公文处理的特点

公文处理的特点

　　公务文书是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。下面是小编帮大家整理的公文处理的特点，希望能够帮助到大家。

　　公文处理的特点

　　（一）公文格式的规范化

　　公文既然是人类处理生产劳动和社会活动的工具，人们周围所发生的一切事情都要通过公文这个工具来进行管理和处理。由于公文工作是一项普遍性和基础性的工作，因此不能削弱，只能改革和加强。这样公文的规范化和处理工作的制度化就提到议事日程上来了。

　　所谓公文规范化，指的是根据公文的约定俗成或是明文规定的规格标准。规范化就是制定公文的全面系统的规格标准，使人们的工作行动合乎这些规格标准。

　　所谓制度，就是要求大家共同遵守的办事规程和行动准则。公文处理的制度化，对公文处理的全部活动都定出具体的处理规范，并且保证这些规范的正确顺利的实施。使公文处理依法进行。

　　《办法》就属于国家行政机关公文处理的法规性文件，也就是国家行政机关公文处理中需要共同遵守的制度。

　　经国务院办公厅提出的1999年由国家技术监督局批准发布的《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704—1999），把我国的国家行政公文格式纳人了国家标准体系，使我国国家行政机关公文规范化、标准化。

　　（二）公文格式的法定性

　　公文写作，在不同的历史时期、不同的社会，它的写作要求是不一样的。回顾几千年来中国历史，我国的公文一直是为少数封建统治阶级和官僚资产阶级服务，一直是他们剥削和压迫广大人民群众，维护其统治地位的工具。历史无论朝代怎么变更，公文的这种性质始终没有变动。解放以后，我们党和国家领导的几十年公文改革，彻底地改变了公文的这个性质，把公文变成了无产阶级和人民大众同帝国主义封建主义、官僚资本主义进行斗争的武器，变成了管理自己国家，为广大人民群众服务，推动社会主义发展、推动经济发展和社会进步的工具。

　　正因如此，我国新型公文表现出三大特点：

　　1．坚持无产阶级公文的原则性和严肃性，使我们的公文在广大人民群众中享有崇高的威望和法定效果。

　　2．运转讯速、工作效率高。由于公文有了党和国家的正确指导，有了严格的健全的纪律和制度，因此上情下达，下情上传，横向沟通上体现出迅速、准确、无误。

　　3．廉洁奉公、全心全意为人民服务

　　这三大特点就体现出我国公文格式所具有的阶级性和法定性。

　　（三）公文格式的层次性

　　在现代社会中每一个国家都使用公文这种工具来实施管理。但每个国家的内部又分有好多政府部门来进行管理。这样就形成一个国家的全部公文构成国家公文体系，它反映着国家机关的体系即国家机构的状况；每个国家的内部机关的公文成为国家公文的一个子系统，所有国家机关内部的公文子系统综合汇总构成国家行政机关公文体系。这一构成情况就反映出公文的层次性。

　　我国现阶段国家公文体系就包括：中国共产党机关文件、政府机关文件（即国家行政机关公文）、司法机关文件、外交部门文件、军事机关文件和行政法规等公文子系统。这种公文系统，它反映了我国政治体制（制度）的本质特性，也反映出具有中国特色的社会主义国家公文的层次性。

　　（四）公文的美观和庄重性

　　公文格式的美观和庄重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同层级，不同用途的公文经约定俗成后制成不同表述形式。

　　公文格式的美观和庄重包括三方面内容，一方面是公文要素的设置和在公文中的排列位置要体现美观和庄重；另一方面是公文传递所采用的介质纸的质量和印刷质量、装订质量的好坏也影响到公文的美观与庄重；第三方面是办文人员在办公过程中认真负责的态度．也影响到公文的美观与庄重。

　　《国家行政机关公文格式》国家标准（GB／TP704—1999）中规定的公文用纸技术要求、用纸的大小，印刷排版和装订要求直到公文中各要素排列位置。这一切就是体现出国家行政机关公文的美观和庄严性。

　　格式

　　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（一）份号。

　　公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　　（二）密级和保密期限。

　　公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

　　（三）紧急程度。

　　公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）发文机关标志。

　　由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

　　（五）发文字号。

　　由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　（六）签发人。

　　上行文应当标注签发人姓名。

　　（七）标题。

　　由发文机关名称、事由和文种组成。

　　（八）主送机关。

　　公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（九）正文。

　　公文的主体，用来表述公文的内容。

　　（十）附件说明。

　　公文附件的顺序号和名称。

　　（十一）发文机关署名。

　　署发文机关全称或者规范化简称。

　　（十二）成文日期。

　　署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

　　（十三）印章。

　　公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

　　（十四）附注。

　　公文印发传达范围等需要说明的事项。

　　（十五）附件。

　　公文正文的说明、补充或者参考资料。

　　（十六）抄送机关。

　　除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

　　（十七）印发机关和印发日期。

　　公文的送印机关和送印日期。

　　（十八）页码。

　　公文页数顺序号。

　　写作原则

　　1、内容上“三查三改”

　　查立意：看是否明确、完整、突出，改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。

　　查措施政策：看措施、规定、办法、意见是否符合政策，切实可行；改矛盾抵触之处及不求实效的官话、套话、大话、空话和不力之处。

　　查材料：看是否具体、真实、典型，改一般化、概念化和不实之处。

　　2、文字上“三查三改”

　　查篇章：看是否明确、紧凑、合理，改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等。

　　查行文：看是否精炼、合乎语法和逻辑，改用词不当、啰嗦累赘、逻辑错误之处。

　　查文字：看是否规范，改错别字、生造词语、滥用简称、标点错误和文面款式毛病。

　　3、体式上“五查五改”

　　查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有即行订正。

　　办文必须迅速及时，不失时效。公文一般有一定的时效，特别是有明显时间要求的公文，如果超过时限，就会耽误工作，造成损失。因此，为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强时间观念，以保证公文尽快处理。

　　公文的保密也要符合要求，必须严格地执行保密制度，严格控制拟稿过程、印刷过程、处理过程，不管是什么人泄密，都是失职渎职，都要受到法律制裁。

　　公文的作用

　　一、有上传下达、互通情报的作用。

　　二、有工作依据和凭证的作用。

　　三、有宣传教育的作用。

　　四、有规定人们行为的规范作用。

　　公文结构的基本内容

　　公文结构内容包括开头和结尾、层次和段落、过渡和照应等，安排结构就是在总体结构思路的指导下，组织安排好这些环节，构成相互紧密联系的有机整体，组成条理清晰、前后连贯、首尾圆合的篇章形式。

　　（一）公文的开头与结尾

　　一篇公文中，开头与结尾，一个居前，一个殿后，地位都相当重要。

　　1、开头

　　开头是公文正文部分的起点和入笔处，又称导语，用以唤起读者注意，引导阅读。最常见的公文开头，大致有以下几种：

　　①起因式开头。一开始先讲问题的缘起，即为什么要写这篇公文，一般使用“由于……”、“鉴于……”或“随着……”等开头。

　　②目的式开头。开宗明义，第一句就说明本文目的，一般使用“为了……”、“为……”。

　　③根据式开头。一开始先说明制作公文的依据，多用“根据”、“遵照”、“按照”等开头，即根据某公文要求，遵照上级某指示精神，按照某会议的决定等。

　　④时间式开头。一开始先点明某事、某情况的时间。有的是一开始直接写年、月、日，有的是用“近日来”、“近来”、“最近”等比较模糊的时间开头，有的则用“……之后”句式开头。

　　⑤引文式开头。一开始先引用公文或领导指示中的一段话作为引子或点明主题。

　　⑥事情式开头。即一开头就把事件、情况简明扼要地介绍清楚。

　　2、结尾

　　公文的结尾，又称结语，用以维护公文的完整性，使读者深刻理解作者的意图，为准确而有效地处理公文奠定基础，同时，也防止在正文之后被添加伪造。

　　公文中的结尾也是多种多样的，常用的有如下几种：

　　①总结式结尾。在结尾部分对全文作出总结，概括与深化主题，帮助读者进一步理解全文。

　　②希望号召式结尾。在结尾部分提出希望，发出号召，鼓舞斗志。

　　③强调式结尾。对主题意义再次强调以引起重视。

　　④专用式结尾。如“以上请示是否妥当，请批复”、“当否，请指示”等。

　　（二）公文的层次与段落

　　段落是形式范畴的概念，即自然段，其行文标志是“另起一行，空两格”；层次是内容范畴的概念，即意义段，没有明显的行文标志。

　　1、层次

　　所谓层次，又叫意义段，结构段，是公文在表达主题过程中形成的相对完整的思想内容单位，也是结构的基本单位。

　　层次的划分是有其客观依据的，有时按照事物发展的时间来安排层次，有时根据事物的空间来安排层次，有时按照事物的功能和特征的主次来安排层次，有时按照公文的逻辑联系来安排层次。

　　公文往往采用总分、并列、递进、因果和连贯等方式。

　　①总分式。总分式也叫主从式，是指构成公文的全部层次中，先从总体上概括内容，然后再具体分述；或先提出总的观点、主张，然后再具体说明。这种方式在简报、调查报告、总结、计划、通报、报告中多以先概述后分述的形式出现。有命令、决定、通知、通告等公文中多是先交代观点，而后具体陈述主张和办法。

　　②并列式。这种安排层次的方式是从横向逻辑联系入手，把材料按其性质归类，组成层次，分别从不同方面对问题加以说明，各个层次表现为平等并列关系，以其内在联系构成有序的完整篇章。公文多用分条列项的方式表述既有联系又各不相同的内容，形成并列式层次。条例、规定、办法、细则、计划等多为这种层次。

　　③递进式。这是按照内容的逐层推进，层层加深而安排层次的一种方式，层次之间为一层深似一层的递进关系。在公文中命令、决定、决议、请示、报告、调查报告等有时采用这种方式。

　　④因果式。这是以分析事物形成和发展的原因、结果为线索安排层次的一种方式，层次间为因果关系。其中有的先说因、后说果，有的则先交代结果，后分析原因。

　　⑤连贯式。这是按照事物发展的自然顺序安排层次的一种方式，其中有的以时间的先后为序排列，有的以事件发展的前后进程排列，有的以空间的前后转换排列，有的以认识的过程排列。公文中采用这种方式的以时序的推进为多。如简报、报告、会议纪要等常用这种方式。

　　2、段落

　　段落是构成一篇公文的基本单位，人们习惯上称之为自然段。

　　段落的划分要注意四点：

　　一是单一性，即一个段落只能表达一个中心内容，不能把几个不同的内容拼凑、糅合在一起；

　　二是完整性，即一个中心内容必须在一个段落里说清楚，而不能分散在几个段落里讲；

　　三是连贯性，就是说前后段的内容要有承继关系，不能彼此脱节或用不相干的文字段落从中间打断；

　　四是匀称性，即段落的长短划分要适度，不能长的太长、短的太短，避免给人以不太协调的直观印象。

　　（三）公文的过渡与照应

　　1、过渡

　　过渡是指公文层次、段落之间的衔接与转换，在公文中起着桥梁和纽带的作用，使全文浑然一体，逻辑性强。

　　公文写作时，在下面几种情况下一般需要过渡。

　　一是思想内容转换时。

　　二是表达方式转换时。

　　三是结构形式转换时。

　　常用的过渡方法主要有三种。

　　一是词语过渡。常用的表示关联和转折的词语主要有：不过、既然、因为、所以、虽然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、总而言之、综上所述等等。

　　二是句子过渡。在段落或层次之间，有时也用一个句子将上下文衔接起来，这样的句子就叫做过渡句。过渡句可以设在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，应根据具体情况，灵活掌握。

　　三是段落过渡。凡是两层或两段文字之间意思相隔较远，或表达方式、结构形式变换幅度较大时，可用段落来进行过渡。这种在层次和段落之间起承前启后作用的段落，叫做过渡段。

　　2、照应

　　照应是公文内容上的前后照顾呼应。

　　公文中常用的照应方法主有：

　　一是首尾照应，让公文的开头与结尾遥相呼应，使开头说的话在结尾处得到深入的补充和强调。

　　二是前后照应，让公文的前后内容之间互相照顾，彼此呼应，使公文的结构紧凑、主题鲜明、逻辑性强。

　　三是题文照应，使正文与标题相照应，起到展开主题、深化主题的作用。

　　公文结构的基本要求

　　公文结构的安排，应当服从于和服务于公文主题表达的需要，要以正确地反映事物的内在规律和外部联系为原则，并充分注意公文法规对不同种类公文的结构安排的具体规定。在此基础上，力争达到自然、完整、严谨、连贯、匀称等要求。

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