供应商管理办法-贸易公司

时间：2024-02-06 06:54:10 管理办法我要投稿

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供应商管理办法-贸易公司

　　第一章总则

供应商管理办法-贸易公司

　　为XXX（以下简称事业部）的采购行为，建立安全、可靠、稳定、双赢的供需合作关系，提高经营效率，有效控制风险，结合上级单位相关要求和事业部实际，制定了本管理办法。

　　第二章组织机构与职责

　　供应商管理工作的归口部门为经营管理部，主要职责包括制定事业部《供应商管理办法》及相关规定、负责供应商资质资料的归档、组织开展供应商年度考评、建立每年新增合作的供应商台账、建立不合规、不合格的供应商台账、协助采购部开发新的供应商、接收举报信息并提出奖惩建议。

　　客户部及综合部负责明确采购需求，包括技术参数、品牌、数量等具体要求，并与采购部完成采购到货产品的交接。

　　采购部主要职责包括根据客户部提交的采购需求，明确采购方式、实施采购审批并将审批资料提交给经营管理部归档、实施采购并负责货物验收、开发新的供应商并组织新开发供应商的考察、建立采购业务明细台帐、对供应商进行动态跟踪管理、在供应商年度考评中对供应商进行打分等。

　　财务部负责采购事项相关财务手续的办理、对供应商在核对账务、查询明细中提供服务、制定相关财务政策为供应商提供财务政策解读。

　　第三章供应商的类别及名录

　　本细则所称供应商是指为事业部提供产品或服务的公司或自然人。其中，产品包括贸易物资产品、固定资产、办公用品等，服务包括仓储、运输、配送、法律咨询等。经营管理部负责组织开展供应商年度考评，编制《合格供应商名录》；建立每年新增合作的供应商台账，编制《新准入供应商名录》；建立不合规、不合格的供应商台账，编制《供应商黑名单》。采购部负责对供应商进行动态跟踪管理，及时记录供应商变更信息，定期提交给经营管理部归档。当供应商不能满足采购需求时，采购部协助开发新的供应商。供应商年度考评中，采购部对供应商进行打分，为供应商考核提供评分支撑。

　　3、采购部向被询价的供应商发出询价通知书，要求被询价的供应商在一次报价中给出不可更改的价格。

　　4、采购部根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。

　　5、在后续合作中，如果有其他供应商的价格低于已选供应商的价格，采购部经理及分管领导需签字审批后方可选择价格更低的供应商。

　　四）单一来源采购

　　单一来源采购适用于以下情形之一：

　　1、从上级机关文件或客户合同明确指定供应商采购的；2、只能从唯一供应商采购的；

　　3、紧急情况下应急采购的；

　　4、为保证原有采购对象的一致性或者服务配套的要求而必须从原供应商采购的；

　　5、因市场变化引起产品采购价格和销售价格调整，同一项目（同一客户）沿用上次实施采购供应商毛利率波动幅度环比不超过10%（含）。

　　五）电子超市采购

　　电子超市采购适用于采购低值易耗产品（如办公用品）、商旅服务（如机票、酒店、火车票等）、商业保险等货架类商品。

　　第十一条规定，国家有关主管部门、地方政府和用户单位对采购活动有特殊要求，只要不违反国家法律法规规定，可以按其要求执行。

　　第十二条规定，事业部应按照公开、公平、公正、择优和诚信的原则组织采购，防止不正当行为发生。

　　第五章规定了供应商及采购价格的确定。第十三条规定，客户部或综合部需向采购部提交销售合同复印件或经审批的《采购申请表》（附件1）复印件。若无此书面申请，采购部不得擅自采购产品或服务。

　　第十四条规定，采购部应根据需要采购产品或服务的特性、需求规模、市场竞争充分度等综合考虑，选择适合的采购方式。

　　第十五条规定，在进行询价采购时，采购部需通过邮寄、传真、邮件、QQ、微信等方式向意向合作供应商发放《报价邀请函》（附件2）和《报价回执》（附件3）。如果意向合作供应商在事业部《合格供应商名录》或《新准入供应商名录》内，回复《报价回执》时无需再次提交其公司资质，而名录外单位则需要提供公司相关资质。

　　第十六条规定，采购部可直接与意向合作供应商沟通采购需求及口头议价，然后由对方书面报价。采用对方的报价格式（需盖鲜章）或事业部《报价回执》格式均可。

　　第十七条规定，采购部应根据意向合作供应商的书面报价资料填写《采购审批表》（见附件4）。在采购情况说明中，需阐述选用某种采购方式的原因、供应商的选择及采购价格确认过程等。完成审批流程后，相关人员需签字。

　　第十八条规定，如果中选供应商在《合格供应商名录》或《新准入供应商名录》内，采购部将直接实施采购，否则需要进行准入审核。第十九条要求事业部对每年新增合作的非年度《合格供应商名录》内的供应商进行准入审核，否则不能与其开展合作。准入审核流程包括采购部收集供应商资料、组织考察和填写《供应商准入审核表》。第二十一条列举了供应商禁入标准，包括经营资质不符合要求、涉及重大法律诉讼案件和被列入黑名单的企业。第二十二条规定采购部与供应商签订合同时必须签署廉洁合作相关条款，详见XXX合同管理管理办法》。第二十三条要求事业部每年对上一年合作过的供应商进行考核，并根据质量、准时率、合作规模和价格等要素进行打分。评分在80-100分为A级，60-79分为B级，60分以下为C级。评选结果由采购员以书面形式反馈至供应商。在反馈过程中，需告知A级供应商的优势和B级供应商的差距以及自身存在的问题，督促整改。第二十四条要求采购部对供应商进行动态管理，形成《供应商动态监控记录表》并每月提交给经营管理部存档。

　　对于出现以下问题的供应商，我们将填写《黑名单供应商审批表》（附件7），经过审批后，将其从《合格供应商名录》或《新准入供应商名录》中剔除，并列入《供应商黑名单》：

　　1.所提供的商品或服务出现严重质量问题；

　　2.未能按合同及时提供商品或服务，给事业部造成严重损失；

　　3.提供给事业部的公司资质、证明材料等为伪造；4.有行贿行为；

　　5.与事业部发生诉讼纠纷；

　　6.不承担违约责任、赔偿责任、廉洁违约金；7.与同一项目客户存在关联性；

　　8.在合作过程中暴露出其他高风险。

　　如果相关人员在合作中发现了以上问题又未及时上报，我们将对其进行处罚，严重者将追究其法律责任。具体的处罚措施将由事业部办公会研究决定。

　　在供应商管理中，我们还将根据供应商的表现给予奖励或处罚。具体情况如下：

　　奖励：

　　1.及时了解市场价格信息，并向事业部建议后带来明显经济效益的；

　　2.采购的事项质优价廉，节约资金金额较多的；3.揭露违反事业部有关规定的行为。