企业合同档案管理办法

时间：2023-05-01 09:14:42 合同范本我要投稿

企业合同档案管理办法

为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现

公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。三、合同文档的管理办法

1、合同文档以产品类别结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：产品名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：JYJT－201102－001（绝缘接头2011年2月份第1号合同）

3 凡以单位名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向市场部部备案。

4、各相关部门和总经理依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

6、合同承办部门和市场部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由市场部保管，承办部门只留存影印件。

7、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。 8、合同台帐应包括以下内容：（1）合同名称；（2）合同主体；

（2）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；

（4）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；

（5）合同所附资料；

（7）其他应当记载的重要内容。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由市场部甄别并予以归案。

8、市场部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利于工作。 9、各部门员工可在市场部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在市场部办理相关借阅手

http://www.unjs.com/news/55C9EF1DAEEE9199.htmL 续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交市场部存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次

分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

市场部

后附：1、各产品合同编号 2、合同档案移交清单 3、企业合同管理台账一 4、企业合同管理台账二

2012年05月14日

各产品编号（名称首字母）

合同档案移交清单

企业合同管理台账（一）

企业合同管理台账（二）

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