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研究生会档案管理制度（精选5篇）
现如今，越来越多地方需要用到制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。想学习拟定制度却不知道该请教谁？下面是小编精心整理的研究生会档案管理制度（精选5篇），仅供参考，欢迎大家阅读。
研究生会档案管理制度1
第一章总则
第一条研究生档案管理是研究生教育管理工作的重要组成部分。为实现研究生档案管理工作的标准化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》和教育部第27号令《高等学校档案管理办法》，结合我校实际情况，制定本办法。
第二条研究生档案是指研究生在录取、培养、毕业、学位授予、就业等活动过程中形成的，记载个人学习情况、政治思想品德、科研能力、奖惩情况等具有重要保存价值的文字材料及原有个人档案的总和。
第三条研究生档案管理工作严格贯彻执行党和国家相关法规和制度，严密保管，确保研究生档案的完整、准确与安全。
第四条本办法适用于我校按国家计划招收的全日制硕士和博士研究生的档案管理。非全日制研究生档案管理可参照此办法执行。
第二章管理机构与职责
第五条研究生档案实行学校归口管理、研究生培养学院及相关职能部门密切配合的管理制度。
第六条研究生院职责
1、建立健全研究生档案管理制度。
2、对研究生培养学院档案管理工作进行培训指导。
3、负责签收研究生新生档案，按照所属学院进行整理、转递。
4、负责毕业研究生档案的.邮寄。
5、处置取消入学资格、注销学籍的研究生的档案。
第七条培养学院职责
1、落实《新疆农业大学研究生档案管理办法》（试行），结合学院实际，健全学院研究生档案管理相关办法。
2、指定专人负责研究生档案管理工作，并将研究生档案工作纳入学院工作计划和相关人员的职责范围，定期进行检查总结。
3、审核、立档、保管研究生在读期间档案。
4、整理、移交毕业生档案至研究生院。
5、负责研究生档案的查阅、使用等相关事宜。
第三章新生档案审核与立档
第八条拟录取考生档案所在单位根据我校开具的调档函在录取通知书发放后至新生开学报到一周内，经中国邮政EMS档案专用通道或机要形式寄送至我校研究生院，研究生工作办公室负责签收并按照考生所属学院进行分类整理，在新生开学两周内转交至研究生培养学院。
第九条新生档案
（一）学籍档案审核研究生培养学院对拟录取考生档案进行审核，审核内容包括：
1、将新生录取名册、居民身份证与本人档案材料进行比对，确保录取人员和入学报到人员为同一人；
2、最后学历与报考学历是否一致，对入学资格进行复查；
3、报考研究生前各个学习和工作阶段的档案材料是否齐全。
录取为我校全日制全脱产研究生档案必须转至我校，是我校研究生奖助学金评选的重要依据。凡是不转至我校的研究生，研究生培养学院须明确告知学生本人，研究生学业期间不得享受奖助学金及评优评先，且中途不再接收学生档案。
（二）立档要求
4、研究生培养学院指定专人清查新生档案，根据材料内容填写《研究生新生档案材料登记表》，审查人签署意见并加盖学院公章后放新生档案袋里留存。
5、将核查完毕的新生档案用我校统一印制的专用档案袋进行替换，档案袋封皮按要求规范填写，以学号顺序整理后立档。
第三章在校期间归档材料和要求
第十条研究生学籍档案应归档如下材料：
1、研究生入学前档案。
2、党团档案：加入党团组织的材料。
3、录取档案：研究生复试情况表、研究生录取登记表、研究生入学体检表、政审表。
4、学业档案：在校期间研究生成绩单、研究生开题报告、研究生中期考核表、学位申请与审批材料、毕业研究生登记表。
5、就业档案：毕业研究生就业通知书。
6、学籍档案：休学、复学、退学及保留学籍等学籍异动相关材料。
7、奖惩情况材料：研究生在校期间受校级以上的荣誉证书复印件或电子扫描件（加盖学院公章）、在研期间所受处分材料和解除处分材料。
第十一条归档要求：
1、档案材料必须是办理完毕的正式文件材料，材料中凡规定由组织审查盖章的，必须加盖公章，个人文字材料必须由本人签字。材料必须真实、完整、文字清晰，对象明确，注明单位及时间。若移交材料不符合归档要求，移交部门应按档案管理规定重新办理补交。
2、档案材料应使用规范的办公用纸，文字须用碳素墨水或黑色中性笔书写。涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处须签上经办人姓名并盖公章。
3、归档材料应使用原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位并加盖公章。
第四章档案查阅与使用
第十二条因工作需要或组织发展查（借）阅研究生档案，须携带相关单位出具的介绍信，未经批准，不得借阅。
第十三条查（借）阅档案时应做好登记，查（借）阅人须严格遵守档案管理规定，对档案内容不得涂改、添注、勾划等；不得随意抽取或增加档案材料；不得损坏档案材料。外借归还时，档案管理人员应根据档案目录逐一核对材料，履行归还手续。
第十四条研究生不得查阅本人档案，不允许研究生在研期间因任何原因自提档案。
第五章研究生档案的转递
第十五条研究生档案密封要求
1、在档案密封前，研究生档案负责人应再次核对研究生档案内容，认真填写存根，存根左联由学院自留备查，右联放入研究生档案中。
2、档案密封时，需将档案袋口压实不留缝隙；密封后，在密封处加盖密封专用章。
第十六条研究生的档案的转递
1、每学期学校授予毕业生毕业证书一个月内，研究生院会通知培养学院报送毕业生在研期间归档的所有材料，由研究生院负责邮寄研究生档案。
2、对已落实就业单位并已签订就业协议书的毕业研究生档案按毕业生《就业报到证》上的单位名称寄送。
3、在规定的择业期内未落实就业单位的，学校将其档案转至户籍所在地。
4、考取校外博士研究生的硕士研究生，其档案转至博士研究生录取院校。
5、申请退学或开除学籍的研究生档案，待学生本人办理完离校手续后，其档案邮寄该生户籍所在地。
第十七条研究生院将档案邮寄单号公布在研究生院网站上，为毕业生提供查询服务。
第六章检查监督
第十八条研究生院每年定期组织各研究生培养单位进行业务培训和工作检查，档案工作人员要熟悉相关业务，严格遵守档案管理纪律，确保研究生档案管理工作的有序、规范进行。
第七章附则
第十九条本办法自公布之日起执行，由研究生院负责解释。
研究生会档案管理制度2
档案是研究生会工作考查的依据，是研究生会进行调查研究、掌握材料、决定决策的一个重要方面。档案通过对研究生会开展的`各种活动提供依据和参考，记载活动方案、成果、经验教训，保证研究生会工作不断开拓创新，提高水平，丰富内容。为加强研究生会档案管理工作，特制定本管理制度。
一、活动档案的管理
1.由办公室统一进行档案管理，建立、健全、保管研究生会及各部档案。
2.每学期开始各部向办公室上交学期工作计划。
3.每学期期末各部向办公室上交学期工作总结。
4.各部举办活动前,应于活动前一周将活动申请表送交办公室，由主席团审阅批准后方可执行。
5.各部于活动结束后一周内将活动总结上交办公室备案。
6.办公室应注意保存一切具有审阅价值、参考价值、历史价值、纪念价值的相片、文件、资料、实物等。
二、成员档案的管理
为使研究生会内部管理趋于科学化、规范化，促进研究生会向更高层次发展，便于研究生会工作的顺利进行，研究生会为成员都建立《成员档案》，由办公室统一管理。
1.在成员进入研究生会时开始填写《研究生会成员档案表》，直至退出研究生会，最后由办公室存档。
2.《研究生会成员档案表》将详细记录成员在研究生会工作期间的工作表现、工作业绩、奖罚情况等。
3.《研究生会成员档案表》见附录。
三、《研究生会成员档案表》的说明
1.“面试结果”由成员进入研究生会的相关负责人员填写。
2.个人详细资料（姓名、性别、个人简介等）由成员本人进入研究生会时填写。
3.“研究生会工作经历”一栏每学期填写一次。其中“主席团意见”分别由主席团根据成员本学期内的表现，并参考成员所在部门负责人意见填写。
4.“奖励与处罚”由主席团根据本人在研究生会中的具体情况填写。
5.《成员档案表》的收发、整理工作由办公室负责。
研究生会档案管理制度3
研究生档案是研究生教育的重要历史资料，也是学校档案管理的重要组成部分，为了做好研究生档案的收集、整理、保存、利用等工作，特制定如下管理办法。
第一条研究生档案管理由分管研究生教育的院长负责，由研究生教学秘书负责收集、整理和存档。
第二条研究生档案的分类及内容
一、文件档案
学院和研究部下发的以及本院制定的有关研究生教育的各种文件、通知。
二、本院导师档案
导师有关情况（做成表格，包括年龄、职称、发表论文情况、所带专业、方向、所带学生等基本情况。
三、复试档案
复试人员名单；复试安排表；复试原始记录；复试成绩。
四、录取档案
每年度本院录取学生名单及其研究方向。
五、培养方案档案
本院年度培养方案及规划。
六、课表档案
每学期各年级课程表。
七、期中教学检查档案
学期例会工作安排及落实情况；课堂教学检查及听课记录；研究生工作会议的原始记录；学生座谈会原始记录；期中教学检查总结。
八、成绩档案
研究生课程成绩档案由研究生学籍成绩记载表、研究生学籍档案袋、各门考试课程的试题、答卷本和成绩单组成。
九、教学实践档案
每个研究生在校期间《教学实践情况考核表》原件。
十、开题报告档案
开题导师和专家名单；开题报告原始记录；开题报告原件。
十一、预答辩档案
答辩资格审查通过学生名单；预答辩委员会名单；答辩安排表；答辩原始记录；原始评分及投票记录。
十二、答辩档案
答辩委员会名单；答辩安排表；答辩原始记录（委员会成员及记录者要签名）原始评分及投票记录；学位论文及答辩成绩表。
十三、毕业生档案
个人培养计划；论文评阅书；开题报告；论文初稿；修改稿；学位申请书；总成绩表（研究生部盖章）；毕业生毕业论文的初稿、定稿（各一份）；本院毕业生名单、获学士学位名单、毕业证号及学位证号（做成表格、研究生部盖章）；每届毕业生合影。
第三条研究生档案由研究生教学秘书负责日常管理，其它人不得随意查阅研究生教育档案，确需查阅必须经分管院长批准。
第四条凡需查阅研究生教育档案的`，应在档案存放地查阅，一般不得带出档案存放地或拿回家查阅。
第五条研究生教学秘书应保证档案的完好，人员发生变动时应在分管研究生工作的院长监督下做好档案移交。
研究生会档案管理制度4
硕士研究生的档案，是研究生在校期间学习和品行的重要记录。对研究生在校期间的档案进行管理是研究生教育的有机组成部分，也是研究生管理工作水平的重要体现。为使我校研究生的档案管理规范化、科学化，根据《普通高等学校档案管理办法》及相关文件，特制定本暂行办法。
一、基本原则
（一)凡在研究生教育、教学管理和教学实践活动中形成的具有保存价值的'文字、图表、声像、电子材料等均属研究生档案。
(二）研究生档案作为反映研究生教育、教学管理和教学活动的原始记录，是研究生教育管理的重要组成部分。各有关单位必须充分重视研究生档案的归档和管理工作，实行教育管理工作与档案建档工作同步进行。
（三）研究生档案应根据其在教育、教学管理和教学活动中的形成规律，本着保持其有机联系和便于利用、检查的原则进行归档。原则上同类材料组成一卷。
（四）研究生档案实行研究生处、系两级管理体制，有关单位应安排专人负责研究生档案的收集、整理、归档工作。
（五）档案材料质料根据实际情况确定，但原则上应存有纸质和电子质两种文本。
二、归档要求
（一）所有研究生档案按学科专业分类归档。
（二）考试试卷保存至研究生毕业离校后四年。
（三）每学期考试结束后，任课教师须将试卷或课程论文、标准答案及评分标准送研究生所在系保存。考试成绩单一式两份，一份交研究生所在系，一份交研究生处培养管理科。
（四）各有关单位要定期检查研究生教学档案的归档和管理情况，对存在的问题要及时发现，及时解决。
三、归档范围
（一）研究生处负责归档保管的研究生档案
1．综合类
（1）全校研究生基本情况表；
（2）学校和上级部门关于研究生教学管理工作的规章制度、质量评估、通知、文件、记录、总结等相关材料；
（3）研究生入学以前的档案材料；
（4）研究生报考材料；
（5）全校研究生课程选用教材及必要的配套教材样书；
（6）研究生毕业登记表
（7）毕业体检表；
（8）其他需要归入研究生个人档案的材料。
2.培养类
（1）学校关于制定研究生培养方案和教学计划的原则及要求，各学科专业的研究生培养方案和教学计划；
（2）全校研究生培养计划完成情况审核表。
（3）研究生学籍表
（4）全校研究生课程安排表；
（5）全校研究生课程考试安排表。
（6）全校研究生课程学习成绩单；
（7）全校研究生授课教师、指导教师师（含外聘）简介表；
（8）全校研究生实践基地（合作育人单位）分专业简介表；
（9）全校研究生获奖证书复印件；
（10）全校研究生教育教学质量监控材料。
3.学位类
（1）全校研究生学位论文成绩表；
（2）全校研究生学位论文（含电子文本）；
（2）全校研究生学位申请书及有关材料。
（二）各硕士点单位（系部）负责归档保管的研究生档案
1.综合类
（1）本学科专业研究生基本情况表；
（2）党员或团员的组织材料；
（3）本学科专业研究生教育管理工作会议记录；
（4）本学科专业研究生教学质量自评材料；
（5）反映本学科专业课程改革与建设及管理的典型性经验总结材料、教学研究论文、获奖材料复印件；
（6）本学科专业研究生在校期间科研成果统计表及成果复印件、证明材料等；
（7）本学科专业优秀研究生教学成果奖励证书复印件；
（8）其他需要归入研究生个人档案的材料。
2.培养类
（1）本学科专业研究生培养方案和教学计划；
（2）本学科专业研究生培养计划完成情况审核表；
（3）本学科专业研究生教学任务书和课程安排表；
（4）本学科专业研究生课程教学大纲；
（5）本学科专业研究生课程考试成绩登记表；
（6）本学科专业研究生课程考试试题样卷、标准答案及评分标准；
（7）本学科专业研究生课程考试试卷和课程论文；
（8）本学科专业研究生课程检查材料、听课记录及质量测评结果；
（9）本学科专业研究生个人培养计划表；
（10）本学科专业研究生课程学习成绩单；
（11）本学科专业研究生教学实践考核表；
（12）本学科专业研究生社会调查考核表；
（13）本学科专业研究生学术活动考核表。
3.学位类
（1）本学科专业研究生学位论文开题报告书；
（2）本学科专业研究生学位论文中期考核表；
（3）本学科专业研究生学位论文答辩与评审材料；
（4）本学科专业学位论文成绩一览表；
（5）本学科专业学位论文（含电子文本）。
四、研究生档案的接收
（一）研究生录取名单确定后，研究生处即向考生发出调档函，调档函应直接寄发给考生本人。
（二）每年新生9月入学后，研究生处对接收的研究生新生档案进行整理，并在9下旬分送各硕士点系部核查，各硕士点系部在10月上旬送到研究生处。
（三）研究生在学期间的个人档案，应以系部为单位，分专业进行管理。已整理完毕的研究生档案用研究生处专用档案盒装好，并标明档案编号、所属系部、专业、姓名，分类放入档案柜中。
五、研究生档案转移
（一）研究生在学期间，如有重大变动（如转学、退学、开除、出国、身故等），其档案应及时按有关规定转移或处理。
（二）研究生毕业前半个月，各系部必须将研究生的档案材料按专业分类并按顺序整理装袋，送交研究生处。研究生毕业离校2周内，研究生处将整理装封好的档案材料按照《合肥学院研究生档案材料目录》进行登记，完成研究生档案的整理工作。
（三）毕业研究生档案的寄送
1.毕业研究生离校，其个人档案由研究生处按就业协议或调档函所列地址，在毕业离校后2周内以机要通信（或特快专递）方式寄出。
2.毕业研究生未能按规定时间找到就业单位可以办理暂缓就业，暂缓就业期间，根据本人申请并签订档案代管协议，其个人档案仍由研究生处保管，保管期限原则上为2年。
3.转移毕业生档案，应通过机要通信途径或派专人呈送，不得让毕业生个人携带。
4.转递毕业研究生档案，必须进行登记，转递时应附上档案回执，并要求接受单位收到档案后寄回回执。
六、研究生档案的借阅
（一）研究生个人不得借阅本人档案。各系部查阅研究生档案必须由所在系部研究生主管领导、研究生工作办公室负责人查阅。档案只能在档案室内借阅，无特殊原因，不得带出档案室。
（二）查阅档案的单位或个人未经同意不得擅自摘抄或复印档案材料，确因需要从档案中取证的，必须经研究生档案管理负责人批准后，才能复制。
（三）各系部只能查阅本系部的研究生档案。其它单位查阅研究生档案，应持相关单位介绍信，经研究生档案管理负责人批准后方可查阅。
（四）查阅档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自对外公布档案内容，对违犯规定者，将视情节轻重，依据《中华人民共和国档案法》给予处罚。
（五）各系部应尽量集中时间查阅研究生档案。如有特殊情况需查研究生档案，需提前预约并经研究生档案管理负责人同意。新生档案在整理入档完毕后对外开放。
（六）研究生在学期间如有单位借用研究生档案材料，必须履行档案借出和归还登记手续。
七、附则
（一）本办法由研究生处负责解释。
（二）本办法自20xx级研究生入学后开始试行。
研究生会档案管理制度5
第一章总则
第一条为适应我校研究生教育综合改革的需要，实现研究生档案管理的标准化、规范化和科学化，根据国家档案管理的有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。
第二条研究生档案是记录和反映研究生个人经历的重要文字材料，是考察研究生本人学习、工作、生活和成长情况的重要依据，研究生档案管理是研究生教育和管理工作的重要组成部分。
第三条研究生院（研究生工作部）负责研究生档案管理工作的指导监督，各研究生培养单位负责研究生档案的保存管理。
第二章拟录取考生档案的审核和整理
第四条拟录取考生的档案由研究生院（研究生工作部）负责签收，根据研究生招生办公室提供的拟录取名单，按照考生所属研究生培养单位和专业进行分类整理。并于每年九月下旬移交至研究生培养单位。
第五条研究生档案材料移交时，须填写研究生院（研究生工作部）统一印制的《档案移交登记单》，一式两份，由交接双方确认核对后签字，各执一份。
第六条各研究生培养单位负责对拟录取考生档案进行审核，审核内容包括：
1.报考研究生前各个学习和工作阶段的档案材料是否齐全；
2.最后学历与报考学历是否一致；
3.相关党团材料是否齐全。
第七条各研究生培养单位须将拟录取考生档案审核情况反馈给研究生院（研究生工作部），审核不合格的考生档案由研究生招生办公室退回考生原单位，材料不齐全的要求考生补齐。
第八条审核合格的拟录取考生档案作为研究生入学前档案材料，由所属研究生培养单位负责管理和保存。
第三章研究生在校期间相关材料归档
第九条研究生档案材料包括入学前档案和在校期间归档的材料，研究生在校学习期间应归档的材料包括以下内容：
1.硕士研究生归档材料：党、团组织相关材料；攻读硕士研究生入学登记表；硕士研究生登记表；成绩单；授予学位证明书；毕业研究生登记表；就业通知书；入学体检表；学籍异动材料；推免生材料；奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。
2.博士研究生归档材料：报考攻读博士学位研究生登记表等考务档案材料；博士研究生登记表；授予学位证明书；毕业研究生登记表；成绩单；入学体检表；学籍异动材料；奖惩材料以及其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料；非定向博士研究生还应包括就业通知书。
第十条研究生档案材料归档的有关要求：
1.每份档案袋上要列出研究生归档材料的具体目录，详细记载归档的主要材料。
2.研究生归档材料应真实准确，完整清晰，凡规定由组织审查盖章的，应当加盖公章，规定由本人的签字须由本人签字。
3.档案材料须用蓝黑钢笔或签字笔填写，严禁涂改、修补和其它技术处理。
第四章研究生档案的查阅与使用
第十一条校外有关单位和个人因工作需要查阅研究生档案的，应当由2人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的.介绍信，出具有关身份证明，说明查阅内容及目的，方可在档案管理人员在场的情况下查阅档案，并按规定予以登记。
第十二条研究生档案一般不予借阅，确因工作需要必须借阅的，应当由借阅单位出具证明，填写《研究生档案借阅审批表》，经各培养单位主管领导批准后方可办理借阅手续。
第十三条研究生档案借阅时间不得超过7天，若情况特殊需延期的，应补办借阅手续。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
第十四条查（借）阅研究生档案时，应当严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制档案内容。
第十五条研究生本人不得查阅个人档案。确有极特殊原因需要复制本人相关档案材料的，须由研究生本人提交书面申请，说明需要何种证明材料和使用目的，经各培养单位研究生档案主管领导批准后，由档案管理人员按规定办理。
第五章研究生档案的转递
第十六条研究生毕业后，由各培养单位按照研究生院（研究生工作部）关于毕业生档案封装要求进行整理、封存，并在规定时间内移交给研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）通过中国邮政进行转递。
第十七条毕业派遣研究生档案的转递依据为就业通知书；升学研究生档案转递依据为录取通知书或调档函；在职研究生档案的转递依据为其单位所开具的调档函。
第十八条毕业研究生档案若因特殊情况需个人提取的，须提供档案接收单位调档介绍信和提档人有效身份证件。
第十九条在毕业研究生档案转递完成3个工作日后，研究生院（研究生工作部）将档案转递去向在研究生院网站学生管理栏目的最新动态进行公布，为毕业研究生提供查询服务。
第二十条结业、肄业和中途退学的研究生档案，各培养单位根据接收单位出具的接收证明材料报研究生院（研究生工作部），由研究生院（研究生工作部）统一进行转递。
第六章研究生档案管理的检查监督
第二十一条研究生院（研究生工作部）要对各研究生培养单位研究生档案管理工作进行不定期检查，确保研究生档案管理工作的有序进行。
第二十二条研究生档案管理的相关工作人员要熟悉档案管理业务，严格遵守档案管理纪律，确保研究生档案的连续、完整与安全。
第七章附则
第二十三条本办法自公布之日起执行，本办法由研究生院（研究生工作部）负责解释。
第二十四条本办法自公布之日起，《东北财经大学研究生档案管理办法》（东北财大研究生研发[2012]13号）同时废止。
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