商务的信函

商务的信函

商务的信函1

____公司：

　　请贵方给我方寄来按照所附明细提供零件的报价一式三份。

　　请按明细单所列各项在报价中注明品名全称、型号、技术规格、材质、价格和重量，并请注明可能的`交货期和按立方米计算的总交货量。

　　亦请分别注明包装费和运输费。

　　请贵方告知我方寄出报价的尽可能准确的日期。

　　如贵方因故不能提出报价，请贵方尽快回信告知我方，我方将十分感谢。

　　预致谢意。

　　____公司 __先生

　　__年__月__日

商务的信函2

　　面对客户,同事,上司,信函,报告,电子邮件??很多初入公司的新手会讲英语,但是不知道如何写出简单、得体、有效沟通的商务文件。此篇文章主要论述了商务英语信函的写作技巧。写作需要不断革新,适应社会、科技以及商业的发展,从而清晰、准确的写符合时代要求的信函、备忘录、报告、传真以及电子邮件。这些技巧可以帮助我们增强个人的写作风格,避免写作障碍,消除过时的套话,运用强有力的沟通词语,创建高效的信函、备忘录、报告、传真等。

　　商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。

　　尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的`,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。

　　因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。

　　一、读者

　　了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。

　　二、遣词

　　简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。

　　三、造句

　　句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。商务应用文句子的平均长度为15 到18 个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18 个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。

　　四、分段

　　信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8 行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8 行以内是最好的。电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3 行长,主题部分段落长度不应该超过5 行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。

　　五、外观

　　外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。选择合适的字体和字 号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word 软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。

商务的信函3

　　尊敬的ttdz，您好!

　　在收到您的反馈后，携程非常重视，首先请接受携程向您和您的日本朋友表示深深的歉意。您在携程预订1月7日从东京飞回北京的机票，由携程的供应商出票，由于供应商违规以积分兑换机票导致您无法登机，给您个人和您的日本朋友都造成了非常不好的影响;在收到您的反馈后，携程客服也第一时间沟通协调先解决您的出行问题。

　　我们非常理解您的心情，也非常理解您的坚持，对于这个事件给您造成的不好的服务感受和影响，携程向您表示深深的歉意。我们一直在努力协调各方资源，希望能够将您和您日本朋友的影响减少到最低：日航也应携程的要求主动和您电话解释，不会因此事件影响到您的信誉及相关记录;您因此事影响的.航空公司里程，携程已协调为您补加;携程也会与您一同前往日本羽田机场日航负责人面前说明问题，消除相关负面记录。您的机票费用也已经按照承诺退一赔三补偿至您的携程钱包帐户中，您可以随时提现至银行卡。

　　我们也一直主动电话联系您，诚恳的向您致歉，提供我们的解决方案和建议。我们真心的希望，您能看见携程在这次事件中的努力、态度和决心：携程已推出服务承诺，对出行受影响的旅客，携程将首先解决客人行程，保证客人出行，后续将执行退一赔三的补偿标准保障客人权益。携程会大力杜绝违规票等情况的出现，并将对违规票台绝不姑息。携程会对供应商加强监管，在保证服务质量的同时，能够带给携程用户更多完善的资源、更加优惠的价格和更优质的服务;我们会为此不断努力，不断改进。同时，我们主动接受来自广大携程用户的监督以及来自社会各方监督，不断自勉和进步。

　　这一切，只为了携程的客人。给携程用户提供满意的服务，是我们的理想，更是我们的承诺，它已深深植根于携程的公司文化之中。这是携程人的使命，所有携程人都会为之努力以实现这一目标。我们会用实际的行动，来重拾您对携程的信任和支持。希望您能有时间和我们更多的电话沟通，我们会倾尽全力去协调减少此事对您个人和您日本朋友的影响;携程客服一直在这里，任何时候，任何问题，我们将全力为客人协调解决。

　　谢谢~

商务的信函4

　　1、问候信

　　新年のごあいさつ

　　あけましておめでとうございます。

　　元旦早々にご丁寧な新年のごあいさつ状をいただき、誠にありがとうございました。旧年中は、いろいろお世話さまになり心から感謝いたしております。本年もあいかわらずよろしくご協力のほどにお願い申し上げます。

　　まずは、新年のごあいさつまで。

　　敬具

　　2、 慰问信

　　暑中お見舞い

　　暑中お見舞い申し上げます。

　　平素は格別のお引立を賜り厚くお礼申し上げます。

　　格別の暑さがつづく今日この頃、ご一同様にはお障りもなくお過ごしでございましょうか。私どもも幸い変わりなく暮らしておりますので、なにとぞご安心して下さい。暑さはまだまだこれから、くれぐれもお身体をご大切にとお祈り申し上げます。

　　まずは暑中お見舞いまで。

　　敬具

　　3、 邀请信

　　ショールーム開設のご案内

　　拝啓　御社ますますご発展のことと心からお慶び申し上げます。

　　毎々格別のご愛顧を賜り厚くお礼申し上げます。

　　さて、このたび創立20周年を記念して4月1日より当社ビルの4階に「ショールーム」を開設いたすことになりましたので、ご案内申し上げます。

　　ぜひ、お近いうちに、ご参観くださいますよう心からお待ち申し上げております。

　　まずは、ショールーム開設のご案内まで。

　　敬具

　　4、通知信

　　電話番号変更のお知らせ

　　拝啓　　御社ますますご発展のことと心からお慶び申し上げます。

　　毎々格別のお引立に預かりありがたくあつくお礼申し上げます。

　　さて、このたび電話番号を下記の通り変更いたしましたので、お知らせ申し上げます。

　　*新電話番号......XXXXXXX

　　*変更日.......　10月1日

　　まずは、電話番号変更のお知らせまで。

　　敬具

　　5、请托信

　　カタログ送付のご依頼

　　拝啓　御社いよいよご発展のことと心からお慶び申し上げます。

　　突然お手紙を差し上げ失礼いたします。実は取引先で貴社の製品XXXを拝見いたしました。当社でも貴社製品に非常に興味をもっておりますので、お忙しいところ誠に恐縮ですが、カタログをご送付くださいますようお願い申し上げます。

　　まずは、取り急ぎお願いまで。

　　敬具

　　6、询问信

　　拝復　留学お受け入れくださるとのご返事ありがとうございました。

　　早速ながら規定の通り、履歴書、大学の推薦状を同封いたしますので、よろしくご検討のうえ、留学ご許可くださいますようお願い申し上げます。出国パスポートは只今手続き中で、まもなく交付されることと思いますが、日本大使館へのビザ申請には貴大学の入学許可証が　　　　　　　　　　 必要ですので、よろしくお願い申し上げます。

　　なお、留学が実現した場合のことですが、学生寮のような宿泊設備はございますでしょうか、ない場合、あるいはあっても満員の場合には宿泊場所を斡旋して頂けますでしょうか。その場合の費用は如何ほどか、お手数ながら重ねてお伺い申し上げます。

　　まずは、用件のみにて失礼いたします。

　　敬具

　　7、感谢信

　　開業祝いの御礼

　　拝復　快い涼風の吹く今日この頃、ますますご健勝のことと心からお喜び申し上げます。

　　さて、このたび当社創立に際しましては、早速にご丁重なお祝のことば並びにお祝の品を頂戴いたし、ご芳情のほど深い感謝いたしております。

　　何と申しましても、まだまだ経験も浅く、微力のものでございますので、今後とも何卒よろしくご指導のほど切にお願い申し上げます。

　　私としましても、誠心誠意、最善を尽くして頑張り、ご期待にお副りできるよう努力したいと思っておりますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

商务的信函5

尊敬的客户：

　　您好！我是XX快递的投递员20xx号，由于近期发生了货品延误发货的事情，我特地向您递交我的道歉信，以恳求您的原谅。

　　我必须就此次延误发货的.错误向您做出清楚、真实地解释：20xx年11月10日期间我的工作列表当中出现了你的一件货品，是加急货品，从杭州寄往深圳的。我忘记在分发货品时候，由于粗心大意错将临近货品分发为加急件，犯了疏忽大意的错误。

　　现如今，我已经受到了快递公司的处罚，并且向您表示诚挚的道歉。我公司愿意赔偿您由于延误发货导致的一些损失。

　　此致！

敬礼

　　XXX

　　年月日

商务的信函6

　　商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

　　文种特性

　　〔一）语气口语性

　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

　　（二）内容直接性

　　企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

　　（三）态度真诚性

　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么，都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

　　（四）主旨单一性

　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

　　（五）格式规范性

　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

　　（六）地位平等性

　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

　　（七）要求时限性

　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此，接收对方的信函后必须及时回复。目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。商务信函一般由三部分组成：信头、正文、信尾。

　　（一）信头。信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

　　1、发信人名称及地址。发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

　　2、标题。作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式：

　　（1）由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

　　（2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：机动车索赔”。

　　3、函号。函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的.信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式：一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx） “函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

　　4、称谓。称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓：

　　（1）泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、 “尊敬的销售部经理”等。

　　（2）具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

　　5、收信人地址、单位。收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

　　（二）正文。正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

　　1、问候语。问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”，“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

　　2、主体。主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容：

　　（1）说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

　　（2）说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

　　3、结尾语。正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

　　（三）信尾。信尾部分包括四部分内容。

　　1、祝颂语。所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

　　（1）请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”等。

　　（2）安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

　　2、签署。签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。

　　3、日期。日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式：

　　（1）公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

　　（2）阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20xx年8月18日。

　　（3）国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如20xx年08月18日。

　　无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如20xx年08月08日，不能写成“08年08月08日”。

　　4、附件。附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

　　范文：

　　道歉函

xx市兴达贸易有限公司：

　　贵公司20xx年x月x日函收悉。函中所诉20xx年x月x日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实：我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

xx市光明家具有限公司

　　20xx年x月x日

商务的信函7

　　摘 要：国际商务活动中进行有效的英语交流需要使用商务英语信函来进行相关的书写与记录工作，因为商务英语信函自身的特定问题格式，在进行词汇、语法、整体段落方面的书写过程中，需要区别一般的英语信函。本篇文章主要是依据商务英语中独特的语言条件，来进行有关英语写作方面的原则讲解，通过一些经典例子，来分析和研究有关商务英语信函书写时，需要遵循的写作技巧。

　　关键词：商务英语信函；语境；修辞

　　一、商务英语信函

　　二、商务英语语境

　　想要对商务英语语境进行充分的理解，就需要先对语境一词的含义有所了解。在国内和国外的学者，对于商务英语语境就有不同的理解，并且这一理解也随着时代的迁移在潜移默化的发生改变。唯一不变的就是对于语境这个词具有相当复杂的含义。通常来讲，语境指的是宏观条件下有关的社会环境与微观条件下有关的语言环境进行统一。根据大量的文献资料，能够总结出语言环境的定义是一种词汇通过自身所在的不同位置，即短语、句子成分中，起到了不同的内容作用。社会环境对于物质情景和时代背景条件的概念，包括多种非语言方面的环境，诸如人文状况、政治气候、社会制度、时代思潮等。社会环境同整个社会所蕴含的经济文化背景的关系密切，所以，在商务英语中，有关语境的概念也需要包含以上内容，但是不仅仅是简单的包含，需要有更深层次的需要，同国际贸易在发展变化的进程等相结合，利用自身所接收的不同地域的文化差异，表现在不同的交际、价值观、思维中的冲击。

　　对于商务而言，进行微观语言环境的交流就要求密切的关注自身包含的特定人群，进行不同场合内的'不同话题的交际。不同与宏观的社会环境，需要结合写信者自身的商务方面的文化背景，能够更多的消除地域内存在的巨大差异。因此，要求我们在今后进行商务英语信函书写时，一定要注意更多的树立一种更加多元的有关跨文化的发展观点，持续不断的增加自身的商务英语的书写应用能力，通过不断的交流沟通与时俱进。

　　三、商务英语语境的修辞

　　想要在进行更准确地商务英语信函书写工作，就要同商务自身所处的语境结合，通过得体的修辞进行目的的表达。第一点，需要对修饰有充分的认识。对于修辞的概念，目前的大部分人都认为仅仅是一种有关语言运用方面的技术。实际上，有关修辞的概念，最早出现在古典流派中，并一直延续至今。有学者认为，修辞就是根据不同的目的进行精心的安排，也就是对语言进行选择的过程。为了将所要表达的内容更加得体与精准的进行表达，也就是所修辞能够最大程度的提升语言运用方面的艺术和规律。在《英文修辞》一书中，有关与英文的修辞方式，不仅仅能够提供读者在写作中展现出来的技巧和表现，还能够对各种词汇和句型的结构进行详细的使用说明。

　　在一定程度上而言，通过商务活动自身的特点，如交际和谈判特性，导致商务活动的表达具有更加精准的语言和修辞[8]。修辞是一门具有极大魅力并极为复杂的艺术，利用修辞进行言语的活动，能够将语境进行更多的适应，能够将使用的语言进最大程度的约束。修辞的运用不能够脱离一个整体的使用环境。进行商务英语信函时，一定要严格的对商务英语使用的语境进行把握，也就是说在使用信函进行商务英语的书写时，一定要注意考究的修辞，将两者进行有效的结合。

　　四、语境论的应用

　　根据不同的语境选择适合的修辞方法，能够将所要表达的内容更完整的发挥出来。修辞结合语境，能欧股成功的将商务英语信函的写作艺术进行修饰。使用得当的搭配，能够更好的体现商务英语的内涵。这也要求商务人员能够从两个层面达到要求。

　　第一，使用得体的搭配进行词句的应用。在造句时，一定要将商务英语的语言特色进行突出的表达。利用符合英文写作的安排来撰写信函。依据合理的英语结构规律，进行商务英语信函的书写，表达一定要合情合理，清晰流畅。

　　第二，认真思考商务英语的常变因素。如国际社会背景、交际内容等。通过对商务英语在不同语境下的得体修辞，来保证使用的规范性。要想达到修辞得体，就需要使用合乎语境的修辞方式。

　　关于修辞得体，需要考虑进行不同语境下的商务英语应用时，使用者的语气是否恰当。一般来讲，对于语气的含义，可以解释为一种传递信息时，具有的全面的感受。通过语境学的内容，可以看出，在商务英语的表达上，仅仅依靠单词或表达是远远不够的，还需要进行更加具体的语境选择恰如其分的语气。通常来讲，语气的恰当包括两方面：自然和客气。

　　事实上，商务环境是随时都在变化的，因此在实践的交流中也不会仅仅是对于商务内容的表达，还有一些层出不穷的问题需要我们去解决。但是在这一过程中，写信者一定要注意自己的措辞是否得体，也就是注意自己的态度，切实的考虑到对方的出境，能够表现出友好和礼貌，也更容易促成较易。比如再说同意对方的要求，可以用被动语态（You have earned 2.5 commission.你已经获得了2.5%的佣金）来代替生硬的主动语态（We allow you 2.5% commission）。这一语气更能够体现出对方deserve it，而不是I give it.语气中透露出对于对方的礼貌与尊重，而不是傲慢的态度。只有使用更加得体又合乎情理的表达，才能够更加到位的进行沟通，既符合自身位置，又体现自身的礼貌，只有这样才能够更加容易让他人接受。

　　五、总结

　　综上所述，随着科技的发展，商业模式也在不断的变化。对于今后，需要自身在进行商务英语信函的书写时，更加熟悉彼此的条件，并熟悉各项规章法律，通过规范程序化的国际贸易，来进行更加丰富的发展。不同的贸易话题需要进行不同的贸易措辞来沟通。根据变化的话题来进行有效的结合，从而书写出来的商务英语信函能欧股更具有时代特点，抓住其中的使用规律和语言风格，能够更好的独立进行写作书写，将修辞艺术使用的别具匠心，能够更好的实现国际商务间的有效交流。对于商务英语的推进作用，在目前的国际间进行经济贸易，在我国进行经济的发展，都具有较为明显的独特作用。

商务的信函8

　　一、完整

　　在写信时，为了避免传输错误信息，务必使书信的基本内容“按部就班”、完整无缺。

　　例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期。一般要求写明何月何日，必要时还须写明何年何月何日何时。

　　在书写信封时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。

　　二、清楚书写信函时，必须使之清晰可辨。要做到这一点，须注意以下四个方面：

　　（１）字迹要清楚，切勿潦草、乱涂乱改。

　　（２）要选择耐折、耐磨、吸墨、不洇、不残、不破的信纸、信封，切勿不加选择，随意乱用。

　　（３）要选用字迹清楚的笔具与墨水。在任何时候，都不要用铅笔、圆珠笔、水彩笔写信，红色、紫色、绿色、纯蓝等色彩的墨水也最好别用。

　　（４）在书信里叙事表意时，要层次明、条理清，有头有尾，切忌天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。这是写商务信函要特别注意的一点。

　　三、简洁写信如同作文一样，同样讲究言简意赅、适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿洋洋洒洒、无休无止。

　　当然应当避免为使书信简洁而矫枉过正，走向另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。

　　四、正确

　　在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词造句，都必须做到正确无误。

　　在信中，杜绝出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。

　　在书写收信人姓名、地址、职务及尊称时，不允许出现任何差错。

　　书写信封时，在收信人姓名之后书写的称呼如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是专供邮递员或带信人使用的，而并非是发信人对收信人所用的称呼，因此像“大人”、“爱妻”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。

　　五、礼貌

　　写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多地使用谦词与敬语。

　　例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。

　　商务信函的格式商务信函主要是为开展业务而用的，其格式与一般书信有所区别，主要有：

　　一、称谓商务信函的'称谓应郑重，私人信函中过分亲昵的称呼在这里是不适用的。

　　对于相对熟识的人，你可以称“xxx先生”或“xxx女士”，对于一般熟识的则可以称其职务。这里的“熟识”可以是仅指通信联系而从未谋面的情形。西

　　方此类信函在上述称谓的前边加“亲爱的”，我国习惯上加“尊敬的”一类词。

　　商务信函在许多情形下是写给不知姓名的人的，此时的称呼可以有以下情形：只称其为“先生”或“女士”（或“小姐”），且在前边加上“尊敬的”一类字眼以职务相称，如“经理先生”、“编辑女士”、“主持人小姐”一类均是。此外，这种情况下不能用太过泛泛的称谓，否则可能收不到良好效果，比如称“有关人士台鉴”，“有关人士”就可能觉得与己无关而搁置一边。当然，如果能够通过一些渠道打听清楚你要联系的人的姓名，要更好一些。

　　二、结尾结尾的落款要求和开头相对应，开头是哪种关系程度的称呼，落款也应是相应的程度。比如，称呼是连姓带名的“xxx先生”，落款就是连姓带名的“xxx”；称呼是不带姓的“xx先生”，落款就不带姓。大企业、大单位的商务信函往往是打印的，但落款处还要有亲笔签名。

　　三、信笺和信封

　　一般的企、事业单位都有自己的专用信笺和信封。对于高规格的业务活动来说，对此两项也有比较严格的要求。一般来说，信笺、信封都应有单位的名称、徽标以及地址、电话，样式上应稳重而具有吸引力，质地上尽可能优良，印刷上尽可能优美，借以表明单位的实力和形象。

商务的信函9

　　摘要：商务信函写作教学是商务汉语教学中不可或缺的一个教学环节。对汉语商务信函写作教学进行了一些探索，认为在汉语商务信函的写作教学应采用过程体裁教学法，并分析了采用的原因，对教学步骤进行了详细的论述。

　　关键词：汉语商务信函；写作教学；过程体裁教学法

　　商务信函一般是指商业机构之间或者商业机构和私人之间因为商业性活动而需要互相交往时所写的信函。商务信函写作教学是商务汉语教学中不可或缺的一个重要环节。不但对商务实践有实际的应用价值，而且也是对学习者笔头表达能力和综合语言能力的一个训练。而写作教学一直都是对外汉语教学中的弱项，而有关商务信函写作教学的研究更是薄弱。如何让留学生又快又好地学会写作汉语商务信函呢？笔者对此进行了一些探索。

　　一、过程体裁教学法

　　目前语言教学界有四大主流外语写作理论，即结果教学法理论、过程教学法理论、体裁教学法理论和过程体裁教学法理论。结果教学法强调语言知识是写好一切文章的基础，但是它对写作技巧等重视不够。过程教学法注重写作技巧，认为写作过程中写前准备和写后的评改过程对提高学习者的写作能力十分重要。缺点是各类文章不分体裁类别都采用这样的过程进行写作，语言知识输入不够。体裁教学法强调写作活动是受特定社会情景制约的，学习者可以通过有意识地模仿范文的体裁提高写作水平，其缺点是学习者会显得有些被动（吴双，20xx）。

　　过程体裁教学法由Richard Badger和Goodith Whit于20xx年提出，兼顾了过程法和体裁法的理论基础，吸收了这两种教学法的长处并加以融合。过程体裁法理论将写作与社会环境密切联系，提出写作是为了实现交际，语篇是交际的工具。因此，教师在教授写作时应强调情景，帮助学生了解某类文章的交际目的及社会语境因素，话语基调、方式及话题范围，分析此类体裁的词汇、语法、篇章结构的特点，再运用到具体写作中，并打草稿、修改、最后成文（韩金龙，20xx）。赵建群（20xx）认为，过程体裁法的优势在于它强调过程法中写作的整个过程，尤其是写前计划和写后修改，真正实现以学生为主体的教学，增强学生积极的情感体验，关注学生认知发展和语言习得过程，重视写作过程的交互性、培养学生合作的能力，同时又突出体裁结构，重视对语言特点的分析以及模仿的学习方法。

　　二、过程体裁教学法在汉语商务信函写作教学中的应用

　　对于商务信函的写作教学，笔者认为过程体裁教学法是比较适合的教学方法。

　　（一）采用过程体裁教学法的原因

　　1.商务信函的体裁特点鲜明，有较强的可模仿性

　　商务信函的特点主要表现在三个方面。首先是风格方面，商务信函要求客观实际，庄重严肃。其次是语言方面，语言要简明朴素，准确规范。第三是结构和内容方面，商务信函有格式固定，内容安排相似的特点。

　　另外，由于汉语商务信函的使用背景是中国，很多方面不可避免会受到中国文化和思维方式的影响。所以汉语商务信函除了具有商务信函上述特点以外，还有一些独特之处：

　　（1）注重敬语和谦辞的使用。如称对方用“贵（贵公司、贵方）”以及“光临、莅临、惠顾”等；称己方则用“敝（敝公司、敝行）”以及“恭请、效劳、谨启”等。

　　（2）祝颂语一般和商业有关。如“祝合作成功！”“祝生意兴隆！”等等。

　　（3）汉语商务信函更注重用语的委婉。注意维护对方的面子。因此在不同意或拒绝方面的措辞往往更加委婉。如通过使用模糊性语言来降低否定的强度，“贵方的看法也许有一定道理，但……”；使用间接的方式来表示否定意义，“对于这件事情，我方需要再考虑考虑。”

　　从上面的特点分析我们可以看出，商务信函是一种典型的应用文体裁，体裁结构鲜明，词汇、语法、篇章结构的特点突出，有规律可循，有很强的可模仿性和可训练性，因此易于采用模仿范文、特点分析的方法，而这种方法正是过程体裁教学法所注重的。

　　2.能充分发挥学生的主观能动性

　　虽然仿写是学习写作商务信函的有效方法，但是如果商务信函写作课上，教师只重视语篇图式的输入，就会使课堂沉闷，学生不能充分发挥主观能动性，把学生最后的写作成品当做终极结果，容易挫伤学生的写作热情和自尊心，使学习效果大打折扣。所以为达到良好的教学效果，教师就必须注重教学过程。过程体裁教学法强调课堂教学过程的重要性，强调写作课堂上教师应注意师生、生生的互动和合作，使每个学生都能亲身参与到写作活动中去，实现学生之间的交流与合作、师生之间的交流与反馈，使学生从内容、形式、语言等多方面提高和改进写作能力。对外汉语课堂教学原则告诉我们，应该以学生为中心，以教师为主导，重视情感因素，充分发挥学生主动性、创造性。过程体裁教学法很好地做到了这一点。

　　（二）过程体裁教学法在汉语商务信函写作课上的实施模式

　　赵建群（20xx）把过程体裁教学法在高中英语写作教学中的实施模式划分为六步：阅读范文、范文分析、模仿写作、独立写作、修改编辑、写作反思。其中“阅读范文，范文分析”为写作前信息输入；“模仿写作、独立写作、修改编辑”为写作中信息输入；“写作反思”为写后反思阶段。韩金龙认为，过程体裁教学法写作教学应包括四个阶段：范文分析，模仿写作/集体仿写，独立写作，编辑修订。根据对外汉语精讲多练，发挥学生主观能动性的`教学原则以及学习者和汉语商务信函的特点，笔者将实施模式划分为如下四步：

　　1.合作学习范文

　　该步属于写作前信息输入阶段。由于商务信函有很强的可模仿性，因此仔细阅读和分析范文是十分必要的，它可以给学习者一个直观具体的体裁认知，提供一定数量的语言材料。语言学习策略告诉我们，输入应先于输出，因此，教师在教授某种商务信函时应提供给学生一定数量的典型范文。那么如何学习范文呢？这里提倡师生互动，学生合作的方式。教师可先把学生分成小组对范文进行分析和讨论，然后鼓励小组成员或者小组代表把讨论的结果与全班分享，教师在这个过程中予以适当的监控，对学生的讨论结果进行评价、修正和归纳整理。这种形式可诱发集体智慧，激发学生的学习热情，开拓学生的思路，增强其分析和归纳的能力。

　　2.教师总结重点

　　该步也属于写作前信息输入阶段。由于学生讨论得出的结论是零散不系统的，所以教师有必要在学生讨论结果的基础上对商务信函的语言、格式、内容等方面进行归纳和总结，使其系统化、条理化。教师同时也应该提醒学生在写作中应注意的重点。使学生在脑海中形成一个模板，为接下来的写作练习打下基础。

　　那么哪些属于汉语商务信函写作教学的重点呢？我们认为，商务信函的特点和留学生在写作上的难点应该作为教师的教学重点。陈贤纯教授指出，学汉语的外国学生写作时最大的问题不外有四点：一是不能表达自己的思想，或者词不达意；二是句子的语法不正确；三是词语搭配不当；四是句子与句子之间的连接不符合汉语的习惯。丁安琪（20xx）通过调查问卷得出结论，商务写作学习内容的优先级为：词语用法，商务汉语写作基本格式，商务汉语写作常用语句，普通写作知识和商务知识。上面的结论以及商务信函的特点，并结合笔者在教学中的一些体会，笔者认为，在商务信函的写作教学中教师需要重视以下方面：

　　（1）词汇方面

　　首先，需要注意的是商务词汇的使用和搭配。商务信函由于要使用正规语体，所以让学生学会在信中正确并恰当地使用商务词汇是很有必要的。除了一些专业的商务词汇如“订货”“促销”外，还有一些商务词汇，有与其意义相似的普通词汇对应，如“采购/购买—买”，“销售—卖”，“价格—价钱”等。由于平时或以前的学习习惯，如果教师不加以强调的话，学生相对更愿意使用自己比较熟悉的普通词汇。另外，教师还要教授学生这些词汇的用法和搭配，以保证学生词汇使用准确。 其次，由于汉语商务信函更重视敬语和谦词的使用，所以这些词汇教师需要重点强调。如一般在给对方公司写信时要称“贵公司”，对自己的客户要说“惠顾”等。这样写出来的信函才会让人觉得更加地道。

　　（2）商务信函格式方面

　　由于商务信函的格式比较固定，一般从前到后依次为编号，（标题），称谓，正文，祝颂语，署名，日期，（附件）。所以对于学生来说比较好掌握。但具体细节方面还要提醒学生注意。如在写称谓时，常常忘记加敬称，如“××公司经理王一明”，因此教师应该强调“先生、女士、敬启者”这些敬称的使用。而在写正文时，教师要提醒学生每一段开头都应该空两格书写。还有日期的中文格式“×年×月×日”，这一处也是留学生常常忽视的。

　　（3）商务信函的相关内容和基本句型方面

　　商务信函的正文一般句与句、段与段之间都有内在的逻辑关系和比较固定内容。比如，推销产品函的内容应该依次包括：介绍产品，提供证据，提出保用期和免费试用，合理的价格。索赔函则应该写：简述事由，陈述违约事实，说明索赔理由，陈述对方违约给自己带来的损失，提出具体的索赔要求。因此，在教学生写商务信函时，教师应该把内容及其顺序教授给学生，这样在写作时才不会犯逻辑上的错误，也不会漏写重要内容。

　　每种商务信函都有各自常用的典型句式。例如，询价函可用到的句式有“望贵厂能就下列条件报价”，“如果对方报价合理，我公司将考虑今后向贵厂大批量订货。”还价函可以用到的句型有“贵方的还价我方实难接受，我方最多只能将原报价降低……”，或者是“为了我们的友好合作关系，我方愿意将原报价降低……”。还有比如希望对方回复的时候，可以说“请即函告”，“盼早日回复”，“希速见复”等。所以，让学生记住并学会在相应的信函中恰当地使用这些句型，会显得更加专业。

　　（4）相关文化方面

　　在重视汉语商务信函表明要素的同时，我们也不能忽视其中蕴涵的中国的独特文化。比如说，一般在不能就一个问题达成共识时，我们往往不会直接说出来，这样会让人觉得很不客气，而是说“对于这个问题，我们会进一步考虑。”在催款时，为了照顾对方面子，还会帮对方找台阶下，“可能由于贵方业务过于繁忙，以致忽略承付。”这些细节的内容应该提醒学生注意，这样才会使信函更加地道，更容易让中国人接受。

　　3.学生写作练习

　　这一步属于写作中信息输入。经过前面的讨论和总结，学生此时已经知道该如何来写作了，不会无从下笔。教师应首先采用模仿写作的方法，教师要有针对性地设计一些题目，使学生分步模仿某一种商务信函的语篇知识，如建构特定语篇所要使用的恰当词汇、句式、内容以及结构等。然后给出独立的写作题目让学生进入实际的写作。但是这一环节教师应该注意，给学生写作的题目要明确具体，最好给学生设定一个典型的情境，如练习写催款函，教师可以这样交代题目：“你是一个电脑商店的经理，今年5月你卖给××公司20台电脑，这家公司答应在6月付款，但现在已经8月了，你还没收到付款，请你写一封催款函。”将学生设定成题目中的角色，使学生感觉自己是在真正执行一项商业任务，从而体会到商务信函写作的趣味和实用性。

　　4.师生互动评改

　　这一步属于写作后的反思。以往作文往往由老师进行评改，但这会使一些学生认为上写作课好像只是为了应付教师，作文只是为了供教师评改，教师的评改是否使学生认识到错误，是否得到了改正，往往最后不得而知。因此师生互动评改则不会产生这种问题。互动修改方法还是以小组讨论的方式进行, 作者把自己的作文给小组成员传阅，大家共同合作修改评价，在学生之间互动修改完成后，让每组汇报自己组在这次评改中发现的问题和亮点，并提出评改中的疑问，教师予以评价和解答。最后由学生自己根据之前的评议将文章完善。

　　综上所述，在汉语商务信函的写作教学中，我们不仅应该研究教学内容本身的特点，还应该精心安排课堂教学过程，不可偏废其一，这样才能达到良好的教学效果。另外，教师还要根据学生的特点进行适当的侧重或调整，如对于有工作经验的学生可以就其实际遇到的问题进行教学，而对没有工作经验的学生则应该系统地进行讲解。

　　参考文献：

　　[1]丁安琪.商务汉语写作课教学行动研究报告[J].云南师范大学学报，20xx，（9）.

　　[2]李辉.语用原则在商务信函中的体现[J].宿州学院学报，20xx，（8）.

　　[3]李丽娟.英汉商务信函的语言特点比较分析[J].莆田高等专科学校学报，1999，（6）.

　　[4]祁玲，张春梅.汉语写作课互动教学模式探析[J].现代语文，20xx，（1）.

　　[5]田兴斌.商务信函文体分析[J].贵州工业大学学报：社会科学版，20xx，（8）.

　　[6]唐伟清.商务信函（语篇）的多层次分析[J].科技信息，20xx，（4）.

　　[7]吴双.论过程体裁写作理论在对外汉语写作教学中的应用[J].现代语文，20xx，（3）.

　　[8]杨洪林.谈商务信函的写作[J].山西经济管理干部学院学报，20xx，（1）.

　　[9]赵建群.过程体裁法在高中英语写作教学中的应用[J].基础英语教育，20xx，（5）.

　　[10]朱政贤，穆惠峰.建立业务关系商务信函写作与写作能力的培养[J].现代企业教育，20xx，（9）.

　　[11]韩金龙.英语写作教学:过程体裁教学法[J].外语界，20xx，（4）.

商务的信函10

___________先生：

　　我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣，需订购___________毛尖茶。品质：一级。规格：每包___________克。望责厂能就下列条件报价：

　　1.单价。

　　2.交货日期。

　　3.结算方式。

　　如果贵方报价合理，且能给予最惠折扣，我公司将考虑大批量订货。

　　希速见复。

　　___________副食品公司

　　___________年___________月___________日

商务的信函11

xx技术开发总公司：

　　我司于x年x月x日去函给贵公司，联系我司在xx向贵公司购买二宗用地(7000平方米和3000平方米)的办证事宜，贵公司也根据当时实际情况向我司作出了回复。

　　近来，上级管理部门在检查我司工作时多次墩促我司着力解决上诉二宗用地的'历史遗留问题，明晰权属，为企业改制创造必要条件。为此，我司特致函贵司，望尽快办出二宗用地国土规划两证或复函说明二宗用地的现状，提出比较具体解决问题的办法。

　　此函盼复

　　二0xx年x月x日

商务的信函12

　　【称呼】

　　如果是公司：某某公司 御中

　　如果是个人：某某 殿/様

　　【件名】

　　件名要写得一目了然。例：見積ご依頼の件(提交估价单)、代金ご請求の件(催促交款)

　　【开头问候语】

　　貴殿にはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

　　貴社にはいよいよご発展のこととお喜び申し上げます。

　　【固定问候语】

　　平素はご高配にあずかり、ありがたく御礼申し上げます。

　　いつも格別のお引き立てをいただき、厚く御礼申し上げます。

　　このたびは格別の御配慮にあずかり、深く感謝申し上げます。

　　【结尾问题候】

　　通知书结尾：

　　以上、ご通知申し上げます。

　　とりあえずお知らせ申し上げます。

　　まずは、ご一報申し上げます。

　　取り急ぎご挨拶申し上げます。

　　介绍书的`结尾：

　　お礼かたがたご案内申し上げます。

　　ご案内かたがたお願い申し上げます。

　　依赖书的结尾：

　　ご依頼申し上げます。

　　なにとぞご回答をお願い申し上げます。

　　折り返し何分のご返事を賜りますようお願いいたします。

　　关于今后的依赖：

　　今後とも倍旧のお引き立てをお願い申し上げます。

　　ご高配のほどお願い申し上げます。

　　拒绝书的结尾：

　　残念ながら貴意に添いかねます……

　　残念ながら貴意に(ご期待に?ご希望に)添い得ませんので……

商务的信函13

　　市长先生，女士们，先生们：

　　我们很高兴来到你们可爱的城市──武汉。现在我们又来到东湖高新技术开发区。这是我们两市之间关系日益密切的又一个象征。

　　可以肯定地说，在我们短暂的逗留期间我们已经取得了丰硕的成果。

　　我们已经签订了8个协议，两倍于我们双方过去签订的协议数字的总和。更重要的`是，我们又一次看到了你们的人民，并和他们进行了广泛的接触交谈。我们和你们在同一张桌子上进餐、饮酒，在同一张桌上谈判，一起分享忧虑和欢乐。这一切使我们之间的相互尊重得到增强，使我们之间的友谊得到了巩固。对此，我表示衷心的祝贺。

　　现在我提议：为我们的主人及中国人民的健康，为我们个人间的关系以及科技商务往来的增强，为我们下次访问你们美丽的都市及你们的回访干杯！

　　xxxx/xx/xx

商务的信函14

　　邀请信是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。它是现实生活中常用的一种日常应用写作文种。所以很多人不知道怎么去写，下面是为大家整理邀请函模板供你参考。

　　xx公司希望邀请你和xx的代表在以后的.几个月中来我司访问。如你所知，自从上次在中国见面，我们已有几年没见了。这次会面对我们双方来说都很重要，尤其是继续维持我们之间的合作关系，我们将从贵司处购买新的模具零件，而且在以后的几年中随着联邦法律的生效，我们正预期增加我们的业务。

　　自20xx年3月，我们已向xx按030714号合同购买了5000套零件。我们的合同今年到期，所以对于更新我们合同的必要会谈是很重要的。一个后续的关于“模具零件”的合同也会被谈到。

商务的信函15

　　商务英语函电在对外贸易中的作用

　　摘要：随着经济和信息技术的快速发展,商务英语函电已成为对外贸易中不可缺少的组成部分，也是现代外贸活动中最常用也最有效的通讯手段之一;它是一种行业英语,主要用于对外经济贸易活动和社会活动中。如果没有往来的贸易电函,大部分的国际贸易活动都不可能顺利进行。因此,商务英语函电在对外贸易中的作用就是为双方的沟通交流搭起的桥梁,准确而具体地传递双方的各类相关信息。

　　关键词：商务英语 对外贸易 商务英语函电 作用 通讯方式

　　一 、商务英语函电和对外贸易的概述

　　1、商务英语函电 商务英语函电是在对外贸易活动中以英语为载体而相互进行的商务函电往来;商务英语是一种有独特语言风格的外贸专业用语。不同于一般的日常英语，它包括专业贸易用语、缩略用法等。众所周知，英语是当今全球运用最广的语言，因此英语成为对外贸易的主要用语，便称为商务英语。商务函电是指在对外贸易中所使用的信函、电报、电传、传真、电子邮件等通讯方式。商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函电的具体使用功能来讲，又可分为：来函处理答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函。

　　商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。 商务英语函电也是公司与公司之间用以联系顾客的工具，在对外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介作用;它涉及外贸业务中的各个环节包括建立业务关系、询盘、发盘、还盘、接受、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。在商务英语函电的写作中应注意七个要素：完整、具体、清楚、简洁、礼貌、体谅、正确;遵循三个准则：求同准则、委婉准则、德言行一致准则。商务函电的公函，其写作格式有多种风格，有专业式、简洁式和庄重式。函电格式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强，彼此间的了解与沟通日益深入，有个人内容渗入公函的趋势，这也促进了其格式的自由化。在商务函电的写作过程中，除因格式自由化而变简洁外,其语言运用方面也简洁化了。一方面，函电中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题，主要是为了简洁明了、便于阅读;另一方面，电子数据交换、电报等用语及短句的使用，都使其语言风格简洁化了。

　　2、对外贸易 对外贸易是特指国际贸易活动中的一国或地区同其他国家或地区所进行的商品、劳务和技术的交换活动。这是立足于一个国家或地区去看待它与其他国家或地区的商品贸易活动。有时也被称为国外贸易。

　　对外贸易的分类：

　　1、按交易内容，对外贸易按商品形式与内容的不同，可分为货物贸易、服务贸易和技术贸易。

　　2、按货物移动方向，对外贸易可分为出口贸易、进口贸易、过境贸易、复出口与复进口贸易、净出口与净进口贸易。

　　3、按交易对象，对外货物贸易可分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。

　　4、按运输方式，对外货物贸易可分为海运贸易、陆运贸易、空运贸易、多式联运与邮购贸易等等，可以说形式多样。

　　二、英语函电在对外贸易中作用

　　随着信息技术、多媒体技术和网络技术的发展，人类社会进入了信息社会，信函在业务交流中不再占主导地位，而是很大程度上代之以传真、互联网、电子邮件等更为迅速、方便、经济的通信手段，但在信息内容和形式来看，其基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说，传真和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展，进出口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下订单、签合同、结货款等。电子商务的应用，是提高国际贸易效率的最有效办法之一。电子化、网络化国际贸易是国际贸易的.发展方向。据在外贸行业工作的人员介绍，目前的商务交流98%使用的是E- mail，其余的是电传，有时候会打打电话。 伴随着世界经济一体化步伐的加快，国际的商务合作日益加强。加入世界贸易组织后，我国与其他成员国的经济交往日趋频繁，对外经济贸易和技术合作也得到了迅速发展。国际贸易不断发展，而外贸英语函电在当今世界贸易蓬勃发展之际，是国际商业交往中必不可少的手段，对外贸易的各个环节大多通过函电进行。从建立业务关系到达成交易、执行合同以及执行合同过程中的纠纷等，大都需通过函电解决。因而，现代国际贸易又被称为“单据贸易”。在国际贸易的操作实务中，贸易各环节所有的交往函电都构成了重要的法律依据。特别是当产生贸易纠纷时，它有可能左右纠纷解决的结果。国际贸易越来越依赖于单据交换的过程，商务函电的中心化作用也日渐明显商务英语信函定义商务英语信函定义。

　　商务英语函电在对外贸易中的主要有以下的作用。

　　1、实现贸易的全球化 传统的贸易通讯方式是个比较繁琐的过程，有时还需要贸易双方反复进行多次的面对面的洽谈和信息交流，而且贸易活动的开展很大程度上受到贸易双方地理位置等客观条件的限制。同样也受到时间和空间的限制，不仅过程复杂，成本费用高，速度缓慢，并还存在很大的安全问题，容易丢失或毁损。 现代商务英语函电的迅速发展，为企业提供了进入国际市场的快捷通讯工具。外贸企业从此没有地理区域的限制，可以在全球的范围内寻找贸易合作伙伴和开展新的业务，并且可以随时与客户进行交流信息意见，就不会出现贸易双方洽谈和信息交流上的不便;不论是欧洲的客户还是北美洲的客户一样的高效便捷。这些都是信息技术和商务英语函电发展的硕果，实现贸易的全球化，企业就可以顺利进攻外国市场。

　　2、促进对外贸易的增长 商务英语函电能促进对外贸易的增长。近年来，电话和传真为跨国界的贸易伙伴提供了快捷的通信;有很多实例说明了这点，而电子邮件和一些先进的全球聊天通话网络(MSN、Skype、黑莓)信息交换平台，进一步促进对外贸易的发展商务英语信函定义文章商务英语信函定义出自http://www.gkstk.com/article/wk-78500001806040.html，转载请保留此链接！。有这些快捷的全球通讯方式做后盾，使许多中、小型企业纷纷进攻国外市场，寻找新的贸易发展机会并扩大贸易规模;与此同时也增加我国的进出口贸易额、推动经济的增长。

　　3、提高对外贸易的工作效率、降低成本 商务英语函电还在对外贸易中起着提高对外贸易的工作效率和降低成本的作用。在对外贸易中，相关的信息可以通过商务函电快速地传送给客户或合作伙伴;而不同传统的通讯方式需要在漫长地等待客户的回复，并且由于传统的信函、电报等是以纸文件传送信息，会造成有大量相关的资料文件和单据需要进行整理、分类并存档。这样使得工作效率非常低，既费时又费力。现代商务函电被广泛使用以来，“纸单据”的使用就逐渐减少，工作量也随之减轻;换而言之，对外贸易的工作效率提高了并减低了成本，尤其当外贸企业不断发展壮大时，企业管理成本降低的幅度就更加的明显。

　　4、帮助企业获得更多的新客户，加深企业与客户之间的联系 随着网络信息技术的快速发展、信息的全球化，商务英语函电也逐步发展起来，随后传真、电子邮件的出现并被广泛使用，促使国际通讯方式更加的便捷。许多外贸企业可通过他人介绍得知潜在客户的联系方式后，便使用方便、快捷、可靠的现代商务英语函电与他们在短短几分钟内，长则几分钟内取得联系。然后可以进行询盘或相关交流，如果顺利就可以建立业务关系最终成为真正的客户。这样以来企业的客户将越来越多，同时业务量也随之增多，以便于企业进一步发展壮大。 同样，外贸企业可以与已经建立业务关系的客户加深相互之间的联系。例如，当外贸企业业务员在执行合同时，出现任何问题或困难可立即与客户取得联系，并共同商议解决途径使合同得以顺利履行;另一方面，常与客户保持联系了解近况、加深感情在以后的合作里就更加方便顺利了。

　　三、评价商务英语函电在对外贸易中的作用

　　商务英语函电已经是对外贸易中的重要组成部分，主要为贸易双方的沟通交流搭建桥梁、准确而具体地传送双方的各类相关信息;它起着沟通买卖双方的媒介作用并涉及到对外贸易的各个环节。商务英语函电在对外贸易中有促进、辅助的作用商务英语信函定义商务英语。促使对外贸易全球化、促进对外贸易的增长、提高工作效率并降低成本、还能使企业及时与客户沟通信息和获得新客户等。 我们见证了商务英语函电的逐步发展，从信函、电报、电传到传真、电子邮件的发展过程;它越来越完善，既方便快捷又便宜;但是现代商务函电依然存在一些安全因素，从而造成一些负面的影响和作用

　　在使用电子邮件时，可能会有“黑客”利用自己掌握的电脑系统，到未经授权的情况下访问计算机文件或网络、窃取他人的机密数据资料;在传输信息中被中断或存在一些潜在的软件缺陷和安全疏忽，还有计算机病毒会破坏系统文件资料;因而在使用网络传输信息(如电子邮件)时要多关注安全问题，可以设定密码来保护客户信息或机密资料。在信息技术迅速发展的同时应善于发现它可能存在的安全因素并尽可能地完善它。

　　四、展望

　　商务英语函电在对外贸易中还有很大的发展空间;相信只要通过全球人民的共同努力，商务英语函电的发展必定会比现今的电子邮件传输速度还快几倍，并且安全系数也会相应加大。相信在不久的将来商务英语函电会被全球的大小企业甚至个人广泛使用，并真正实现信息全球化，商务英语函电将会成为对外贸易中不可或缺的一部分。

　　参考文献：

　　1.孙平：《当代商务电函》，武汉大学出版社 20xx年版。

　　2.李朝、李蛟：《实用商务英语基础教程》，复旦大学出版社 20xx年版。

　　3.兰天：《外贸英语函电》，东北财经大学出版社 20xx年版。

　　4.滕美荣、许楠：《外贸商英函电》，首都经济贸易大学出版社 20xx年版。

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