规范业务工作流程 提高计划工作质量

规范业务工作流程 提高计划工作质量

规范业务工作流程 提高计划工作质量 计划工作是供应工作的龙头。计划工作质量的好坏直接影响到能否及时地组织到站段运输生产所需要的物资，所提供的物资价格是否最低、质量是否最优、能否保证安全。计划员的业务能力是计划工作质量好坏的关键。由于去年的管界调整，济南局的物资管理与上海局的管理模式有所不同，原济南局制定的一些规章制度已不适应新的形势的要求，加之计划员的岗位经常变动，计划员的业务素质参差不齐，导致在业务工作中出现了一些问题。尽管圆满完成了物资供应任务，但离规范管理的要求有一定的差距。个别计划员工作中处理问题想当然，执行规定不到位，个别敏感环节缺乏控制，不能相互制约，可能会产生舞弊行为，考核时有时没有标准，比较随意。因此将业务流程进一步规范，统一要求，形成靠制度管人的科学机制，十分必要。   一、计划工作存在问题的表现及分析   经过座谈，存在的主要问题有以下几个方面： 1.站段提报的书面计划项目不齐全，特别是当站段对进料渠道进行建议时，不清楚是站段的意见还是个别计划员的个人行为，一旦出现质量或价格等方面的问题，容易出现扯皮，不利于界定双方的责任。 2.业务负责人对站段的用料需求掌握不全面，一旦发生供应不及时的情况，很可能已经造成了不良影响，或当事人私下处理，不利于事前督促和事后考核。 3.部分计划员执行比质比价采购的规定不到位，同一种物资价格变动过于频繁，外地物资比质比价标准过宽。当地物资标准虽然很细，但单项物资达到标准的数量有限，同类物资够标准，但和以前的规定不一致。 4.部分业务员发票处理不及时。有时料已经送到单位好长时间，但发料单未开，时间滞后，给站段核算带来不便，个别发票时间过长，易形成悬帐悬案。 5.个别计划员工作不严谨，台帐填写不规范，填写项目不齐全，传递不及时。 6.个别计划员工作拖拉。由于对工作内容无明确的时间要求，考核时不好定性。   二、工作流程的作用及其制定的原则   工作流程是指为完成某一目标或工作任务时进行的一系列逻辑相关的活动的有序结合。如果保证工作取得好的结果，就必须控制好流程的运行。 例如计划工作，从接受站段申请计划开始，一直到把物资送到站段投入到运输生产当中，就是一个具有相当环节的业务流程。只有把每一个环节控制好了，才能保证计划工作质量。 制度是维系流程正常运作的规范，要根据流程的每一个环节，制定科学的工作标准，明确每一个环节应达到的要求。切实做到工作有标准，考核有依据。不因人员变动而使工作产生偏差。 我们对计划员的工作职责进行了认真梳理，确定了主要工作事项。主要包括：计划受理、计划确认、计划上报、编制采购计划、实施采购、单据处理、悬帐悬案处理、优质服务、物资纪律几个方面。对每一个事项都明确了具体要求，完成时间及考核人员。 主要遵循以下原则： 1.全过程控制。流程包括计划员所能涉及到的所有工作项目，不留死角。 2.闭环控制。有要求，有考核，有反馈。 3.与上级政策相一致。严格执行处里的各项规定。 4.逐级负责制。计划员、业务负责人、监管组各司其职。 5.持续改进。流程是一个不断完善的过程，根据新的情况和执行中出现的问题，及时进行修订。   三、流程要点 1、月度计划必须是规范的书面计划，包括经办人、审核人、单位领导签字。如站段对进料渠道进行建议，须有单位公章和单位领导签字。临时追加计划如果是电话要料，接电人要做好记录，品名、规格、型号、需用时间要记录齐全，主管计划员不在，应由接电人代记，事后及时告知。站段申请计划经科长签字确认。  2.按照路局物采管（2005）33号《关于公布物资采购分工范围的通知》。属物管处采购的物资经科长签认后一日内及时报物管处。 3. 必须从准入供应商中采购，确需从非准入单位采购的，经科长签字报监管组同意后方可采购。属集采分供范围的，按集采分供渠道价格执行，不得随意调整。当地料单项2000元以上或同类同批物资5000元以上，外地料1万元以上的，纳入比质比价范围。一次采购金额10万元以上的，实行竞价采购并报监管组备案。所有采购计划均应填写采购信息传递单，要求项目填写齐全，不得漏项，在物资入库前传递至仓库作为仓库收料依据。月度计划2个工作日之内完成，急用料随时原则上不超过半个工作日。 4. 采购实施，按批准的渠道、价格执行，通知有关渠道及时配送。跟踪了解送料入库情况，原则上一律入本站仓库，确需直送站段的，需由科长批准。当地料2个工作日。外地料5个工作日。 5. 当地供应商每周送发票（或附表清单）一次，外地供应商每半月寄送发票一次，计划员收到发票后五个工作日内收发料单必须传至仓库。发票应及时报销，杜绝月底集中报销，每月15日前收到的发票当月必须报销，15日后收到的发票次月必须报销，特殊原因不能报销的要向科长说明原因。找科长签字报销时应挂支单、发票、采购计划齐全。单据要规范、准确，直发料或有需要说明的物资，应在备注栏详细注明发货时间、票号等信息。发料单经接收单位签字确认后，计划员不得私自通知管库员变更价格，确需变更价格的，要报请科长同意。 6. 悬帐悬案处理，按时间顺序编制成表，写明形成原因，由科长设定时间，限期处理。 站段有退换货要求的，计划员不得私自进行处理，需向科长汇报，落实清楚原因后再决定是否予以办理。 7.计划员不得私自转结站段送来的发票，确属生产急需产生的情况，由科长向站领导汇报后决定是否办理。 8、对待用户要主动热情，不得推诿扯皮。服务中规范使用文明用语，杜绝服务忌语。有不良反映的，按控制程序进行处理。每月到市场了解价格行情一次以上，随时掌握市场变化，并写出书面报告报监管组和科长各一份。每月携带走访记录本到主要用料站段走访一次以上，征询用户对我站所供物资的质量、价格、服务等方面的意见和建议，经被访单位签字后报科长审阅。 9、严格遵守有关规定。不得和供应商串通，比价信息、采购计划、采购价格等资料要妥善保管，不得外传。不得接受供应商的吃请、礼金及有价证券。 10、有违反上述之一条的，在次月考核工资中扣发当事人50--200元。   四、结束语 企业管理提倡以人为本，管好人首先要管好岗位。不断完善岗位管理文件，实施科学的流程再造。将工作中的得失及时进行总结，上升为制度，实为管理的精髓。

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