是平等了。
(2)力争价值的平等和超越,要有为祖国和民族扬眉吐气的精神风貌。
(3)坚持实事求是态度,不说过头话,说客气话与谦虚都是需要的,但过分了就成为虚伪。
外宾接待流程是怎样的接待外国来宾的流程2
一、确定接待内容
接待活动前一天需明确以下事项,以便安排后续工作:
1、接待对象:
掌握来宾信息,包括姓名、所属单位、职务、人数,是否有随行人员或司机。
2、接待人员:
确定接待活动中的领导名单,包括集团领导和公司领导。根据服务内容和分工确定所有服务人员名单,建立会务组微信群,以便随时通报接待行程、进展及变更事项。
3、来访目的:
了解来访目的,以便有针对性的安排接待流程和所提供的服务。
4、参观地点及接待行程:
确定来宾参观的地点以及整个活动过程的行程安排、参观顺序及时间节点。
5、服务需求:
确定整个接待过程中所需要的服务内容,如接送服务、参观地块、沙盘讲解、会议服务、用餐服务、住宿服务等。
6、接待时间:
提前了解来宾的出发地点(以便推算路程所需的时间)、出发时间,以及计划到达参观地点的时间。
二、来宾接应:
对首次来访的宾客和重要来宾,应提前在来访途中等候迎接并引导至参观地点。需提前确定接应地点、时间、接应对象及车牌号,指定专人专车在约定时间前20分钟到达等候。(通常北京市来宾应在京哈高速西集出口接应)
引导人与来宾会合后,应第一时间在会务组微信群中通报,距离目的地2公里左右再通报一次,以便公司领导和接待人员做好迎宾准备。(例如:参观目的地为C4办公楼,引导人员应在到达中信第一城时在会务组微信群里通报位置。)
三、项目参观服务
1、根据接待对象的来访目的确定参观路线,提前模拟一遍,了解路况,发现和解决参观路线中可能出现的问题,记录每段路程所需时间,以便确定最终的接待行程和各环节时间。
2、重要来宾来访,需安排专人在参观区域或特定区域巡视,发现问题及时反馈,并协助处理突发事件。
3、根据参观人数确定适合的车辆,指定驾驶人驾驶,驾驶员负责提前检查车况,对车辆内外部进行清洁整理,保证油量充足,并备一箱矿泉水供来宾车上饮用。冬夏两季应提前开启空调保持舒适温度。
4、确定候车时间,驾驶人员应提前将车辆开到门口等候,注意将车门正对楼门,切不可将车尾对着楼门方向。
5、确定随车参观的陪同人员,参观车辆每到达一个目的'地应及时在微信群中通报位置,同时,在允许的情况下,对参观过程进行拍照作为存档资料。若除公司领导外无其他陪同人员,应安排指引车在参观车辆前方开路,指引车驾驶人负责随时通报位置。
6、参观非本公司区域时,如紫藤堡、天下第一城,应提前联系相关单位,沟通参观事宜并告知参观车辆车牌号,保证车辆进出自由。
四、沙盘讲解服务
(一)准备工作
1、提前一天将接待活动行程告知物业公司,安排保洁员重点清扫参观区域,做好
室内通风。清扫首层卫生间,装入擦手纸、卫生纸及洗手液。物业工程部提前一天检查灯光音响空调是否运行正常,发现问题及时维修。接待当天提前1小时启动首层空调,提前30分钟将灯光、音响调试完毕。
2、圈定来宾停车场区域,及时通知公司员工停车注意事项并安排保安公司做好车
辆疏导工作。来宾车辆到达停车场后,保安员应给予引导和帮助,但对车辆的停泊位置不做强性限制。
3、物品准备:准备沙盘专用激光笔3支;在前台位置摆放小瓶矿泉水供来宾自取。
在沙盘休息区茶几中间摆放矿泉水、烟灰缸。
(二)过程中服务
1、来宾车辆到达停车场时,由保安人员将大门全开,并侧立于大门东侧,面向西,
立正迎宾;同时,楼内的引导人员开启沙盘灯。
2、来宾进入大门时,保安人员立正敬礼,待来宾全部进入办公楼后,保安人员礼
毕,关闭大门,立正站于大门内侧,面向沙盘方向。沙盘讲解过程中,保安人员不得随意走动或坐下休息。
3、来宾进入办公楼时,由两名引导人员立于台阶两侧,小声提示来宾注意台阶。
讲解开始时,引导人员将激光笔和话筒递给主讲领导,并站立于沙盘外侧,随时观察公司领导和来宾需求提供服务,并根据来宾需要将其引导至相应地点。
4、在允许的情况下,安排摄像人员进行拍摄。
5、沙盘讲解结束后,一名引导人员将来宾引导至下一行程地点,另一名引导人员
负责在一层等候收尾。若来宾离开,应尾随来宾后方协助送行。
五、会议服务
(一)会前准备
1、会议室设备:
会议室电脑:如来宾座谈时,需要播放影音或PPT文件,应提前确定与投影仪接驳的电脑,保证运行良好,开会前接好电源并开启。
投影仪:提前30分钟启动投影仪并与电脑接好,调试好画面,保证投影图像端正,字迹清晰。
空调:冬夏两季应提前30分钟启动空调,调试至适宜温度。
灯光:根据会议需求将灯光亮度调至最佳,如使用投影仪,需提前拉合窗帘。
2、会议室用具:
会议桌上摆放物品的标准(见下图):桌牌距离会议桌边缘50公分,桌牌下方正中位置根据需要摆放A4白纸一张或会议资料一份,桌牌右侧摆放瓶装水一瓶,根据需要选择小瓶农夫山泉或苏打水,瓶装水右侧摆放瓷质茶杯一个,杯把朝右侧摆放,A4纸右侧摆放签字笔一支或根据需要摆放激光笔一支,笔尖向前。播放幻灯时,为汇报人准备1支翻页激光笔,1支备用。会议桌中央,每间隔50公分依次摆放烟灰缸及纸巾盒。
茶具准备:参照会议倒水服务。
其他:在茶水柜准备富余的会议资料、瓶装水、A4白纸及签字笔,以备用。在允许的情况下,准备录音笔、相机、录像机,提前一天充电,检查内存,保证会议使用。
3、会议资料准备:
影音、PPT文件:将需要放映的文件提前拷贝至会议室电脑中,确保文件完好,开启正常,同时在U盘中备份以防文件丢失。
书面文件:将汇报文件打印成册,与其他资料一齐影印数份,保证与会人员人手一份,同时留有富余。
4、其他用品准备:
(二)会中服务
1、茶水服务:
参考会议倒水礼仪。
2、茶歇服务:会议时间较长时,需准备茶点台,提供点心、水果及各类茶饮,食
物要求方便易取。会务人员应注意及时清理桌上垃圾,及时补充食物,避免空盘。
3、会议结束时,会务人员应及时开启会议室门,使与会人员顺利离开,同时注意
观察会议室桌面,是否有人遗漏物品。一名引导人员将来宾引导至下一行程目的地,另一引导人员负责等待收尾,避免有停留或去卫生间的客人掉队。
六、餐饮服务
首先确定用餐人数以及工作餐数量,确定用餐时间和用餐地点,根据不同用餐地点进行不同的服务安排:
(一)公司内用餐(以小餐厅为主)
1、提前一天确定菜单内容,通知食堂准备食材。
2、备齐餐厅常用物品:专用小号纸巾、烟灰缸、牙签、启瓶器、醒酒器、调料瓶、
蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等
3、餐厅布置:根据用餐人数摆放桌椅、餐具,摆放标准如下:
4、接待当天,在用餐时间前0.5-1小时开启空调,调试至合适温度。提前开启灯
光。如需饮用红酒,应提前30分钟将红酒打开倒进醒酒器内醒酒。
5、用餐过程中,会务人员全程陪同服务(公司领导有特殊指示的除外),待客人落
座后开始斟茶,根据需要倒酒。从主宾开始,按顺时针顺序进行。用餐过程中注意观察,根据需要随时添水倒酒。关注用餐人需求提供相应服务,桌上或餐碟中杂物较多时,征求同意后及时清理或更换餐碟。
6、上菜注意事项:上菜位置要固定,选择靠近门口的位置。上菜前要提示上菜位
置的用餐人,一手端盘,一手轻轻转动托盘。端盘不宜过高,动作要轻缓平稳。及时撤掉空盘。汤、粥类食品应同时提供,不摆上桌,询问用餐人喜好后,在茶水柜处盛好双手端上。
7、来宾随行人员或司机,不与主宾一同用餐的,由专人负责陪同接待,至员工食堂用餐。
(二)公司外用餐
1、根据用餐人数及领导要求选定合适的用餐地点,需提前实地考察环境与服务。
2、确定餐标和菜单,预定好工作餐。
3、提前预定或准备酒水饮料。
4、用餐前1小时,会务人员到达餐厅检查环境和餐饮准备情况,等候来宾。来宾
驱车前往用餐地点时,会务人员应在微信群中通报。
5、来宾到达用餐地点,会务人员开门迎接,引导来宾至用餐区。
6、会务人员和司机等不与主宾用餐的人员一同至工作餐地点用餐。
7、会务人员随时了解主宾用餐情况,根据需要提供服务,用餐尾声时,通知司机
准备候车。
七、住宿服务
1、确定住宿人数及住宿人员身份信息,确定住宿标准与住宿时间。
2、联系相关酒店宾馆,预约房间,需实地考察宾馆环境、档次及服务状况。
3、与宾馆沟通好住宿事宜,做到宾客到达时,出示证件即可入住。
4、与宾馆预约服务事项,如早餐、叫早等。
5、重要来宾,应提前在酒店房间准备瓶装水及水果,方便客人取用。
八、活动收尾
1、宾客离开时,会务人员在来宾后方协助送客,来宾车辆驶离,服务工作终止。
2、来宾初次来访,应安排送客车辆或引导车辆,将来宾引导至接应地点。
3、观察是否有停留客人或领导,以便提供茶水等服务。
4、收尾工作:关闭所有用电设备、灯光,回收会议用具和书面资料,清洗清点茶
具数量,妥善保管,通知保洁进行清理打扫。
5、活动资料收集:对接待活动当天涉及的汇报材料、录音、照片等进行收集整理,
统一存档备案。
6、活动总结:对接待活动全过程进行总结,梳理工作流程中存在的问题和疏漏,
对活动流程进行改进和完善。
外宾接待流程是怎样的接待外国来宾的流程3
在外宾抵达以前,就应做好充分的准备工作。
见面后,翻译要先向对方介绍我方主要人员的姓名、职务。然后与对方行握手礼。握手时主人应先向客人伸手,轻握对方的手,双目注视对方,面带微笑。
和外宾会见,应该至少提前半天预约,不要“给对方一个惊喜”。约见时间定好后,尽量不要改变。如有特殊情况而无法参加,可以在征得外宾同意的前提下,由身份较低的人出面会谈。
会见时,外宾居右,我方人员居左。第一主宾在我方主谈人员右侧第一个位置,第二主宾在第一主宾的右侧,其他陪同人员就可随便就坐。翻译人员一般安排在我方主谈人的右侧,也可在其后面。
会谈时如果要用长桌,以门口方向为准,面朝门的一面为上方,背门的一方是下方。让外宾坐在上方。我方主谈人和主宾分别坐在自己一方的中间。
谈话时要注意态度和蔼、自然大方。说话声音要适中,不要用过多的手势。要注意倾听对方发言,不要左顾右盼,或随时打断对方谈话。不能在会谈过程中打哈欠、看表等。谈话内容应事先准备充分,确定好谈话范围,不要随便答复自己不知道的事情,或者自己没把握、未经领导批准的问题。注意不要谈论对方年龄、收入等私事。对于对方没听明白的`问题,应通过翻译解释清楚。
要根据外宾不同的生活习惯,妥善安排好食宿事宜,并根据他们的活动日程,具体组织承办或者安排到有关单位会谈、参观、访问等。在外宾参观访问某单位时,该单位应照常继续工作。
送客时,可以在送别会上向外宾赠送一些适合他们风俗习惯的礼物,礼物的选用不要太贵重。然后,派身份和外宾相当的人员前往送行地点。当外宾乘坐的交通工具开动时,送行人员要挥手致意。在机场,一般要等飞机离地起飞后才能离开。如果有外国工作人员同时送行,离开时要和对方告别,并让他们车辆先行。
不同国家见面礼仪
接待外宾与外宾见面时,视对象、场合的不同,礼节也有所差异。对日本等许多东方国家,鞠躬是常见的传统礼节,行礼时立正站直,双手垂在眼前面,俯身低头,同时问候,弯身越低,越示敬意。
1、对日本客人
眼睛的直接接触和身体的直接接触都不提倡,因为这代表傲慢,不要看他的眼睛,取而代之的是看他的领带打结处,以表尊敬。在日本鞠躬要哈腰,头要低到身体一半处,双手放在一起。您见到的人的年纪越大、职位越高,您鞠躬应该越深。
2、对美国客人
美国人见面时,不一定会握手,只要笑一笑,打个招呼就行了,即使是第一次见面,而中国人则视握手为一个基本礼节。但在中国握手并没有太多的限定,而美国人握手是有一定礼节的。例如男女之间,女方先伸出手,若女方无握手之意,男子就只能点头鞠躬致意;长幼之间由长辈先伸出手;上下级之间,由上级先伸出手;宾主之间由主人先伸出手。
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