公司通讯管理制度

时间：2023-04-29 21:37:37 管理制度我要投稿

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公司通讯管理制度

*公司通讯管理制度

第一条：为了提高公司的经营管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。

公司通讯管理制度

第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。

第三条：公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务，公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。

第四条：电话总机的管理

电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下：

接听外线电话时，应说“您好！迎海集团，请问您找哪位？”；

当对方告诉分机号码时，应说“请稍等！”；

如果分机占线时，应说“对不起，电话占线，请您稍后再打过来”

前台人员接听内线电话时，应说“您好，前台”。

第五条：电话分机的管理

公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。

员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语“您好，×××（员工姓名）”。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。

电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的，须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后，报公司总裁批准后方可开通。

对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨打长途电话，一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。

员工因临时工作需要打长途电话的，须填制《长途电话申请单》，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上。

拨打长途电话时，必须使用ip特服号（如17909、17951），以节约费用。

禁止利用公司电话聊天。员工在上班时间如拨打或接听私人电话，应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。

严禁员工利用公司电话（包括分机和直线电话）进行拨号上网、拨打声讯台或信息台查询非业务信息。

未经公司或电话所有人的同意，拨打长途电话。一经发现，除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分，直至开除。

电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。

第六条：直线电话的管理

总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理，可以根据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。

申请配备直线电话，一律报集团董事长批准。

第七条：传真的管理

公司传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。

前台人员发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给收件人。

员工因为工作需要而发送传真的，应填制《传真申请单》，经部门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将《传真申请单》递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。

对发送保密性高的文件，可由前台人员进行指导，由员工个人亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。「 1」「 2」「 3」

对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。

员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。

第八条：移动电话的管理

公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费），按具体情况给予一定金额的报销限额标准。

原则上，集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。

公司对移动话费实行“员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负”的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的《移动话费报销限额参考标准表》，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的，公司只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。

核定移动话费报销限额的流程为：

主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门经理出具审定意见后，报主管领导审批。在公司的限额参考标准内，主管领导可以直接批准。对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司总裁批准。

对经理级以上的管理员工，除需报主管领导批准外，一律报公司总裁审批。

总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。

移动话费报销限额参考标准如下：

外勤（100%）

复合勤（70%）

内勤

（40%）

说明

总监、董事长助理

400元/月

280元/月

160元/月

1、外勤：是指经常外出办理公务的员工。

2、内勤：是指较少外出公务的员工。

3、复合勤：是指较多外出公务的的员工。

此标准仅供核定时参考。

副总监、总裁办主任

350元/月

245元/月

140元/月

经理、总裁助理

300元/月

210元/月

120元/月

副经理

250元/月

175元/月

100元/月

主任

200元/月

140元/月

80元/月

对已核定报销限额的员工（包括普通员工和管理级员工），如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的，应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和行政/人力资源部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。

行政/人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。

凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24小时开机（如不能24小时开机的，但须提供其他电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态，但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的，一个月内出现三次以上（含三次），除取消当月移动话费的报销资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。

员工在有固定电话的场合（办公室、家里），应使用固定电话通话。使用移动电话拨打长途电话时，必须应使用ip特服号码（如17951、17909等）。

(1)(2)(3)

使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）的移动电话，不给予移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。

员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码，否则公司有权取消其移动话费报销资格。

对员工因开通个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动qq或其他费用等），公司一律不予报销。

新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销，对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。

员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。

第九条：电子邮箱的管理

公司将不断在推行办公无纸化、自动化，并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。

对经常与外部进行业务联络的员工，由公司向网络服务提供商申请购买专用的外部邮箱。

对不经常与外部进行业务联络的员工，公司只为其配备内部邮箱。内部邮箱可以在公司局域网内发送内部邮件（指接收者邮件地址后缀为）和外部邮件（是指接收者邮件地址后缀不是），但只能接收内部邮件，而不能接受外部邮件。内部邮箱不得印在员工的名片上。

公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件，设置好各种应用功能。员工应熟练使用邮件软件的各种功能，员工每日上班后，须及时打开邮件软件，及时接收、阅读、回复电子邮件，并做好重要电子邮件的备份。