人事档案管理办

[精华]人事档案管理办法7篇

人事档案管理办法1

　　一、公司人事档案管理办法总则

　　为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及《企业职工档案管理工作规定》，结合公司实际，制定本办法。

　　1、人事档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

　　2、在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

　　二、公司人事档案管理办法职责

　　(一)综合办劳资员

　　1、负责正确应用好档案，做到职工档案工资的准确无误。

　　2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。

　　3、负责登记工人工作变动情况。

　　4、负责为有关部门提供职工情况

　　5、负责定期向本单位档案室移交档案。

　　(二)综合办档案员

　　1、负责保管工人档案，做好对劳资使用档案情况的监督。

　　2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。

　　3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。

　　三、公司人事档案管理办法管理规定

　　(一)工人档案的内容和分类：

　　1、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证明等材料;

　　2、自传材料。是指自己撰写的传记材料;

　　3、鉴定、考核、考察材料。包括实习、毕业鉴定，学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料;

　　4、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料;

　　5、政审材料。包括政审表，政治历史问题和本人检查交代及证明材料，申诉及落实政策的材料;

　　6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料，退出党团组织和民主党派的材料等;

　　7、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料;

　　8、处分材料。包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料;

　　9、招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。包括岗位工种变动审批表、工龄改变证明、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证明等材料;

　　10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大-参-考价值的，以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。

　　11、材料内容混在一起无法按上述分类的'，按其主要内容确定归类。

　　(二)档案的收集、鉴别与归档

　　1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

　　2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。

　　3、档案材料不齐全的，应由劳资部门负责收集、补充，经分管领导批准后归档。

　　4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。

　　5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

　　6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。

　　7、 各类归档材料一般按每项材料形成的时间，由远至近依次排列。其中第一类，应将一份近期职工登记表(履历表)放在首页(在目录上仍按时间顺序排列)。

　　(三)档案的保管

　　1、建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

　　2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

　　3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案。

人事档案管理办法2

　　一、目地

　　为了能更高效的的员工人事档案开展妥当管理方法，高效的保守机密;与此同时为了保障个人档案的一体化，避免原材料毁坏，有利于高效率、规范有序运用档案文件，特制定本管理方法办法。

　　二、档案保管具体内容

　　1、职工入职档案：个人简历、员工入职登记表、面试人员登记表、招聘面试纪录及工资待遇核准事宜审核、笔试试题、身份证扫描件、学历学位证影印件、离职证明书、各种合同书及协议书。

　　2、职工培训档案：学习培训通知、培训总结报告或是评定结论、学习培训审核表、职工派遣培训协议、外出培训登记表(资格证书正本)、员工技能培训统计分析表。

　　3、绩效管理档案资料：将员工绩效考核相关信息按月分类梳理。

　　4、职工离职档案：职工转岗包含职工与企业消除(停止)劳务关系，身亡等情况。

　　三、档案资料有关规定

　　1、基础管理

　　1.1标准：分类依据、存档立即、排列有序、层级清晰、梳理标准。

　　1.2员工入职前，人事部对个人档案信息真实性、实效性进行核实，若有虚报，可不予以录取和辞退解决。

　　1.3对个人档案按入职时间归类存档，按在职员工、离职人员进行梳理，并立即备案于《入职员工人事档案登记》(见附件一)《离职员工人事档案登记》(见附件二)，并且在档案资料前页填好各种各样人事资料的名字以及对档案资料开展序号，个人档案正常情况下是保存起来。

　　1.4当在职人员的相关信息有变更时(如文凭变化、身份证号变化、本人专业技术职称变化、婚姻状况变化等)，需及时将相关信息影印件交人事部存档，正本现场检查。

　　1.5激发和录取入公司员工，需在办理流程前调取档案资料。则在签到新的工作岗位前，对加入或新创建的档案资料都应该备案。

　　1.6对团队进行了解、考评、学习培训、奖罚产生的原材料一定要搜集、梳理维持档案完好性，存档的`原材料务必用心辨别，确保原材料真实的、文本清晰、办理手续完备。原材料需经审核盖公章与本人签字的，需在盖公章、签名后存档。

　　1.7职工离职档案每月排查，此外归档，档案保存正常情况下三年后才可消毁(高管组核心人员保存该员工转岗8年止)。

　　1.8人事部档案员需要注意档案保管自然环境清洁、干净整洁。

　　1.9档案资料应归类序号储放，一个职工一个序号，避免同名重姓职工档案交叉式，制电子目录，便于查看。

　　2、档案查、阅览

　　2.1档案资料分成信息保密与非保密，信息保密档案资料严禁查看，必须要在档案库房浏览，不可借出;非保密级档案资料因工作需要查、阅览，须填好《查、借阅人事档案单》(配件三)，通过行政部门人事部主管准许后才可查、阅览。

　　2.2任何单位一般不可垮单位查、阅览个人档案，下属职工不可查、阅览上级领导职工的个人档案。

　　2.3公司级领导干部、行政部门人事部可以直接查、阅览员工人事档案。

　　2.4全部通过审批后阅览的个人档案需要在三天内偿还人事部(除突发·情况能延长)，对阅览后期满未归还者、偿还毁坏、擅自打印档案资料者、遗失者按照公司档案管理的有关规定解决。

　　2.5人事部搞好查、阅览备案，并且在《人事档案借阅登记本》签名备案(配件三)。

　　3、查、阅览档案资料常见问题

　　3.1不可修改、圈划、提取、更换、毁坏档案材料。

　　3.2不得随意打印、拍照档案内容，如有工作必须从档案资料中调查取证需经行政部门人事部主管允许。

　　3.3查、阅览者不得随意泄漏档案内容，违反者视情节恶劣，给予惩治。

　　4、档案消毁

　　4.1企业一切本人和单位非经允许不可消毁职工档案文件。

　　4.2一些档案资料到消毁期后，由人事部填好《公司员工人事档案销毁审批登记》(附注五)，经行政部门人事部主管审批后消毁。

　　4.3审核批准消毁的个人档案，人事部须仔细核查，将核准的《公司员工人事档案销毁登记》和即将消毁的个人档案搞好备案并存档，申请表保存起来。

　　四、制订、修定、废止与执行

　　本管理方法办法经行政部门人事部主管审批后，由人事部执行，修定和废除亦同。

人事档案管理办法3

　　第一章基本原则

　　第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

　　第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

　　第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

　　第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

　　第二章体制、任务和人事档案干部

　　第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

　　第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

　　第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

　　第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

　　第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。具体收集归档范围见附件。

　　第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

　　第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

　　第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

　　第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的`办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。お

　　第四章人事档案的管理和利用

　　第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

　　第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

　　第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

　　第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

　　第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。不得在电话里泄露档案内容。

　　第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

　　第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室办理。有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

　　第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。

　　第五章档案的转递

　　第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

　　第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

　　第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

　　第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

　　第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

　　附件

　　人事档案材料收集归档范围

　　１、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

　　２、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

　　３、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

　　４、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

　　５、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

　　６、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

　　７、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

　　８、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。

　　９、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　　１０、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

　　１１、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

　　１２、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

　　１３、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

　　１４、办理丧事活动中形成的悼词、讣告；非正常死亡的调查报告。

　　１５、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

　　１６、学生学籍变动记录材料。

　　１７、学生在校期间每学年的思想品德评定表。

　　１８、毕业学生体检表。

　　１９、其他可供组织参考有保存价值的材料。

人事档案管理办法4

　　为加强我局干部人事档案管理工作，提高档案业务科学管理水平，有效地保护和利用干部人事档案，更好地为干部工作服务，根据《出入境检验检疫系统干部人事档案管理办法》，结合我局实际情况，制定本办法。

　　一、我局干部人事档案工作由人事科负责，管理人员必须是政治可靠、作风正派、责任心强的中共正式党员。

　　二、干部人事档案管理部门的主要职责：

　　（一）保管干部人事档案，积累档案材料：

　　（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料：

　　（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和转递：

　　（四）登记干部职务、工资变动情况：

　　（五）为有关部门提供干部情况：

　　（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作：

　　（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导：

　　（八）推广、应用干部人事档案现代化建设管理技术：

　　（九）办理其他有关事项。

　　三、干部人事档案的内容和分类

　　干部人事档案是出入境检验检疫系统人事部门按照相馆党的干部政策，在培养、选拨和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拨使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。

　　其内容和分类如下：

　　第一类履历材料

　　第二类自传材料

　　第三类鉴定、考核、考察材料

　　第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、审批材料等）

　　第五类政治历史情况的.审查材料：

　　第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料：

　　第七类奖励材料（包括表彰奖励活动中形成的有关材料）

　　第八类处分材料（包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料）

　　第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及参加各种代表会的代表登记表等材料：

　　第十类其他可供组织上参考的材料。

　　四、干部档案管理范围应与干部管理范围相一致。其保管范围如下：

　　（一）干部（科级以下）档案正本，由本局保管，副处级以上干部建立档案副本。

　　（二）干部辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由本局保管；另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，装人事部门所属的人才流动服务中心保管。

　　（三）干部被开除公职后，未就业的，其档案由本局保管；另就业的，其档案转至有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

　　（四）干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由本局保管。

　　（五）干部死亡以后，按照《干部档案工作条例》规定保管：

　　（六）干部退（离）休以后，档案仍由本局保管。

　　五、干部档案的收集、临别及归档按规定执行。收集的材料必须经过认真鉴别。归档材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。归档材料均按《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，做到认真鉴别，分类准确，编排有序、编号、目录清楚，装订整齐。

　　六、干部档案应统一按国家档案案卷标准规格制作。档案材料按时间、内容、层次不同排序。编号归档材料统一保管，设专用库房，按《库房管理制度》做好管理工作。

　　七、干部档案的保管原则应是安全保密、便于查找，建立登记和统计制度，严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违反《档案法》、《保密法》的，要依法处理。

　　八、因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定：

　　（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案：

　　（二）人事科应根据规定，确定是否提供和提供什么材料：

　　（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中共党员到人事科查阅：

　　（四）档案一般不外借。对必须借出使用时，要说明理由，经过主管领导批准，要严格履行登记手续，限期借还，不得转借他人：

　　（五）任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案：

　　（六）查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者按有关规定给予处分以致追究刑事责任。

　　（七）借用、查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须经主管领导审批，获准后才能复制（拍摄）。复制的材料必须加盖公章，否则无效。

　　九、干部调动或职务变动后应及时将档案转给新的单位。转递档案应遵守下列规定：

　　（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带；

　　（二）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出：

　　（三）转递档案必须按统一规定的《干部人事档案转递通知单》详细登记，严密包封：

　　（四）收到的档案，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即返回。逾期一个月未返回，应催问，以防丢失。

人事档案管理办法5

　　第一条员工档案内容

　　（一）应聘人员面试评价表、新员工声明、试用合同。

　　（二）员工登记表、身份证、学历证、学位证、外语等级证书、各种资料证以及其他相关证件的复印件。

　　（三）员工档案照片。

　　（四）员工转正申请表、试用员工登记表、声明、劳动合同。

　　（五）员工异动申请表、异动交接手续。

　　（六）其他反映员工信息的材料。

　　第二条存档要求

　　（一）公司员工内部档案应及时、全面地收集到人力资源部统一保管；各部门应主动将平时形成的'应归档材料及时送交人力资源部保管；驻外机构在当地招聘的人员须建立详细的人事资料存档备查。并将所聘人员的主要个人资料整理汇总后（原件）交公司人力资源部存档。

　　（二）人力资源部对收集的归档材料按规定进行整理、装订并按员工顺序号进行存放保管。为确保档案的准确，每半年对内部档案进行检查、核对，同时不定期查看，做到防蛀、防潮。每年年底清理当年离职员工档案，并将离职员工档案移交公司档案馆保存。（具体保管要求按照公司《档案管理制度》执行）

　　第三条档案借阅

　　（一）查阅、借阅员工档案的人员须是部门经理及以上管理人员，且只能查、借其下属的档案。

　　（二）查阅、借阅员工档案的人员须填写《档案查阅（借阅）登记薄》。

　　（三）档案借出时间不超过5个工作日。查阅、借阅档案者负有保密义务和保管责任。

　　第四条附则

　　（一）本制度由公司规章制度编审委员会起草并修订，经公司职代会讨论并通过，自20xx年1月1日总经理签发公布之日起正式实施。

　　（二）须制作运用的管理表单有《档案查阅（借阅）登记薄》（执行部门可据实调配）。

　　（三）本制度由人力资源部负责执行，最终解释权归公司人力资源部。

人事档案管理办法6

　　为了加强公司人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事档案管理的规范化、制度化，根据国家和神华集团有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

　　第一条人事档案管理权限及职责

　　公司人事档案按照人事管理权限实行集中管理。

　　(一)公司人力资源部依据此规定，管理公司人事档案，并配备政治上可靠、责任心强的中共党员作为专职或兼职档案管理人员。

　　(二)档案管理员及其直系亲属的档案，由上一级档案管理人员(或分管领导)负责保管。

　　第二条人事档案管理职责

　　(一)保管人事档案;

　　(二)收集、鉴别和整理人事档案材料;

　　(三)建立人事档案名册，办理人事档案的查阅、接收和转递;

　　(四)登记人员职务、工资的变动情况;

　　(五)档案管理人员岗位变动时，应及时对所管档案进行清点，并履行交接手续;

　　(六)为有关部门提供人员情况;

　　(七)做好人事档案的安全、保密、保护工作;

　　(八)办理其他有关事项。

　　第三条人事档案的整理

　　整理人事档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录详细、装订整齐、格式统一。

　　(一)人事档案材料按照以下分类整理：

　　1.履历材料;

　　2.自传材料;

　　3.鉴定、考核、考察材料(包括各种考核、考察、述职、鉴定材料);

　　4.学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料)、职业技能鉴定材料;

　　5.政治、历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料、党籍、参加工作时间等问题的审查材料);

　　6.参加中国共产党、共青团、民主党派的材料;

　　7.奖励材料(包括授予各种荣誉称号、立功嘉奖、先进人物登记表及模范事迹材料，以及科技、业务工作等方面的奖励材料);

　　8.处分材料(包括甄别、复查等材料，免于处分的处理意见、违法犯罪判决书等);

　　9.工资、录用、任免(聘用)、转业、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;

　　10.其他可供组织上参考的材料。

　　(二)人事档案材料按照上述十个类别的顺序排列，应符合以下有关要求。

　　1.第一至四类、七类、十类材料，同一问题按形成时间先后顺序集中排列，以最后时间为准。

　　2.第五类、八类材料，同一问题材料集中后，按材料的主次关系排列，具体顺序是：上级批复、结论或处分决定;本人对结论的意见;调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料。

　　3.第六类材料，按以下顺序排列：入团志愿书、入团申请书、离退团材料;入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表;加入其他党派材料。

　　4.第九类材料，按所列材料的性质的不同排列，每一种材料再按时间先后顺序排列(如工资、任免等)。

　　(三)人事档案材料页码的编写要求：

　　1.对每份材料逐页分别编写页码，页码用铅笔标注在档案材料右下角(双面书写的材料，其背面页码标注在左下角)，档案材料目录不编页码。

　　2.每份材料的编号由材料的类别号、份次号组成，用铅笔标注在每一份材料的右上角，中间用短横线连接。例如：编号为3—1，是指第三类的第一份材料。

　　(四)人事档案目录的编排：

　　1.类号。标明本类档案材料的类别，根据档案种类材料的多少，每页档案目录可放两类或三类，由上而下排列。

　　2.材料名称。指档案材料的标题，档案材料没有标题的，应当依据材料内容拟写标题;原有标题太长的应适当压缩。

　　3.材料制成时间。填写档案材料形成的年、月、日，用阿拉伯数字标注。

　　4.页数。填写每份档案材料的'页数。

　　5.书写目录要工整、正确、美观，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水书写。

　　6.书写目录时，每类目录之后须留出适当的空格。

　　职务变动登记表。根据任免呈报表的变动情况，按变动时间顺序逐年填写，排放在档案目录后面。

　　工资变动登记表。根据工资变动情况，按变动时间顺序逐年填写，排放在人事档案第九类前面。

　　(五)人事档案的装订立卷：

　　1.拆除档案材料上的金属品，按照排好的顺序打孔，连同档案目录装订成卷。

　　2.将装订成卷的人事档案放入相应的档案盒，并在档案盒上标明编号、姓名。

　　(六)人事档案的补充：

　　1.人事档案要及时整理，对于工作中形成的需要归档的材料，应逐份插入相应类别，逐页标注页码，及时分类填写档案材料目录。

　　2.职务、工资有变动时，应依次填写变动登记表。

　　3.中层以上管理人员人事档案归档材料，须由公司组织人事部提供并审核后，方可归档。

　　4.基层管理人员人事档案归档材料，须由所在单位组织人事(劳资)部门提供并审核后，方可归档。

　　5.专业技术人员的学历认定、职称晋升等材料，须由公司组织人事部提供并审核后，方可归档。

　　第四条人事档案的保管

　　(一)根据安全、保密、便于查找的原则要求，对人事档案应严格、科学地保管。

　　(二)人事档案保管应设专门的档案库房，配备档案柜，房内应备有防火、防盗、防光、防高温等安全防护措施，要保持库房的清洁和适宜的温湿度(温度14——24℃，相对湿度45——64%)，并经常进行检查。

　　(三)人事档案的保管必须建立登记制度，并定期进行核对，发现问题及时解决。

　　(四)档案库房的钥匙不得随身携带，档案柜平时要锁好并保管好钥匙。

　　(五)严禁任何个人私自保存和复制人事档案。

　　第五条人事档案的查阅须遵守下列规定：

　　(一)查阅人事档案必须是工作需要并与其所从事业务相符，并按人事管理权限征得有关部门领导同意后方可查阅。

　　(二)查阅公司中层管理人员人事档案，须经人力资源部领导同意后，方可查阅。

　　(三)人事档案只限在档案库房查阅，一般不得借出。特殊情况需要借出，须按人事管理权限征得有关部门领导批准。

　　(四)查阅档案人员要爱护档案，切实维护档案的完整与安全，不得私自将档案卷折叠、拆卸调换、涂改、划道、复制、更不得遗失。

　　(五)查阅档案人员要遵守有关保密工作规定，不得随意将档案内容向无关人员泄露。如违反规定造成不良影响应承担相关责任。

　　(六)因工作需要从人事档案中取证的，经主管领导审查批准后，才能复制有关档案材料。

　　(七)对利用信函了解档案有关内容的，经主管领导批准后，只能提供与信函有关的项目。

　　(八)任何个人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

　　第六条人事档案的转递

　　(一)因工作调动、职务变化、退休等需将人事档案转给新的主管单位时，应及时办理档案移交手续。严格转递手续，以保证人事档案的绝对安全。

　　(二)转出人事档案，要认真对其清理并整理，填写转递通知单，注明转出时间和原因，在名册上注销。

　　(三)转出的人事档案均应包装密封，贴好封条并按管理权限加盖部门印章。

　　(四)转递人事档案，不得以平信、挂号、包裹等公开邮寄，必须通过机要交通转递或由组织指定专人递送，不准本人自带。

　　(五)对转出的人事档案不得扣留或分批转出。对转出的人事档案，超过一个月未收到回执，应及时催问。

　　(六)接收转入的档案要核对是否是本单位所属人员档案，认真核对档案材料数量，确认无误后，将转入的档案详细登记，在转递通知单回执上盖章，将回执及时退回寄出单位。

　　第七条人事档案的统计

　　人事档案要定期进行统计，确保所管理的档案与所管人数相符。人员调动、离退休、死亡后，应及时进行分类保管，随时做好接收、转出变动情况的登记以及档案数字统计。

　　第八条档案材料的销毁

　　(一)经鉴别属于重复或不应归档的材料，要进行清退或销毁。销毁材料要进行登记，并经分管领导批准签字后进行。

　　(二)销毁档案材料必须到保密部门指定的场所进行，其中要有两名正式党员负责监销。

人事档案管理办法7

各分子公司、本部各部门：

　　为了规范公司劳动人事档案管理工作，对人事档案进行妥善保管，维护人事档案材料的完整性，防止材料损坏和遗失，以及便于人事档案材料的使用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制定本管理办法。

　　一、适用范围

　　员工人事档案日常管理。

　　二、管理原则

　　安全、保密、清晰、完整。

　　三、管理职责

　　由人力资源部(行政人事部)负责按本管理办法对公司所有员工的人事档案进行管理。

　　四、管理程序

　　(一)人事档案建立

　　新员工入职之日，由人力资源部(行政人事部)为其建立一个独立的人事档案。人力资源部(行政人事部)首先对档案材料进行收集和整理，若收集的是复印件必须与原件对照审验，且由员工本人在复印件空白处标注“此为本人真实身份证之复印件”，并签字确认大母指用印，准确无误后进行归档。人事档案包括但不限于以下资料：

　　1.身份证复印件(正反面复印在同一张A4纸上)、户口本复印件(户口本主页及本人页)。

　　2.证书复印件。证书包括职业资格证书、职称证书、学历及学位证等。

　　3.管理及技术关键岗位的员工，应有其原工作单位出具的解除或终止劳动关系证明。

　　4.近期免冠1寸彩照1张。

　　5.应聘人员登记表(包括附带的个人简历)以及员工信息采集表。

　　6.县区级以上医院体验合格证明。体检项目包括但不限于：血常规、胸部透视、心电图、肝功能(禁查乙肝)。

　　7.从事保卫等重要岗位的，应有户籍所在地公安部门开具的“无犯罪记录证明”。

　　8.法规规定的特殊岗位，应有职业资格或从业资格证书复印件(原件应审验)。

　　9.《劳动合同》或《劳务协议》，以及《保密协议》和《承诺函》正本各一份。

　　10、背景调查表(主管及以上岗位，出纳及关键核心岗位)及录用审批表。

　　11、员工手册签收单。

　　(二)人事档案资料的添加

　　以下类别信息，由人力资源部档案保管专员在收到资料后添加到其本人人事档案中：

　　1、人员转正申请审批表及相关转正材料及考核资料。

　　2、员工与公司补充签订的各种重要的个人申请、承诺、协议、保险等材料。

　　3、员工岗位(职务)变动调整通知书。

　　4、员工晋升、各种处分、处罚材料和通报批评等奖惩类相关资料。

　　5、员工变更的个人资料。

　　6、员工劳动合同续签意见征询单。

　　7、员工离职申请、离职审批表、离职交接手续等记录。

　　8、终止劳动关系通知书员工签收回执。

　　9、其他需添加的资料。

　　(三)人事档案的其他专项保管

　　考虑部分专项工作特殊情况，以下类别由各业务负责人对相关人事档案材料作专项保管。

　　1、员工考勤类材料。

　　2、员工薪资变动资料。

　　3、员工考核考察资料，包括月度考核、年度考核、晋升考察等资料。

　　4、员工培训申请、培训记录、培训心得、培训效果评估等与培训相关的资料及考核相关资料。

　　5、按相关食品安全管理法规须持有的'健康证相关资料。

　　6、其他需单项保管材料。

　　(四)人事档案编号

　　1、公司人事档案统一按SAPHR系统员工工号编号。

　　2、员工离职后，其档案从在职档案中取出归入离职人员档案，但档案编号保持不变，仍采用原工号编号。

　　(五)人事资料的定期更新与维护

　　1、员工有调动、考评、奖惩等人事动态时，及个人资料有变化时，人事档案管理人员应及时进行记录或修改，确保人事档案的正确性。

　　2、为确保员工人事资料的有效性，可由员工所在部门人事助理建立本部门员工基础档案，员工一旦有个人信息资料(身份证号、联系方式、家庭住址、户籍地、学历、职称、岗位等)更新，则按最新个人信息更新人事和人事数据系统，并统一在规定时间前以电子文档和纸质材料同时报送所在公司人力资源部(行政人事部)。

　　(六)人事档案的查阅

　　1、人事档案为公司密件，也是员工个人的私隐资料，人力资源部(行政人事部)必须合理存放，严格执行程序。员工档案资料是保密的，原则上只有公司领导及人事保管人员方可查阅，员工不能查阅其他人员的档案，各级管理人员只可查阅其部门下属员工的人事档案，特殊情况经审批后方可调阅。

　　2、员工人事档案属保密级文件，原则上不允许借阅(借出)，一般采取在人力资源部(行政人事部)人事档案保管人员的陪同下查阅的方式。各级管理人员查阅本部门下属员工的个人档案时，必须为员工个人资料情况保密。

　　3、如有特殊原因需借阅员工档案时，遵循以下规定执行：

　　(1)必须填写《人事借阅登记表》，按审批权限批准后，办理借阅登记手续才可借出。

　　(2)借阅时间以规定时间为限，不得转借，拆卸、调换、复印。

　　(3)归还时，由人力资源部(行政人事部)核对档案资料归还是否完整。

　　(七)人事档案资料的复印

　　1、如因公司业务需要复印员工的身份证、学历证明、职业资格证明等个人证照复印件，由办理人员填写《人事档案复印登记表》，按借阅人事审批权限批准后方可调用。

　　2、如因员工要求复印个人人事档案资料，除属于由员工本人提供的原始人事档案资料外，其他由人力资源部(行政人事部)添加的人事档案资料不得复印、查阅或借阅。

　　(八)人事档案的保存

　　1、人力资源部必须对人事档案的保存地点、环境等作出评估，以确保人事档案的存放安全。

　　2、无论在职员工或离职员工，已建立的人事档案任何资料不得退还员工本人。

　　3、在职员工的人事档案将一直保存;离职员工的人事档案原则上保存期自离职日起至少两年备查。

　　4、属于公司解除(终止)劳动合同、辞退、自动离职等类别员工，其人事档案(应注意考勤、奖惩、考核、情况说明等资料)应特别审查后特别重点保存。

　　5、按规定销毁的档案由人事档案保管人填写销毁申请单，经人力总监审核批准，并指定人员执行销毁。审核、批准、执行人员要在销毁申请单上签字，并存档案。

　　(九)人事档案管理信息化

　　1、为提高人事管理工作效率，公司将逐步建立人事档案信息管理系统。人事档案数据库严格按管理权限进行提交和使用。人事档案数据库为公司商业机密，公司任何人员不得私自窃取、拷贝系统。

　　2、人力资源部(行政人事部)必须根据人事变动情况随时更新人事数据信息。人事档案数据库为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。人力资源部(行政人事部)应认真做好人事档案数据库的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥人事档案数据信息的作用。

　　五、处罚

　　(一)人事档案保管人员必须严格遵守本管理办法，以高度的责任感，严肃、认真地处理好公司人事档案的管理。如工作中徇私或疏忽大意，导致保密资料外泄，则视其情节，按公司奖惩管理办法执行处罚。

　　(二)公司员工有义务向公司提供详尽真实的人个资料，并保证所提供的人事资料的真实性。如有提供虚假资料情况出现，属严重违纪行为，一经查实予以解除劳动合同，并不作任何补偿。员工因提供虚假资料对公司造成经济损失的，公司将保留追究其法律责任的权力。员工在职期间个人资料有变化的，应及时准确地向人力资源部(行政人事部)报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更新，确保人事档案资料正确无误。

　　(三)人事数据库属于公司商业机密和员工个人私隐，公司任何人员不得利用任何手段非法或私自窃取、拷贝、偷阅，否则一经查实予以解除劳动合同，并不作任何补偿。

　　六、附则

　　(一)本管理办法自下发之月起执行。

　　(二)公司保留对本规定随时或定期作出修订的权利。最终解释权为公司人力资源部(行政人事部)。

xxxxx股份有限公司

　　20xx年二月二日

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