文档管理与机关文秘人员素养之我见论文

文档管理与机关文秘人员素养之我见论文

　　摘要：本文从机关文秘人员的政治素养以及文字、写作等方面，阐述了提高机关文秘人员的素养与文书档案管理的重要性。机关秘书是党政部门和企、事业单位必设的工作人员，机关秘书的工作不仅仅局限于抄、写、收、发，而且还应通过文书整理以及各种具体事务性工作的处理，为领导收集提供准确有用信息，起到领导的参谋助手的重要作用。因此，从某方面说办公室的文秘人员既是领导的参谋，优势文书档案的管理者。所以办公室文秘人员要想胜任自己所从事的工作，必须从强化自身素质入手，才能提高档案管理的质量，才能更好更多更及时准确的为领导提供具有参考价值的信息，从而成为一名合格的领导的参谋助手和档案管理人员。

　　关键词：机关文秘人员 素养 文书档案管理

　　在我国很多党政机关和企事业单位，一般不设立专门的文书档案馆，往往是由行政办公室的文秘人员兼职文书档案管理。因此，机关文秘人员的工作要求不仅仅是抄、写、收、发，而且还承担着做好文书档案管理的重任。文书档案是我们了解国家和行业政策法规、执行上级任务以及内部工作上传下达、互相沟通的主要载体之一，文书档案管理是一个单位各级党组织、行政实施领导开展工作的重要依据，也是领导决策的重要依据。因此，做好文书档案管理工作是办公室文秘的基本功。但是，怎样才能做好文书档案管理工作呢？为此，本文作者结合自己多年以来的工作实践，从办公室文秘人员自己应具备的素质等方面谈谈自己的认识。

　　一、较高的政治素质和职业道德

　　机关秘书是党政机关和企事业单位领导办公室的主要人员之一，文秘工作是一项实践性、协调性、政策性很强的工作，作为秘书人员他是领导的得力助手和参谋，因此具备较高的政治素质和职业道德素质是文秘人员做好文秘工作和文书档案管理的保障。秘书的政治素质是关于秘书的政治方向、政治立场、政治观点、政治鉴别力和政治敏锐度的总和。政治素质是机关秘书素质的核心，是衡量秘书是否合格的先决条件。在我国无论是在党政机关、企事业单位还是私人企业，文秘人员具备较高的政治素质都非常重要。秘书的职业道德，是秘书在职业活动中必须遵守的法律、法规或规章制度，它是社会主义道德在秘书职业活动中的具体体现，是秘书职业活动长期形成的产物。文秘人员工作的特殊性，要求文秘人员必须具备较好的职业道德素养，必须注重实事求是，必须做到忠心、守密，否则，是难以胜任机关文秘工作的。所以，文秘人员在从事职业活动过程中，首先要具备良好的政治素质，其次应时刻遵守职业道德，努力成为一名高尚合格的办公室文秘人员。

　　二、较好文学修养和文字功底

　　较好的文字功底是文秘人员的看家本领，既是文秘人员搞好文秘工作的基础又是做好文书档案管理的重要条件。秘书作为领导的参谋和助手主要体现在：一是记录和抄写；二是文字材料的草拟方面。记录，包括领导的讲话记录、会议记录、电话记录等；抄写，就是在文件起草过程中或文件传阅、传签、修改过程中较潦草的字或经反复推敲或多次修改和勾画的文稿进行誊写以便于继续修改或交付印制，帮助领导誊写文稿或修改文稿时秘书人员的职责。草拟文稿是文秘人员的主要工作，文稿的起草常常是由秘书根据领导授意或根据领导的提供的大纲性材料进行的。有时领导也会亲自动手进行文稿的起草工作，文秘人员只需进行用词造句的修改或提出建议，以及做出一些收集、补充与核实的工作。有时领导进行口述需要草拟文稿的的主要内容，或者同文秘人员进行讨论形成主要论点，然后再由秘书人员进行收集材料形成初稿。最后一种，领导只是给秘书人员一个题目和几项要求，材料收集、整理以及形成初稿工作都是由文秘人员自己独自完成，最后交由领导提出意见和审核决断。

　　要达到上面的要求，文秘人员就必须具备较高的素质。他除了具备一般工作人员的基本条件外，还应该具备文秘职业应该具备的特殊的文学修养、技能修养和政治以及作风修养。文学修养和技能修养的高低直接决定着文秘人员的称职与否，政治修养和作风修养是决定文秘人员的合格问题。所以文秘人员不仅要提高文学修养和技能而且还要努力提高自己政治素养和作风素养。否则文字水平再高技能再好，只要是作风不好或政治素质不过硬，那都是非常危险的，就像被称为河北省第一秘的李密一样，早晚都会起相反作用的。文秘人员不仅仅只是通过誊写、抄写，记录、起草文件等等形式体现出做好领导的参谋助手，同时由其经手处理的较高水平的文字材料，也为文书档案提供了较为准确、详实的具有较高存储价值的原始档案材料。因此，综合素质较高的文秘人员，是做好文书档案管理的基础。

　　三、提高文秘人员的综合素养，促进文档管理

　　在我国大部分党政机关及企事业单位因为文书档案的特殊性，一般不设置专门的文书档案管理专职人员，而是由文秘人员兼职的。按照档案管理规定，文书档案管理应归属当地档案管理部门领导，因此，机关部室文秘人员必须在坚持党性、科学性与合理性的前提下，按照档案管理的相关制度和原则，努力提高自身修养做好文书档案管理工作。

　　文秘人员兼职文书档案管理者，主要负责做好其所在单位文书的收集、分类、整理、鉴定、立卷、保护、信息统计等工作。这些环节之间既相互连接，又相互制约是一个不可分割的整体，一个完善、科学、合理的文书档案管理，能够起到积极的参谋作用。同时，由于机关文书档案管理工作是通过机关部门内设的机构即文档室进行的，而这类文档室对机关来说具有综合性，它不仅是管理文书档案的同时也统管合同、协议以及科技、人事等档案，门类更多、内容更丰富，对文秘人员的要求也就更高，为单位的发展提供的价值也就更大。因此，机关文秘人员在加强文秘修养的同时，必须提高自身作为文书档案管理者身份的有关理论、技能等方面的素养，努力做一名合格的现代化的机关秘书和文书档案管理者，为领导当好参谋和助手。

　　四、加强机关文秘和文档管理人员培训教育的必要性

　　目前，在我国大多数党政机关和企事业单位的文书管理工作都是由机关文秘人员兼任，因而文秘人员的自身修养的高低直接决定着文稿的质量和文档管理的水平。文秘工作和文档管理工作虽然从形式上说有着很大区别，但在业务上有着很大的联系，更重要的是两者的工作却常常存在于同一个载体上。因此，文秘人员自身素质的高低决定着文档材料的价值，若要搞好文档管理，必须加强对文秘人员的教育与培训力度。但是部分单位领导对文书档案管理不太重视，只注重技能培训，而对于文书人员的培训力度不够，特别是文书档案管理知识的培训更加的缺乏，突出表现：一是在能胜任机关文字秘书又兼任文书档案管理的兼职人员少之又少，而且岗位还很不稳定，个别领导认为档案管理就是储存文件和材料，秘书的工作就是抄抄写写、跑跑颠颠，无足轻重，有的甚至把秘书以及文书档案管理人员作为自己的亲信、随从，来去要以符合自己的口味标准为准，这就导致秘书和档案管理人员的聘任往往是任人唯亲的现象发生。其次，不关心对秘书和文书档案管理人员的培训和教育，专业和知识水平得不到提高。

　　综合以上因素，笔者认为针对秘书人员和文书档案管理人员重要性和在实际工作中存在的问题，应该从以下几个方面加强队伍建设。一是提高文秘人员和文书档案管理人员进入的门槛，以国家公务员基本素质为基本条件。因为文秘人员工作的特殊性和重要性的特点，在配备秘书时不但要严格挑选而且还要提高门槛，要以选国家公务员的素质条件来考核和选聘文秘人员，以便更好的起到参谋助手的作用；二是加强对在岗文秘人员和文书档案管理人员的培训教育力度，更新他们的知识，以适应新形势和现代信息化时代的要求。当今社会知识更新较快可以说是日新月异，机关秘书人员要想更好的文领导起到参谋和助手的作用，就必须不断更新自己的知识，把握时代发展的潮流，站在时代发展的最前沿，只有这样才能把握准时代发展的脉搏，才能为领导制定出符合时代发展的上策良谋；三是加强对文秘人员和档案管理人员的管理考核力度，激发他们工作的积极性。文秘人员和文书档案管理人员的工作创新性和技能性不太强，大多是有固定模式的管理工作，同一样工作同一个动作干的时间长了人会出现厌倦心理，失去工作的激情。因此，要想激发机关秘书和档案管理人员工作激情和创新意识，必须在所属业务管理部门的指导下，对机关秘书兼档案管理人员按照业绩定期进行考核，合格和优秀的，要给予一定的津贴和奖励，激励他们更好的工作。

　　机关文秘人员是领导的参谋和助手起到耳听八方眼观六路的重要作用，同时又是文书档案管理者。因此，文秘人员要想既干好文秘工作又干好档案管理工作，就必须先从增强自己的综合素质入手，方能提高自身的文书和档案管理水平，成为一名优秀的文秘人员和文书档案管理人员。

　　参考文献

　　[1]邓绍兴，档案管理学，中国人民大学出版社；

　　[2]傅瑞娟，机关档案管理，中国档案出版社出版，1953年3月。

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