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办公室文档管理制度（精选11篇）
在现在的社会生活中，我们都跟制度有着直接或间接的联系，制度是国家法律、法令、政策的具体化，是人们行动的准则和依据。拟定制度需要注意哪些问题呢？下面是小编为大家收集的办公室文档管理制度，希望对大家有所帮助。
办公室文档管理制度 篇1
一、总则
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。同级相关方函、电、来文。
二、收文的管理
第三条公文的签收：
凡来公司公启文件（除领导订启的外）均由办公室收发员登记签收
第四条公文的编号保管：
1、办公室收发员对上级来文拆封后应及时附上"外来文件流单"，并分类登记编号、保管。
2、公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室收发员进行登记编号保管，不得个人保存。
第五条公文的阅批与分转。
1、凡正式文件均需由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由收发员分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2、一般函、电、单据等，分别由办公室收发员直接分转处理。
3、为加速文件运转，办公室收发员应在当天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。
第六条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交办公室，切忌横传，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"，办公室收发员应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、办公室收发员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如确系工作需要备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转，以防丢失。
三、发文的管理
第七条发文的规定：公司上报下发正式文件由办公室负责。
第八条发文的范围：
1、凡是以公司名义发出的文件、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、下发文件主要用于：（1）公布规章制度；（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；（3）公布体制机构变动或干部任免事项；（4）公布重大经营管理、技术、生活福利等工作的决定；（5）发布有关奖惩决定和通报；（6）其他有关重大事项；
3、上行文件主要用于：（1）对上级呈报工作计划、请示报告、处理决定；外发文主要用于：（2）同相关单位联系有关重大经营管理、技术、人事、物资供应等事宜。
4、在日常经营管理、技术工作中，有关图纸、技术文件、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由相关业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。
5、各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，可以各业务部门名义发会议纪要。
6、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各部门的`名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。
四、发文程序与要求
第九条发文程序规定：
1、各部门需要发文，应事先向办公室提出申请；拟搞人应填写《发文拟稿单》，并详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、标定日期；
2、草拟文稿必须从公司角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。
3、办公室对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿部门重新拟稿；
4、经办公室审查修改后的文稿，送主管领导核稿（对文稿内容、质量负责）；
5、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理清楚；
6、需经会签的文稿，由办公室在交付打印前送会签部门会签；
7、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号打印；
8、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
9、文件打字后，由办公室派专人分发并检查落实情况。
五、文件的借阅和清退
第十条各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人同意后办公室方可借阅。
第十一条借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十二条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。
六、文件的立卷与归档
第十三条文件的归档范围：
以公司名义形成的文件统一由办公室负责归档；其它部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档。
第十四条立卷要求
1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向办公室移交，清单一式两份。（交接部门各留存一份备查）。
七、文件的销毁
第十五条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，办理销毁手续。
办公室文档管理制度 篇2
1、秘书科负责文书档案的立卷归档工作，每个季度的第一个月完成上季度的立卷归档任务。
2、凡归档的文件资料必须完整齐全，遵循文件的形成规律，进行科学的.分类、编目、登记和必需的加工整理。
3、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，使用档案者必须爱护档案，不得擅自抽拆、涂改、勾划、污损档案。
4、借出使用的档案必须妥善保管，不得带入公共场所。
5、不得向无关人员谈论档案内容。
6、文档必须排列整齐，编号准确。并做好防霉、防虫、防火、防盗等工作。确保档案齐全。
办公室文档管理制度 篇3
一、目的
为使我公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合我公司实际情况，特规定本制度。
二、权责范围
集团公司行政人事部为本制度管理的权责部门，负责本制度的拟定、审核及执行解释；总经理负责本制度的批准执行。集团公司行政人事部负责本制度的落实与实施跟进。
三、文件种类
本制度所指公文，包括决定、决议、指示、公告、通告、通报、报告、请求、批复、函、会议纪要及其他各种文件、资料等。
四、文件发行程序
1、各部门依据内、外部信息确定文件编制任务。
2、新编制管理型文件编制完成后，由原编制单位人员进行校对工作，需发行的报行政人事部统一处理，技术型文件报技术质量部进行处理，严禁自行将公文直接送呈公司领导或相关职能部门。严禁在报送的公文上自行加贴标记或签署意见。
3、行政人事部受理公文应当检查公文是否符合报送要求。审核重点是：是否符合行文规则；内容是否合法；涉及其他部门的事项是否已协商会签；文种使用、公文格式是否规范；附件是否齐全。
4、经审核，对符合行文规则的公文，行政人事部及时进行登记编号
存档，并加盖德高公司“文件发行专用章”，不符合行文规则的公文做退件处理。对于符合规定需发行的文件，需在一个星期内必须发行。
5、公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
（1）涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明"特急"、"急件"。
（3）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。由行政人事部统一编排发文字号。
（4）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（5）主送机关指公文的主要受理机关，标注时应当使用全称或者规范化简称、统称。
（6）公文如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件顺序和名称。
（7）对外公文可根据实际情况按不同子公司报送，并应有总裁签字，及加盖印章。
（8）成文日期以负责人签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。
（9）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关名称置于印发日期上方。
（10）印章：印章是公文制发单位对公文生效负责的凭证。公文除会议纪要、印有特定版头的.普发性公文外一律加盖印章。印章上沿不压正文，下沿印压成文日期，做到“骑年盖月”。
（11）主题词：由反映公文主要内容的规范名词或名词词组组成，
按上级机关要求和《公文主题词表》标注，位于抄送单位上方。“主题词”三个字用三号黑体字。
（12）公文用字除上述规定外，应选用三号宋体字，从左至右排。公文中汉字和标点符号的用法应符合国家标准，计量单位和数字用法符合国家主管部门的`规定，公文用纸幅面规格采用国际标准A4型，左侧装订。
6、公文承办必须做到：
（1）坚持规范与时效并重，呈批公文一般按照公司领导的排列顺序由后往前依次呈送。要件、急件先送主要领导。
（2）提高办文效率，及时将领导批示内容登记并录入公文管理系统，跟踪准确。
（3）坚持急件急办、密件密办，严格遵守保密法规和保密纪律。
（4）树立服务意识，及时回复有关查询。但非行文单位不得查看公文办理情况。
7、已办结的公文，行政人事部应将公文原稿和领导批示整理编号存档。
注：对于技术性文件由技术质量部依照以上流程作业。
五、文件的修订与管制
（一）管理型文件的修订
1.文件和资料在使用过程中，如有相关单位发现不适之处或其他因素需进行修改时，请统一由原编制单位提出申请，并将“文件更改申请单”（附件1）报行政人事部进行审核，由集团总经理批准。
2.修订文件如为跨部门运作时，修订单位需将拟修订稿件及内部文件修订传阅单（附件2）一并送至各部门会签，会签完成后，再将
修订稿件送审批部门审批，方可发行。
3.文件修改内容如属重要作业流程或影响现行作业的，包括重要表单的修改，修改单位必须会签各部门意见，再行审批、发行。（二）技术型文件的修订
1.凡涉及研发的技术性文件，如：工程图纸、产品规格等，则由研发部自行编制和修订，发放。
（三）文件的管制
1.凡公司管理型文件（如程序、制度、规定等）由行政人事部统一管理，归档。
2.凡公司技术性文件由技术质量部统一整理，归档。
3.当行政人事部收到客户、供应商、外单位所供文件类、技术数据或国际标准，公文、密码电报、传真、机要文件时，应对收集的外来文件编制目录清单，进行登记（附件3），并在其文件上加盖“外来文件”印章，以示区别。需要传阅的文件资料，可以电子档形式发送至相关部门，如需以文本形式传阅，则由行政人事部作登记（附件4），并由各传阅部门签字确认。
4.以电子媒体形态存在的外来文件，行政人事部或技术质量部应将其列印一份以备用。
5.公文发出、接受、内部运转、查阅、借出必须登记，并在交接时履行签收手续，需要借阅时，需向管制部门说明借阅理由，并在借阅登记表（附件5）上记录，不得私自将已借阅的公文传阅，借阅完毕需立即归还。
6.各部门人员应将文件看成本公司财产的一部分，并列入移交项目。
7.秘密公文的印发传达范围应当严格按照要求执行，不得自行翻印、复印或转载，不得携带秘密公文外出。
8.公文立卷应根据公文特征、相互关系和保存价值分类保管，保证公文齐全完整，便于保管、查找和利用。
9.联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其他单位保存复印件。
（四）文件的换版及废止
1.当文件和资料修改次数超过10次以上，则由相关部门提出将整套文件更换版本。
2.如果文件换版时文件编号或名称发生变化，应重新履行文件发行流程.
3.过期或作废的公文应在失效之日起一周内交管制部门归档，各部门不得私自销毁。
4.没有归档和没有价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁公文时，应当进行登记，由二人鉴销，保证不丢失、不遗漏，严禁将内部公文作为废弃物随意丢弃或外卖。
4.技术性文件由技术质量部依照以上流程操作。
六、文件和资料编码原则
1.部门代码
2.文件及资料的版本号编码原则
A---第一版B----第二版C----第三版，以此类推3.文件和资料的版次编码原则
0----修订初始01----第一次修订02----第二次修订，以此类推
七、文件定期审查
1.为确保各有关部门使用文件和资料均为有效版本，由行政人事部或技术质量部定期对所管制文件进行查核。
2.对于所查不符合文件，由责任部门于一星期内回复改善措施，管制部门进行追踪处理。
八、附则
1、未尽事宜，参照《国家行政机关公文处理办法》执行。本规定执行中的具体问题，由行政人事部负责解释。
2、管理规定自公布之日起实施。
办公室文档管理制度 篇4
为了进一步加强办公室的管理，确保各项工作的顺利展开，营造一个良好的.办公室环境，特制定本制度：
一、基本制度
1、进入办公室必须着装整洁。
2、在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。
3、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。
4、不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭，更不允许吸烟。
5、各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。
6、办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。
7、不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。
二、会议制度
1、参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出席会议者应先请假，同意后方有效。
2、社联干部参会时，务必做好会议记录，以便及时安排和布置工作。
3、每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。
4、各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。
三、值班制度
1、值班人员必须按时到办公室。
2、工作中必须热情、礼貌、认真的原则。
3、在值班记录本上详细的记录当日的值班情况。
4、做好办公室清洁卫生。
办公室文档管理制度 篇5
为创造一个整洁有序的`办公环境，增强工作人员的责任感和归属感、推进局日常工作规范化、秩序化、树立全局形象，经研究制定办公室值日制度篇，局内工作人员需严格执行：
一、值日时间
值日人员需在早晨7:30之前到达办公室，完成责任区域的卫生保洁。
二、值日范围
地面、桌、椅、打印机、废纸盒、电话、门窗、烟灰缸、污水盆等公共范围。
三、值日职责
1、桌椅、物品每次使用后摆放整齐;
2、及时清理茶水杯、烟灰缸;
3、打印纸张及时整理回收，杜绝浪费;
4、下班离开前关闭灯、空调等设备电源;
5、值日人员外出之前确定好替补人员，并报给负责人员。
四、卫生标准
1、地面无污物、污水、浮灰;
2、桌面物品摆放整齐，桌椅摆放端正;
3、电脑、打印机等设备无污迹、灰尘。
局内每位工作人员需注意个人办公桌面整齐，文件、物品摆放有序，保持区域卫生清洁。每周评比一次，最好与最差成绩在局内QQ群内公示，评比成绩累计达三次最差者，在所属办公室连续值日一星期。
办公室文档管理制度 篇6
一目的
为规范中煤兴安公司办公区域环境卫生管理，创建文明、整洁、优美的工作环境，特制订本规定。
二适用范围
本规定适用于中煤兴安公司办公区及周边区域卫生值日的管理
三工作职责
各部门值日人员保持各部门办公区及周边区域的环境卫生综合部负责检查各部门值日执行情况
四工作规定
1值日人员需在当天8点之前到岗，对部门办公区域进行简单规整，包括：所有人员办公桌的简单整理、垃圾箱的检查清理、办公室的开窗通风、保证可视范围内没有垃圾。
2值日人员需检查会议室的卫生，清理会议室内垃圾桶、烟灰缸，保证会议室环境的整洁，并开窗通风。
3值日人员需在当日下班时，检查部门办公区域内的门窗关闭情况，所有电器的.关闭情况，清理办公室及卫生间的垃圾桶、烟灰缸，保证办公室的整洁。
4对于出差和外出办事的值日人员，其它人员需协助其完成职责。
5综合部值日人员负责抽查各部门值日情况，发现问题，及时通知部门主管。
6对于没有履行职责的值日人员，第一次进行部门内部批评，第二次通报主管领导。
五值日表略
办公室文档管理制度 篇7
1.检查时间：每月15日（如遇双休日、节假日等特殊情况可另行安排）。
2.检查人员：学校行政组织相关人员。
3.检查结果反馈：于周内张贴公布或网上公布。
4.检查内容：“净”，室内窗明地净，无明显垃圾，桌面干净整洁无杂物，电话电脑等公用设备擦拭干净，门后、垃圾桶旁等卫生死角保持整洁。“齐”，桌面物品摆放整齐，橱柜内物品摆放整齐，其它地方物品（扫帚、拖把、垃圾桶等卫生器具等）摆放整齐。 “美”，办公室环境整体赏心悦目，物品摆放布局合理，无乱贴乱挂现象，办公室呈现一定的文化氛围。
5.检查细则（10分）：
（1）室内各类物品如办公桌椅、办公柜子、资料和作业本等用品无灰尘，放置合理并摆放整齐。 （2分）
（2）地面打扫干净，无废弃物，无堆积垃圾。 （2分）
（3）墙壁、门窗干净，室内无乱贴乱挂现象，无蜘蛛网。 （2分）
（4）办公室内没有多余物品，无杂物堆放，清洁工具整齐归放。（2分）
（5）在明显处张贴轮流值日名单，检查时能积极配合。（2分）
办公室文档管理制度 篇8
一、总则：
1、办公室全体工作人员，必须热爱本职工作，认真完成职责范围内的各项任务，模范遵守工作纪律，不迟到，不早退，不擅离职守，不在工作时间干私事。
2、考勤内容包括按时到岗，坚守岗位和加班等情况。具体包括迟到、早退、事假、病假、旷工和加班等。
3、请假必须事先履行请假手续，经批准后方可离岗，一般不得事后补假。因情况紧急来不及填写请假单者应电话向主任请假，返回后及时补填请假单。
二、请假：
1、请假必须填写请假单，按规定程序审批。
2、公休假、婚丧假等国家规定的假均须履行请假手续，经主任审批同意后，按国家有关规定执行。
3、请假期限将到，若要续请，必须提前一天办理续假手续，续假手续与请假手续相同。续假以一次为限。
4、上班后在主任和考勤员处及时销假。提前返回，病事假按实际离岗时间计算。
三、签到制度：
1、上班实行签到制，上班后10分钟内为签到时间，超10分钟按迟到记录，提前20分钟下班按早退计算，迟到或早退30分钟以上者按旷工半天记。
2、因工作原因不能按时签到者，本人写明原因，主任签署意见后，不作为迟到计算。
办公室文档管理制度 篇9
一、办公室是处理教育教学业务的公共场所，每一位教师都有保持办公室文明、整洁、舒适的义务。
二、办公室要注意整洁。办公桌（包括桌上的物品）要摆放整齐，其它物品摆放要有条理；保持墙壁整洁、不乱摆衣物、不乱涂乱贴、不乱钉它物，做到布置合理；不乱丢扔纸屑、瓜果皮壳等杂物，废旧物品应及时恰当处理，确保办公室地面的卫生。
三、办公室内严禁吸烟，工作期间不得大声喧哗、不得闲聊和影响他人工作。非办公室人员无工作联系不得随意进入。办公室内全体成员要团结统一，同事之间要相互尊重、相互关心、相互帮助。每一位教师要谈吐文明，注意坐姿，注意细节，以身作则，为人师表。
四、办公室内不开无人灯、无人扇。电脑应正确使用，倍加爱护，人走关机；教师应把电脑作为教学和工作的工具，如制作课件、查阅资料等，并通过网络拓宽专业知识，提高教学能力；严禁在上班时间利用电脑聊天、玩游戏、看电影、听音乐等。电话为工作联系之用，严禁利用电话闲聊。
五、值日教师要做好当天的'份内工作，同时监督其他教师保持办公室的清洁卫生，下班离开前要自觉将电脑、电灯、电风扇等关好，锁好门窗，做好安全保卫工作。
办公室文档管理制度 篇10
1、在院党委的领导下，负责全院性的秘书、党务管理工作。
2、及时传达院党委会的决定，了解全院各项常务工作情况，随时进行综合分析，发现问题及时准确地向院党委反映。并注意收集职工对执行院党委决定的反应情况。
3、负责同上级党委和院外有关方面的工作联系，做好医院党务信息的.收集、整理、反馈工作。
4、协调院党委领导安排各种常务会议，负责召集院党委会议等，并做好会议记录，督促检查会议、决议的执行情况。
5、负责拟订院党委的工作计划、总结，草拟院党委领导交办的各种文件，负责院党委公文的核稿和催办，并及时上报下发。
6、按照党务公函的处理程序，做好党委文件的收发、登记、传递、传阅、立卷、归档、保管、利用和保密工作。
7、按照印鉴及党委介绍信管理制度，做好院党委印鉴和常务介绍信的使用和管理工作。
8、严格遵守党委各项规章制度，经常深入科室，做好调查研究。协调各科室工作联系，根据院党委领导指示，承办有关综合性、临时性工作。
办公室文档管理制度 篇11
1、严格遵守上机操作规范，不得携带非法、盗版vcd、dvd盘片及未经信息中心许可的各种软件、u盘和mp3上机使用。
2、正确使用计算机设备，发现故障和问题及时向信息中心报修，确保正常使用，不得随意维修。
3、不得在计算机上安装与教学无关的游戏、聊天软件，更不得随意安装更改计算机程序软件设置。
4、使用计算机设备时注意用电安全，下班后关闭计算机和总电源。
5、办公室计算机设备未经信息中心许可,不得由任何人带出办公室。
6、学校信息中心将不定期对使用情况进行抽查，抽查的结果将在周会上公布。
7 、上班期间，不准进行与教学无关的.电脑游戏、听音乐和网络聊天等。
8、严格遵守《国家互联网管理制度》，不得擅自进入未经许可的他人计算机系统删改文件或发布他人信息。一经发现严肃处理，不得在网络上散发恶意信息，冒用他人名义发送信息，侵犯他人隐私。
9、做好计算机显示器、主机及计算机桌的保洁工作。
10、夏季雷雨天不得使用计算机，同时切断总电源。
11、对于违反制度的教师将批评改正，由于人为因素造成的软硬件设备损坏，后果自负。
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