公文立卷的原则
归档范围内的公文,不是杂乱无章的堆砌在一起,而是应当遵循一定的归档原则,即根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。
公文立卷的原则包括联系原则、完整原则、保管原则、利用原则。立卷时,不坚持联系原则,就无法顺利的查找到需要的公文,也就无法为利用者提供有效的服务;不坚持完整原则,公文的内容或形式残缺不全,显然不能维持公文之间的有机联系,无法全面反映本机关的工作活动,也就无法实现利用的目的;不坚持保管原则,公文的物质载体和信息内容容易遭受各种物理和化学等因素的破坏,影响公文的`可读性、保存寿命的长久性,就谈不上公文的联系、完整和利用;而不坚持利用原则,有机联系的归档公文无论保管得多么完整齐全,都无法实现公文立卷根本目的,立卷工作也就毫无意义。因此,以上原则之间是相互联系、彼此制约的辨证关系,前三个原则是利用原则的基础,利用原则是前三个原则的最终归宿,只有正确运用这些原则,才能做好立卷工作。
一、联系原则
联系原则,即遵循公文材料自然形成的规律和特点,按照公文材料之间的有机联系进行立卷工作。
从公文产生的过程来看,机关公文都是随着一定的职能活动的开展而逐渐产生的。可以说,各种管理活动的过程就是公文一份份同步产生的过程。一项管理活动的从开始到结束的过程,就是有关该项活动的公文从无到有的“自然生长” 的过程,前一份公文引申出后一份公文,而后一份公文又接续着前一份公文,这样,逐渐累加而成大量的公文。因此,公文之间存在一种围绕本机关职能活动而展开的内在的“天然”联系,这就是公文形成的自然规律和特点。在公文立卷时,人们不能随意割断这种联系,必须遵循公文形成规律和特点,保持公文之间的联系,才能够维护机关活动的历史面貌。
从利用者的利用特点来看,利用者需要全面、系统的公文材料。公文的查考凭证作用往往不是单份公文能决定的,而是在与别的公文的相互联系中来体现。只有提供反映机关历史发展的来龙去脉的有机联系的原始记录,才能使利用者在联系中从整体上去观察、分析研究事物,才能揭示事物的本质特征。目前本机关以及社会各领域对公文和档案的这种利用趋势,客观上要求各机关在公文立卷时,自觉地保持公文之间的联系,使所立案卷成为系统、有序的有机整体,使之有规可循,方便检索和提供利用。
坚持公文立卷的联系原则,按照历史的本来面貌收集、整理一个机关、一个单位形成的公文,保持一项工作或工程、一个问题、一个人物、一个案件、一次会议形成公文的联系性,是实事求是地尊重历史事实形成的客观性;人为地割断公文之间的联系,就会给本机关或社会各类利用者的查找利用工作带来混乱和不便。
二、完整原则
完整原则,即保证归档公文在内容和形式上的齐全完整。
公文信息内容是指公文所表达的发文作者的思想和意图,它是归档公文价值的客观基础,一经形成,就不允许任意改动,应忠实地保存其原文原意,即使原公文中有错误,这种错误也反映了发文机关当时当地的意图,应尊重事实本身面貌;公文形式主要指其外在格式、制成材料与制成技术形态、处理标记、印章等的形式,客观地反映了公文形成时的社会状况、生产力水平等多种因素,都应准确予以保存。公文内容与其形式是有机整体,内容决定形式,形式表达内容,因此要保证归档公文的完整,必须保证这两个方面的完整。
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