书写议事会议

书写议事会议

    此方式可说是现代企业中使用最多的，其适用范围极广。从讨论问题到形成相应的决议，都可穿插使用此方法。研究发现，此方式确能使与会者多参与讨论，又能很快达成共识。以下是进行此方式的六大步骤：

    与会者以书面方式答复主席的问题，如：“你认为公司内部难以成立意见处理部门的原因何在？”

    主席在白板上列出每个人的意见，并令与会者轮流念出

    主席和与会者逐一讨论所列出的观点。目的是理清意旨不明的意见（而非决定孰好孰坏），有重复的意见也在此时整合出来

    令与会者写下或排列数个认可的意见（在此之前，不要先讨论排序标准）。与会者再针对共同认可的意见进行举手或电子仪器表决。研究发现，表决意见应在5个～9个之内，超过9个以上的表决项目，通常会降低决议质量

    再讨论表决结果。如表决结果的差异性太大，则检查是否因资料不足或错误所致

    再以排序方式做最后表决

    优点：此方式有三项好处：能找出问题所在；有清楚的决议评估标准；能排出各应对方案的优劣顺序，使得较害羞的与会者有机会发表意见。

    缺点：若为解决简单问题，此方式则太花时间。为求准确，一定时间内也只能讨论一个主题，对于时间紧迫的会议并不适宜。

    建议：此方式不适于解决过于复杂的问题，但也要看大会主席能否引导问题走向、控制会议进度。

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