新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养论文

新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养论文

　　摘 要：新时期下的企业文秘工作又有了新的定位，突破了传统意义上的文秘工作模式和工作内容，对于文秘的专业能力以及综合文化素质都有了更高要求。随着经济的不断发展，市场竞争愈演愈烈，企业要在时代的风口浪尖站稳脚跟，就必须提高企业内部的综合实力，文秘在企业中占有不可替代的地位，起到了为领导出谋划策、排忧解难、传上启下的作用。因此，优秀的文秘工作者必须拥有较强的综合实力，包括文化素质水平、专业能力、创意思维、社交能力等。本文旨在分析新时期背景下文秘的工作特点，并提出文秘人员素质培养策略，以供参考。

　　关键词：新时期；文秘；特点；素质培养

　　文秘工作看似简单，实际上承担了企业中上下级枢纽的作用，是维系上级领导与下级员工沟通的重要保证，上级领导能否全面掌握整个企业情况，以及下级员工能否准确执行领导的工作安排，统统要靠文秘工作人员在其中发挥作用。因此，文秘的工作是否到位直接影响到整个企业的运作。但从现阶段情况来看，文秘的工作和地位并不受到重视，其原因主要有两个方面：①文秘工作人员自身不重视，由于人们一直以来对文秘的工作内容不太了解仅仅从字面意义上理解，普遍认为文秘的工作就是负责为领导传真、打印、接电话、传达领导工作等一系列的“琐事”，因此，缺乏工作热情与积极性，对工作没有发展要求。②领导对文秘人员的不信任，没有认识到文秘工作的重要性，没有为其在工作中的创意思维和能力发挥提供空间，导致人才资源的浪费，工作上的压力也没有得到缓解。

　　一、新时期文秘工作特点

　　文秘工作在我国流传已久，从秦朝发展至今。现阶段的文秘工作主要服务于企业领导阶层，其工作职责是传达上级领导对下级工作人员的任务指派，以及代替下级工作人员向上级领导汇报工作情况，以及企业运营状态，构建了整个企业各个部门之间的桥梁，在企业中占有重要地位。文秘的日常工作职责是配合、协助、分担领导的工作，为领导执行决策出谋划策排忧解难，从某种角度上讲文秘的工作具有政治性。文秘的工作从属于上级领导，主要职责就是分担领导工作，文秘的工作内容是根据领导的工作内容而变化的。文秘的工作内容非常的宽泛，涉及到各个层面以及各个部门，日常主要工作内容包括：收集各个部门反馈的工作状况、签呈、请示材料、传达领导的指示、领导会议记录、工作安排、行程安排、文书处理、档案管理等。新时期下的文秘工作特点具体可分为以下几种：

　　1.辅助领导做出决策。文秘人员必须收集企业的整体运营信息并做出准确的评估，以此辅助领导作出决定性的判断，以及决策的拟定。决策的拟定只是实行整个计划的基础性工作，整个计划的最终目的是发现问题解决问题。在整个工作任务中，文秘的工作重点就是发现问题，并进行深入的分析，从而为领导提供科学有效的解决方式以供参考。

　　2.信息的收集以及处理。信息收集预处理占据了文秘工作的大部分时间，文秘人员通过接收大量的文件、电话、电报、报表掌握公司的运营状况，并有效利用信息化网络技术洞察市场动向，安排会议流程和领导工作流程。

　　3.协调企业上下级之间的关系。对于文秘工作来说，协调上下级的关系是其工作影响力的集中体现，有效消除或解决上下级之间的矛盾，凝聚企业向心力使企业上下团结一致，加强企业市场竞争力获得最大经济效益，是文秘工作的价值所在。

　　4.处理企业综合事务。文秘工作范围广涉及领域多，主要包括：处理电话信息、会议信息、接待信息、信访信息、文件处理、保密事务、公章管理和文稿拟定等。以上工作内容的主要意义在于，更全面的掌握公司动向，从而准确辅助领导做出决策，是协调上下级关系和处理信息的前提条件。通过处理企业综合事务，才能实现秘书的所有职能。

　　二、新时期文秘工作特点与文秘人员素质培养

　　1.根据自身工作职责不断提高工作水平。文秘工作人员应该严格要求自己，遵守文秘岗位职责，不断加强工作业务水平提高自身综合素质和文化水平，具体而言可以分为以下几个方面：（1）从事文秘工作必须要树立正确的人生观、价值观、世界观，并且拥有良好的政治理论基础，不管在任何单位组织机构，文秘的工作性质都不会发生改变，最终的目的都是服务于领导服务于整个企业，所以文秘人员必须加强和巩固自身的政治意识、责任意识、大局意识，严格要求工作态度提高工作积极性，认真学习党的领导方针并应用到实际工作当中，掌握相关法律规定以及有关企业制度为领导的决策和工作提供正确的导向和辅助。文秘工作实际上是一个枯燥复杂的过程，其工作地点以及工

　　作时间随领导的安排而改变，因此，需要文秘工作者具备专业的职业操守，吃苦耐劳的精神和积极认真的工作态度。（2）从事文秘工作者必须具备处理综合事务掌控大局的超强能力，由于文秘工作者的工作内容较为广泛，涉及到文书的起草以及会议内容的拟定，因此文秘工作者必须具备扎实的文字功底，以及较高的文化素质，更重要的是必须具有流利的口才和准确的语言表达能力，在与上下级之间的沟通、处理上访事务和接待外来宾客时发挥重要作用。（3）从事文秘工作者必须具备超强的协调和组织能力，以便在协调上下级关系和各部门沟通中，有效处理矛盾与隔阂，换种说法，也就是具备较高的情商，在企业中每个部门乃至每个工作人员都有其工作特性以及性格特征，因此要处理好复杂的人员关系就必须具备较高的情商，有效维持企业的和谐发展。（4）从事文秘工作者还必须具备严谨的工作态度，文秘的工作是辅助企业领导，而企业领导的重要决策依据来自文秘，因此，文秘的工作对企业的发展具有重大的影响，故而，文秘在日常工作中必须保持高度的警惕和严谨的工作态度，踏实认真的完成好每一项领导交代的任务，并且严格管理公章的使用，保守企业机密。

　　2.正确认知文秘工作性质。大部分人对文秘工作存有偏见，或者仅从字面含义理解文秘的工作，认为其工作内容仅仅只是发邮件、打电话、接电话、接收文件，认为文秘岗位工作轻松简单可有可无。但实际上，文秘的工作复杂承担的责任重大，因此，要切实落实文秘的工作职责，必须要对文秘岗位有全面的认识。根据新时期下文秘的工作特点总结可知，文秘工作具有从属性、综合性、服务性、政治性特点。文秘的主要工作就是服务与领导，协助领导完成日常工作。例如安排会议、做会议记录、文件拟定、传达领导工作指示、辅助领导制定重要决策、及时将下级的工作汇报反馈至领导等。虽然文秘的工作服务于领导，但服务不等于盲目，文秘人员要清楚认知自己的工作立足于整个企业，而不是靠阿谀奉承领导，在日常工作中要对接收的信息有效整合，利用科学系统的机制处理问题，并站在客观角度分析领导决策，及时更正领导的失误或补充领导的决策。文秘的共组大多建立在协助、协调、接收、反馈等内容上，因此工作成果不易察觉不易得到领导的肯定以及同事的认可，因此，从事文秘工作必须具备无私的奉献精神，立足于企业发展将工作落到实处，兢兢业业扎扎实实完成领导交代的任务，做一个企业中默默无闻的奉献者，一切以企业的可持续发展为前进动力，与企业共同进退。

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