商务信函格式

商务信函格式

　　商务信函写作格式，署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

　　英文商务信函的书信格式

　　1.the top part of a business letter

　　日期：date: 23 december xx

　　地址：mr. james green

　　sales manager

　　bbb plc

　　55-60 old st, london e6 6hg

　　称谓：dear mr. green (dear gentlemen, dear sir, dear sirs, dear madam)

　　2.the body part of a business letter

　　标题(可以不要)

　　正文

　　3. look at the two endings of business letter below. notice the useful phrases that are used in these letters.

　　(1)please let me know if this is convenience.

　　i look forward to hearing from you.

　　best wishes

　　yours sincerely,

　　(signature)

　　ms. gillian janes

　　personnel nanager

　　(2)please phone us to confirm the details.

　　we look forward to receiving your comments.

　　yours faithfully

　　(signature)

　　for ms. gillian jones

　　personnel manager

　　中文商务信函的写作格式

　　如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。

　　(1)开头

　　开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

　　(2)正文

　　信文的正文是书信的主要部分，叙述商业业务往来联系的实质问题，通常包括：

　　①向收信人问候;

　　②写信的事由，例如何时收到对方的来信，表示谢意，对于来信中提到的问题答复等等;

　　③该信要进行的业务联系，如询问有关事宜，回答对方提出的问题，阐明自己的想法或看法，向对方提出要求等。如果既要向对方询问，又要回答对方的询问，则先答后问，以示尊重;

　　④提出进一步联系的希望、方式和要求。

　　(3)结尾

　　结尾往往用简单的一两句话，写明希望对方答复的要求。如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写，“此致”、“敬祝”可紧随正文，也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。

　　(4)署名

　　署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函，为郑重起见，也可加盖公章。

　　(5)日期

　　写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，不要遗漏。

　　基本特点

　　灵活性强，便于选择

　　客户可以根据不同的目标顾客选择不同的商函内容，增强宣传的灵活性和针对性，可以提高宣传的效果，同时客户可以自己选择投递的时间和数量。

　　针对性强，收效大

　　客户可以根据自身的需要，从邮政部门提供的名址信息库中有针对性地选择具体的目标对象范围，避免了宣传的盲目性。

　　阅读率高，覆盖面广

　　商业信函直接针对具体的目标单位（个人），用户可随时拆开邮件仔细阅读并保存，时效性强，同时客户可利用庞大的邮政网络，把商函发往全国各地，覆盖面广。

　　价格低廉、方便迅速

　　商业信函收费低廉，邮局提供广告设计、制作、邮件封装、寄发等一条龙服务，方便省事，随时可邮寄，不出门产品便可向全国推销。

　　信息量大，适用性强

　　商业信函作为信息载体，容纳信息量大，不受篇幅的限制，可装寄文字、图片或合同、订单等内容详尽、图文并茂的资料，便于收件单位（人）保存和参考，有的还可直接签约。

　　帐单邮简具有加强企业与用户联系的纽带作用，能及时地让用户掌握自己的帐务开支，明明白白消费；同时也能保证企业资金的及时回笼，是企业规范服务标准与国际接轨的重要举措。

　　商务信函写作格式

　　在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，如何正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。

　　下面做详细介绍。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。

　　三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题，内容。

　　一、收件人

　　1、确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。

　　2、传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰和笑话。

　　二、抄送

　　1、在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。

　　2、一般情况下不要给普通客户抄送。

　　3、确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰和笑话。

　　三、主题

　　电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。

　　让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。

　　四、内容

　　在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。

　　一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。

　　1、称呼

　　1）如果有收件人的姓名的话，可以让对方感觉更加友好。

　　2）若知道对方的性别可以用：xx先生、xx小姐、xx女士

　　3）如果知道对方的身份可以用：xx总经理、xx经理、xx董事长、x总、x董、x经理

　　2、正文

　　正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。

　　在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。

　　1）在撰写英文信函时，只对一两个词进行大写以示强调，全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。

　　2）不要在信件中发泄不满，应面对面的解决。

　　3）回复信件时，有必要加上部分的原文，以方便对方了解回信内容。

　　4）若摘录的原文很长，应先把回复内容放到前面，原文内容在后

　　5）在收件人明白其意时，才可使用俚语或缩写。

　　6）如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途；

　　3、结束

　　1）如果可提供好的选择，应在结尾处提出。如：请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我

　　2）最好的结尾要着眼未来：如：希望我们能够达成合作

　　3）结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈

　　4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。

　　对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份。

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