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公司发货管理制度
现如今，制度使用的情况越来越多，制度对社会经济、科学技术、文化教育事业的发展，对社会公共秩序的维护，有着十分重要的作用。拟定制度需要注意哪些问题呢？以下是小编为大家整理的公司发货管理制度，希望对大家有所帮助。
公司发货管理制度1
一、目的
服务公司客户的产品销售,满足客户的发货要求,保证发货的及时性、准确性和有效实施款到发货的原则,防止管理不善和失误而给公司造成经济损失行为的发生,确保公司发货流程的顺畅,提高公司和客户的经济效益。
二、适用范围
公司产品发货及专卖店货架、喷绘发货及公司所有涉及发货的工作。
三、职责与权限
3.1经营部负责人负责监督和控制公司产品、专卖店货架、喷绘及其它的发货过程,负责对超额欠款客户发货的监督审查。
3.2片区负责人负责实施产品发货工作,对客户要求的发货《客户配货单》的审核并监督仓库发货过程,确保严格按客户要求及时发货。
3.3专卖店货架、喷绘负责人负责所有客户要求的货架、喷绘的发货工作;负责下单,安排控制所有货架、喷绘合格供方质量和包装,确保发货的及时性,安全性,准确性。
3.4仓库主管负责安排仓库人员根据《客户配货单》配货装箱,确保严格按客户要求按质按量地配货。
3.5仓库管理员负责《客户配货单》的配货、装箱、打包工作并根据《成品仓库管理程序》中的发货程序具体实施。
3.6驾驶员负责客户货物的运输、发送工作并严格按客户或公司指定的货运站及运输方式及时发送。
3.7电脑室负责收集和登记客户的传真配货单,并及时交收件人签收。
3.8营销统计员负责电脑统计《汇总发货单》。
3.9财务部主管负责汇总经营部发货单据,监督和控制客户欠款额度。
四、控制程序
4.1客户的发货单传真,必须由电脑室负责统一收集登记。营销部文员应根据传真货单及时交予该片区负责人并签收确认。
4.2各片区负责人收到客户交予或传真的要求发货的《配货单》后,认真统计该货单的发货金额并评审该客户的货款余额,如在规定的欠款额度内应在《配货单》上签字确认并及时交予仓库发货;如超过公司规定的欠款额度,应交经营部负责人审核同意后方可执行发货。片区负责人应严格按规定的权限内签名批准发货,如发现违反本控制程序规定的将严格按奖惩办法(5.2)执行。
4.3对签名确认后或经经理审批后的发货单,片区负责人应及时交予仓库配发货,严禁无故拖延影响发货时间而给客户和公司造成损失。所有《客户配货单》各片区负责人及仓库必须保存原单,作为发货和发生问题溯源的依据。
4.4经营部负责人必须随时对公司各客户发货情况进行查询和监督,严格按规定的权限审批《客户配货单》;对发货过程中发现的问题应及时予以解决;疑难及重大问题应及时汇报上级领导,取得充分授权和批准后方可最后确定。
4.5仓库主管收到经营部(经相关人员评审签名确认后)下达的《客户配货单》后应按仓库发货程序安排仓库人员及时配货,仓库人员应保证严格按配货单上的客户要求配货;仓库主管负责严格监督配货速度和质量,防止配错、漏配、短货和货单不相符的现象的发生。
4.6如仓库不能配齐或暂时短缺配货单上的产品,仓库人员应认真做好记录,列表存档以作为该品种向生技部下达生产任务的依据并及时通知该单的营销负责人反馈客户,以便客户做相应的变更。
4.7公司新产品或紧俏品种入库后,仓库人员应及时地通知营销片区负责人安排发样或通知客户看样发货;营销人员应保证公司每个新样都有发到公司各个客户手中,以确保公司每个客户系列产品上货齐全。
4.8对客户要求公司提供专卖店货架配件、喷绘等,专卖店形象负责人应按《采购控制程序》及时下单制做并负责监督和控制制作商的制做质量和速度,制作完毕后,应及时按客户要求配货;配货时应特别应注意包装的牢固性并认真清点配件、品种和件数,确保货架发货的准确性,防止错配、漏配、短货现象的发生。
4.9产品发出后,营销统计负责及时统计《汇总发货单》的数量和金额,录入电脑并确保财务账目的准确性。
4.10《汇总发货单》统计完毕后,营销文员负责及时审核《汇总发货单》并予第二天上午12:00前把《汇总发货单》传真给各客户,以便客户及时了解发货情况。
4.11驾驶员应随时了解仓库配货情况按时将货物发出,不得无故拖延并严格按客户和公司指定的货运站和运输方式发货。
4.12财务部主管按公司制定的欠款标准随时检查经营部发货及财务网络记录运行情况,监督和审核各客户的欠款额度,发现问题及时汇报上级领导并对违反本控制程序规定的行为严格按奖惩办法(5.2)执行。
五、奖惩办法
为确保本控制程序的有效实施,提高各相关执行人员的工作积极性,考核发货过程中各执行人员的工作业绩,特订本奖罚办法:
5.1客户交予的或传真的《配货单》如因各相关执行人员玩忽职守,粗心大意,无故拖延严重失职而造成不能按时给客户发货的,给予各相关执行人员50-100元的'罚款。
5.2仓库主管、片区负责人、经营部负责人超越权限,未按公司规定的允许欠款额度控制执行,任意批准发货超过公司规定的欠款额度的客户,经公司领导及相关部门评定分析,确属失职或有意的根据超越欠款额度和性质分别予以50-200元罚款。情节特别严重的,将按《公司法》追究其责任。
5.3在配货过程中,如因仓库人员玩忽职守,粗心大意,造成配错货、串号、漏货、少货或多货,根据失职程度,每次给予5-20元的罚款。
5.4新产品入库后,相关执行人员粗心大意,没有根据市场销售管理人员的安排及时给客户发样而影响产品销售的,处以相关仓库人员5-10元的罚款。
5.5客户要求发货架、喷绘的,如因专卖店形象负责人以及相关人员玩忽职守,粗心大意,在足够的时间内因不能按时给客户发货或配错货架和配件及漏配少货的而影响专卖店(专厅)开业或营业的,根据影响程序和性质,每次分别处于相关人员50-100元的罚款。
5.6营销统计员和营销文员未按时统计和传真给客户的,根据实际情况每次予以5-20元罚款。
5.7驾驶员未能按时发货或不按公司或客户指定的货运站和运输方式发货,给公司和客户因发货失误造成经济损失的,根据实际情况,每次予以5-20元的罚款。
5.8在发货过程中,各相关人员忠于职守,认真负责,一视同仁,一切以公司和客户利益为重者,发货工作成绩显着者、所负责的片区销售业绩明显提高者,公司将根据实际情况,组织相关部门评定,每月给予颁发人民币100-300元的奖金。
公司发货管理制度2
分公司要货及发货管理程序
1、范围
本程序对销售计划的管理、发货工作程序、管理职责等活动进行了规定;
本程序适用于所有与销售计划、发货有关的单位及部门(物资储运部、财务部等)。
2、目的
规范销售计划、发货管理,强化分公司的物流管理,合理地降低运营资金库存占有率,提高销售计划、要货开单的准确性。
3、职责
3.1分公司负责月、周要货计划和发货计划的编排、审报。
3.2物资储运部及第三方物流公司负责配送。
3.3财务处负责验审。
3.4销售管理部负责商业单位代销库存量及驻外仓库库存标准及库存比重。
4、活动
4.1分公司应对本省批发单位确定信誉额度,并在销售管理部备案。
4.2分公司每月25日前上报本分公司下月的销售预测,并上传销售管理部备案。
4.3分公司在遵照本月销售预测的基础上,提出周要货计划,在每周三之前由销售管理部汇总并提交生产制造部,指导公司生产作业,生产制造部每周向销售管理部提供货源情况。
4.3.1分公司周要货计划申报程序
(1)每周一总库向各分公司公布现有库存情况,便于与各商业单位协调
(2)业务主管制作商业客户要货计划
a业务主管对商业客户实际库存进行每周跟踪统计;
b有促销员的终端由促销员提报该终端货源短缺品种及数量;
c根据市场需求、商业客户库存状况协助商业客户申报要货计划,批发商计划须以零售终端为单位申报计划明细.
d业务主管汇总所辖区域客户要货计划,填写商业客户要货计划表。主要内容;单位代码、单位名称、经销/代销、要货品种、数量、配送方式(分驻外仓库配送、总公司直接配送、总公司集中配送三种方式);
e向分公司提交所辖区域商业客户要货计划表。
(2)分公司制作周要货计划
a汇总各区域商业客户要货计划表,制作分公司商业客户要货计划表;
b统计分公司驻外仓库实际库存,结合分公司商业客户要货计划表制作分公司周要货计划表;
c分公司周要货计划表制作规范:
a详细填写计划表要素:分公司、时间、型号、数量。
b总要货品种及数量=商业客户要货品种及数量―驻外仓库实际库存品种及数量+驻外仓库安全库存量
4.4生产作业部门可根据规模生产要求,成批组织生产,并预留库存,销售管理部制订提货权限(0.5…2),在第一个生产作业周结束前将权限及货源情况下发至销售分公司,便于销售分公司组织货源.
4.5销售分公司依照提货权限,适当修改要货申请,提出送货计划,填写计划要素:分公司或商业单位、时间、型号、数量、配送方式、配送地点、联系人、联系电话。
其中a、b类分公司可一周安排两次,c、d类分公司可一周安排一次,具体配送交由物资储运部。
4.6配送形式:
a总公司配送
①现款:
a经销商要货量满整车由总公司直接配送
b同城不同经销商要货量可凑足整车由总公司直接配送
c经销商要货量不足整车的要货由总公司配送至分公司驻外仓库。
②代销:
a经销商库存在信用额度内或已超额度但已付款的要货量满整车由总公司直接配送
b经销商库存超信用额度的要货部分经分公司汇总参考驻外仓库存状况统筹计划要货量由总公司配送至分公司驻外仓库。
b驻外仓库配送
①驻外仓库的产品首先满足有要货计划的经销商提货
②驻外仓库覆盖区域内的经销商已付款或库存在信用额度内的要货由驻外仓库配送,经销商自提的给予一定补贴。
③驻外仓库覆盖区域内的.经销商库存超信用额度的要货由驻外仓库分批配送,但送货时必须结清上批超额的货款
4.7销售管理部每月依据要货申请数量及送货数量,制订考核表,考核销售分公司的开单准确性。
(1)管理部对分公司的激励
周计划月考核,综合分公司每月各周计划履行情况,结合其他因素及综合指标制定一定履行比例给予考核。
(2)分公司对商业客户的激励
方式同上,建议对商业客户计划履行率按高于分公司指标考核,考核金额体现在对商业客户的奖励中。
4.8发货程序:
4.8.1向驻外仓库的发货程序:
销售分公司填报送货计划----内勤经理审核备案----物资储运部配送
4.8.2商业单位自提的发货程序:
销售分公司填报送货计划----内勤经理审核备案----商业单位自提
4.8.3商业单位从驻外库的发货程序:
a严格按照q/fgrwz15-20xx号文件《驻外仓库保管员工作职责》中的有关规定执行。
b驻外库保管员凭经省经理签字、或省经理书面授权人签字认可的、业务员出具的提货单原件(如果用传真件,要求原件在三天内到驻外库),对商业单位发货。
c驻外保管员必须登记出库产品的型号、条形码、出厂日期、提货单位、提货车辆牌号等相关信息,以备查倒货使用。一旦因未登记产品的相关信息而无法查处倒货,则追究驻外库保管员责任。
d驻外库保管员每天将驻外库的进、出、存绘制成表,一份交办事处,一份留存。
5.此管理规定在原工作程序执行基础上实施,过渡期限为2个月。
公司发货管理制度3
1、目的
为规范公司的发货管理,提高车辆使用效率,制定本制度。
2、范围
本规定适用于储运部的发货及货物运输的管理。
3、职责
3.1储运部经理负责发货及货物运输的管理工作;
3.2仓库管理员负责发货的日常工作;
3.3配货员负责货物的配置及装车;
3.4驾驶员负责货物的运输工作。
4、管理办法
4.1仓库管理员接到销售管理部的《送货通知单》后根据需要分配给配货员。
4.2仓库管理员、配货员《送货通知单》按照《成品仓库管理制度》整理货物,并按单成垛堆放在发货区。配货时应仔细核对单位名称、所需产品的品名、型号、规格、数量等信息。
4.3配货时注意检查、核对,无误后及时在卡片上减库。最晚次日完成数据录入工作。
4.4配货员、驾驶员在货物装车时,核对《送货通知单》,保证单位名称、货物品名、型号、规格、数量等信息准确无误。
4.5《送货通知单》一式二份,仓库将有驾驶员签字的留底,另一份随车,待货物送完,第二天归还仓库,上交销售管理部,通知客户。
4.6储运部凭销售管理部《送货通知单》,储运部每天12:30之前装完当天的发货物,货车12:30~13:00发车,延误需做出说明,并请相关部门确认。
4.7货物运至物流公司,货运司机应监督卸货工作,保证所卸货物符合《销售发货清单》的要求。
4.8在办理托运手续时,应仔细核对,保证填写内容准确、清晰,并妥善保管好相关单据。
4.9货运司机未对上下车的货物进行核查或核查不准确而导致发货错误,需承担50%的'损失。
4.10货车在发完货后,按要求应返回公司,若因任务较多或不正常情况的发生(如堵车等)而无法返回公司,应立即电话通知储运部负责人,由储运部负责人安排货车的停放地点,并在行车日志上记录有关情况。
4.11对于同一物流公司有较多货物的,根据事先约定与对方联系,让对方上门来拉货以节约公司运输费用。
对供应部通知的原料提货和销售管理部通知的退货产品提货工作,储运部应进行合理安排,一般情况,从接到《工作联系单》或通知电话时起二个工作日内完成提货入库工作,若供应部有加急要求,应按要求完成。
4.12协助供应部完成供货商送到公司的大件原料的卸货入仓工作。
4.13储运部必须建立物流公司档案,档案内容包括物流公司基本信息、营业执照复印件、营业地址、法定代表人、联系方式、运输路线、每条线的运输单价和批量价等内容(运输单价和批量价报财务,便于财务审核)。
4.14每年开展一次物流公司的评价和选择工作,由销售管理部组织储运部和财务部一起进行,储运部负责提供档案数据,销售管理部主要评价运输时间和服务质量,财务部主要评价运输价格。
4.15对于涉及a类客户和平均月运输量10吨以上的物流公司,应与其签订送货合同,要求其保证及时将货物准确送达客户,对违反合同的行为处以重罚。对于办理托运快件的物流公司,要求其及时反馈信息,确保快件能按时到达。
4.16货物遗失或损坏须向货运单位索赔,未索赔由储运部承担50%的损失,索赔不妥在部门的月度绩效中扣分。
4.17储运部经理每月按时做好托运费的结算统计,交财务部审核。
公司发货管理制度4
一、发货制度
第一条
为规范公司的发货管理，保证货物及时发出从而确保客户满意，特制定本制度。
第二条
发货审核：所有需发货的事项必须经一定的审批程序，严禁在审批手续不全的情况下发出货物。
公司发货审核程序：
客户需等待确认货款全额到款后，即安排发货；如果客户选择的是货到付款，则由客服电话联系确认顾客购买意向后，即安排发货。出库单必须要由部门领导签字，持出库单到供应链领取货物。
第三条
发货前物流员先打印出库单，找部门领导签字在到仓库领取货物。包装好商品，做好发货准备，最后联系快递公司取货。
第四条
货物数量额大的直接由总公司大仓库发货，打印出库单，找部门领导签字再传真给大仓库那边。备注好发货时间和客户地址，根据客户的.轻重缓急联系快递公司，包装好商品，做好发货准备。
第四条
发货时间：周一至周五8：00前统一发货；17：00之前付款的订单（包括货到付款订单），当天发货，17：00之后付款的订单（包括货到付款订单），次日发货；客户付款后24小时内发货（周日和节假日除外）。如有特殊情况需延长发货时间，应由客服通知客户。
第五条
临时缺货断货：由客服在24小时内（周日和节假日除外）通知客户缺货断货情况，建议客户购买其他款商品。
第六条
物流跟踪：货物发出后由物流员跟踪快递配送情况，及时处理各项问题：
1)如果顾客未收到货物或顾客签收时发现货物损坏，物流员要及时联系快递公司了解情况并索赔，同时为客户重新配送货物或退款；
2)如果出现收货地址错误情况，则由客服联系顾客取得正确收货地址，并通知快递公司。
第七条
发货统计、单据保存：订单完成之后，保留单据到财务处对账。
本制度自发布之日起执行。
二、发货流程
第一步
审核订单：顾客付款或客服确认顾客购买意向后，信息员完成ERP系统外部订单审核和订单送货单审核；
第二步
确认库存：库存有货则采取就近原则选择仓库发货，缺货则通知客户临时缺货，等待调配或更换同类商品；
第三步
打印单据：
1、仓库发货：信息员打印网上订单《出库单》、《赠送单》，物流员凭网上订单领取货物并打包，通知快递取货发送；
2、供应链发货：物流员凭网上订单通知供应商产品型号、款式，由相关部门直接发货给客户。
第四步
快递跟踪：后勤员凭快递单号追踪快递配送情况，及时处理反馈各项问题；
第五步
订单完成之后，信息员将所发货物统计好，并与财务部门对接好。
二、仓管管理及发货流程制度
1、增强安全意识，库内严禁吸烟，上下班前后对仓库的门窗、货物、电源、消防器材等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证库房和物资的安全。
2、仓库是财物重地，非仓管人员不得随意进出停留，不允许代存私人物品，不私自拿用、外借物品，不得白条抵库。
3、严格执行公司各项规章制度和工作纪律，按时上下班，工作时间不擅离职守，负责做好仓库的清洁卫生工作。
4、严格执行出入库手续。仓库人员对所保管的物品，平时应做到勤抽查，勤核对，保证做到账物相符，账账相符。如有盘盈盘亏，要提出书面材料，查明原因，并及时上报财务部门，追究相关责任。
5、产品入库，仓管员应认真核对，及时开具入库单，注明入库产品日期、名称、规格及数量，入库人员及仓管人员审核无误后签名。
6、客户发货或公司领用样品时，仓管员应及时开据出库单，注明发往地、客户姓名、所发货的产品名称、数量，提货员及仓管员审核无误后签名。
7、收到退货后应及时做退货入库登记，登记内容应包括：客户地址、客户名称、退回的产品名称及数量等，退货员与仓管员审核无误后签名；同时应与原入库新品分开保管，对于箱子、包装物造成的毁损要及时上报办公室，确定具体数量后，进行再加工；
8、仓库人员收到发货通知，应及时发货，如因缺货或其它原因不能发货，应立即告知办公室相关人员。
9、若货运部通知客户不提货或要原货返回时，应立即上报办公室销售负责人，由办公室人员与业务员联系做相应处理；
10、每月25日协助财务人员对库存物资进行盘点，并及时将盘点结果上报办公室销售主管，销售主管可定期对库存数量进行抽查。
11、一般情况下，每天的发货时间为8：00——18：00，业务人员在规定时间内上报发货信息，确保发货员及时发货；
12、入库单、出库单和发货、退货运费票要保存完整，待到每月与办公室对账时及时上缴给会计人员；
13、应利用空闲时间对发往各个地方的货运部进行了解，积累经验，优胜劣汰，以便使货物能够迅速到达客户手中。
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