机关单位档案管理制度

时间：2023-06-07 02:05:15 管理制度我要投稿

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机关单位档案管理制度

　　在快速变化和不断变革的今天，制度的使用频率逐渐增多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。我们该怎么拟定制度呢？下面是小编精心整理的机关单位档案管理制度，欢迎阅读与收藏。

机关单位档案管理制度

　　机关单位档案管理制度篇1

　　第一条为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本制度。

　　第一章档案人员岗位职责

　　第二条档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。

　　第三条严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。

　　第四条对本局各部门的档案工作进行业务指导。

　　第五条维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。

　　第六条机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。

　　第二章档案归档制度

　　第七条凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，均属归档范围。

　　第八条归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。

　　第九条归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。

　　第十条会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。

　　第三章档案保管制度

　　第十一条档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。

　　第十二条要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14—240c之间，湿度保持在50—65%之间。

　　第十三条库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。

　　第十四条综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。

　　第十五条定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。

　　第四章档案保密制度

　　第十六条严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。

　　第十七条查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的`，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。

　　第十八条档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。

　　第十九条外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。

　　第二十条机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。

　　第五章档案利用制度

　　第二十一条利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好，如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效。

　　第二十二条档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。

　　第二十三条档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。

　　第二十四条任何人不得把档案占为已有。

　　第二十五条对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。

　　第二十六条利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果。

　　第六章档案安全制度

　　第二十七条本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。

　　第二十八条对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。

　　第二十九条综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。

　　第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。

　　第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。

　　第三十二条工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。

　　第七章档案统计、鉴定、移交和销毁制度

　　第三十三条凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。

　　第三十四条建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。

　　第三十五条在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。

　　第三十六条对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。

　　第三十七条销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。

　　第三十八条凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。

　　第八章会计档案管理办法

　　第三十九条会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。

　　第四十条会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。

　　第四十一条本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。

　　第四十二条会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。

　　第四十三条档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

　　第四十四条档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。

　　第四十五条档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。

　　第四十六条会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。

　　第四十七条在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。

　　机关单位档案管理制度篇2

　　一、引言

　　众所周知，现在机关单位中的档案种类已经不是过去只有一些文书类的档案，随着近几年科技的快速发展，现在档案开始变得各式各样，包括声像档案、实物的档案、科技档案以及专业档案等等各种信息。档案的种类在逐渐的增加，那么查找信息的时间也就会随之大大的增加，这就需要机关单位的管理者与员工都应该以一种全新的管理方式来代替过去的服务模式。目的是能够满足员工们可以快速便捷的查询到自己所需要的信息。除此之外，机关单位在平日的工作中，不但会产生许多的纸质版的档案，而且还会有大量的一些电子类的档案文件，这就会造成档案室接收的文件变得越来越多。档案的存储量会大量的上升。基于以上几点可知，扩大其档案资料的收藏与管理工作是势在必行。

　　二、目前机关单位档案管理工作中存在的不足

　　（一）机关档案管理工作缺乏一定的实施力度，并不能对其进行充分的利用。

　　当前的机关单位对这些档案的管理工作的作用以及意义基本上有了一个正确的认识，而领导也提出了员工要加强对档案工作管理。但是实际的情况却因为部门不同而存在一定的差异。很多的员工知识单纯的认识到档案管理这项工作的表面作用。认为档案的管理是为了即在单位的日常琐事、保管工具以及抄写记录。

　　与此同时，对于已经建立的档案资料，其管理者与员工并不能对其进行充分的利用，这就使得档案出现了形式化的一些色彩，造成档案管理的价值也就不能得到很好的体现。如何才能加强激光档案的管理工作，不但是当前形势其发展的要求，同时也是我们档案管理工作者必须面对和解决的问题。本篇文章的笔者对机关档案管理这项工作进行了叙述，并指出机关的档案管理的工作中存在的一些问题，并在此基础上提出了相对应的解决措施，进而强化其档案管理服务性工作能够高效的开展。

　　（二）档案管理人员的素质普遍较低。

　　档案管理的工作只是作为机关单位中日常工作的一部分，因此在人员的配置方面是缺乏一个专业的'档案管来人员。几乎所有的档案管理的工作人员他们在专业技能和素养这两方面都有很大的不足，对于档案资料的搜集、分类与管理等等的工作是缺乏一个专业的知识与相应的工作热情。这就使得他们在档案的管理随意性相对来说大一些，会对档案的价值产生一定的负面影响。

　　三、如何有效的做好机关档案管理工作

　　（一）对现在的档案资料做进一步的深入与完善。档案的管理人员在对档案进行收集与整理的过程中就应该对文件做一个明确的分类，并进行准确的编号。同时要队文件的资料做一个科学合理的分类与陈列，或者是可以依照不同的部门而对其进行分类。也可以依据不同的属性与作用而对档案进行分类。这样可以在一定程度上减少了其手写借阅信息而花费的时间，同时还能够避免了因为借阅资料的损坏或者是丢失的情况。不但能够提高服务的质量，而且还能够提升档案的工作人员的一些专业技能。

　　（二）引进和充分的利用信息化的技术管理与档案保存，保证档案能够通过网络而进行一个在线的服务与信息资源的共享。

　　首先将纸质版的档案原件做一个扫面，将这些档案能够以电子图片的形式对其做二次的保存、管理与使用。通过此种方法，不但可以对档案进行了备份，而且还能够避免其纸质版的档案在保存的过程中因为天灾或者是人为的事物而造成的文件丢失、损坏或者是被污染。除此之外，还能够避免因为过多的借阅以及使用的过程中出现的档案的损坏等等的一些现象。进行电子档案的保存不但可以保护了一些贵重档案的源文件，与此同时也可以为企业减少了一些没必要的损失。

　　其次，机关可以开展一个在线服务的系统。档案的工作人员完全可以通过电脑将一些费隐私的、重要性不是很强的档案的电子信息，通过使用关键词或者是其他的一些搜索的条件，将电子的档案做一个科学的分类。也可以将档案的资料做归类，或者是直接将一些信息资料依照部门、属性以及作用等进行分类。

　　这样可以在需要一些相关的资料做查找的时候，工作人员能够及时有效的从大量的档案资源中迅速的查找到正确的信息。工作人员再对档案的资源进行归类与整理之后，完全可以借助网络的连接，而实现电脑上资源的共享。同时需要对档案做实时的更新和维护，员工们可以通过自己的计算机而查找所需要的信息与资料，这样就能够减少了借阅资料而需要的时间，提高了查找资料与办理手续的效率。

　　（三）机关领导要加强对档案管理工作人员的执行与监督。

　　一般情况下，员工在工作中的重点与方向几乎都是以另外的指示与态度来作为风向标的，领导除了要加强对档案管理这项工作的关注与投入，更重要的是要做好对员工的监督与执行的工作，真正的将其进行贯彻与落实，而不是一句口号而已。提高报关信息设备的安全可靠性。企业和事业单位的信息部一定要完善处理，保管信息的设备，提高信息管理工作需要的硬件以及软件设备的水平。高水平的硬件，软件设备不仅能够提高信息利用的效率，同时还能够提高对信息的保护层级，防治外来不法分子对信息进行窃取。

　　四、结束语

　　档案见证了各个机关单位的成长历程，与此同时更是我们管理工作中必不可少的组成部分。随着经济的快速发展，面对新时代、新的挑战。机关中的档案管理者与工作人员应该在工作的过程中不断的提升自己的专业技能与职业素养，积极创新、努力进取，提升机关档案管理部们的综合素质与服务的水平，进而为机关单位未来的发展而打下坚实的基础。

　　参考文献：

　　[1]陈春丽。做好新形势下机关档案工作[J].华北电业。2006（05）48.

　　[2]逄爱青。浅谈努力做好新时期机关档案工作[J].科技创新导报。2008（22）238.

　　[3]范霞。机关档案工作的现状与建议[J].河北供销与科技。1998（07）36.

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