接待工作管理办法

接待工作管理办法

接待工作管理办法1

　　一、总则

　　第一条为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映我公司精神面貌，增进各级领导和兄弟单位的支持和合作，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本管理办法。

　　二、接待工作的主要任务

　　第二条安排上级部门、兄弟单位、友邻部门和基层单位领导来公司人员的吃、注行。

　　第三条安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。

　　第四条协助办理公司大型会议的会务工作。

　　第五条协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。

　　三、接待工作的基本原则

　　第六条坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。

　　第七条接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性；既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，又要增加兄弟单位之间的感情，同时也要完成领导交办的工作任务。

　　第八条接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同领导的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。

　　第九条坚持办公室归口管理与对口部门接待相结合的原则。办公室负责接待工作的统一管理，办理重要接待事务；对涉及较强业务性的接待事务，应由有关项目部牵头对口接待，办公室配合。

　　第十条接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损我所形象的事件。

　　四、接待工作的的程序与规定：

　　第十一条日常接待工作的规范：

　　1、接打电话时，要使用文明语言如"您好"、"请问贵姓"、"您找哪位"、"请稍候"、"谢谢"等等之类的礼貌用语。

　　2、在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。

　　3、当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。

　　4、宴请客人时，应根据宴请的`性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会；根据来宾的身份，确定不同的人坐陪。

　　第十二条一般性接待工作的程序：

　　1、接待前的准备工作

　　1）、对来宾的基本情况做到心中有数。

　　2）、制定和落实接待计划。

　　3）、做好接待前的细节工作。

　　2、接待中的服务工作

　　1）、安排专人迎接来宾。

　　2）、妥善安排来宾的生活。

　　3）、商订活动日程。

　　4）、安排公司领导看望来宾。

　　5）、精心组织好活动。

　　6）、安排宴请和浏览。

　　7）、为客人订购返程车船或飞机票。

　　3、接待后的工作

　　1）诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。

　　2）把已经订好的返程车（船、飞机）票送到客人手中，并商量离开招待所或宾馆的具体时间。

　　3）安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。

　　五、接待工作的有关要求

　　每十三条根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。

　　每十四条严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。

　　每十五条着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现恩湃公司的良好形象。

　　每十六条办公室接待管理人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。

　　六、附则

　　第十七条本管理办法经总经理办公会讨论通过，自颁布之日起开始实施。

　　第十八条本办法由办公室负责解释。

接待工作管理办法2

　　为严格接待工作管理，规范接待程序，本着热情接待、促进工作、控制费用、维护形象的原则，结合我局的具体情况，制定本办法。

　　一、接待范围

　　国家局、省局、市局领导，兄弟局领导，本县四大班子及相关委局领导，各类业务检查人员。

　　二、接待程序

　　1、对外接待工作坚持“统一受理安排，分口落实接待”的原则，由综合办公室负责，相关部室具体落实。

　　2、上级领导来局由办公室负责接待，局领导坐陪。

　　3、各股室单位接到来客通知后，须将载明来客人数、性别、民族、职务、工作内容、到局日期、拟停留天数等的书面请示（有股室负责人签字）呈局长批准后，交综合办公室安排。

　　4、综合办公室接到通知后，按照接待标准安排食宿，相关股室应有专人接待。客人离局，按规定结算费用，并通知综合办公室。

　　5、严格控制陪餐人数，各股室可视情况通知有关领导坐陪。

　　三、接待标准

　　1、来客一律在局指定饭店用餐，用餐标准分工作餐（每人每天60元、接待餐（300元/席）、特殊接待餐三种。

　　各支局所来局开会，需就餐的，根据会议安排，由办公室安排工作餐。

　　科级以下领导或一般检查人员按工作餐标准安排，每人每天标准60元，可安排一次接待餐，标准300元（含烟酒）。

　　科级领导或重要检查组按接待餐标准安排，每桌400元（不含烟酒），并且原则上只安排一次接待餐（局领导陪餐），其余为工作餐。

　　处级以上领导或局长临时交办的'接待任务按特殊接待餐标准安排，标准由局领导视情况而定。

　　2、来客一律在局指定的宾馆住宿，住宿标准按职务区别安排。科级以上领导住宿费按出差报销标准向宾馆支付，科级以下领导住宿费用自理。

　　3、在对外接待中，没有特殊情况，一律使用洛烟、物流酒。

　　4、客人在本地的参观旅游活动，由接待单位书面请示主管领导批准后，由综合办公室统一安排，凭办公室签发的《接待登记表》，统一安排。

　　四、礼品购买、管理及请领

　　1、礼品统一由综合办公室根据领导要求负责购买。

　　2、其它县局来我局参观学习，原则上不送礼品，确有必要时，由相关部门书面请示，由主管局长批准后，到办公室签字请领。

接待工作管理办法3

　　一、总则

　　（一）为使公司接待工作有所遵循，特制定本制度。

　　（二）本制度适用于公司基地接待工作。外驻机构及总部接待工作另作规定。

　　（三）行政办公室负责制度解释。

　　二、接待事务分类

　　a类：贵宾接待。指公司领导重要客人公司重要客户、外宾及参观团或地方政府部门的'接待。

　　b类：业务接待。指营销客户的接待。

　　c类：普通接待。指一般来客的接待。

　　三、接待场所管理

　　（一）公司基地设三个接待处所：文化苑用于贵宾接待，商务室用于业务接待，休闲厅用于普通接待。

　　（二）其它场所除总经理室外一律不得用做接待场所，待客必须在指定处进行。

　　四、接待职责分工

　　（一）接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现“先卖企业后卖产品”营销策略目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范操行。

　　（二）接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：

　　1、接待中心：提供一般接待良好环境的保障及备品准备，协理贵宾室、商务室定时进行“一般”清扫工作。

　　2、警卫值班：提供安全保障及来客导入。

　　3、总台文员：提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来客食宿。

　　4、经办部门：负责接待洽谈并陪同始终。

　　5、秘书：管理贵宾室、商务室、负责招待服务并陪同洽谈及参观介绍

　　（三）办公室主任对接待工作负有全面责任。

　　五、接待方式

　　（一）贵宾接待：秘书迎接来客于文化苑入座，公司领导陪客接待，以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果方式招待，如须就餐由公司领导或指定专人陪同安排于公司或酒店就餐，必要时安排北京市里酒店就餐。

　　（二）业务接待：营销部门主办人员迎接客户于商务室洽谈，文秘员陪同并服务，以烟茶、饮料、糖果方式招待。原则上安排工作餐，由秘书服务、营销经办人陪同。如须安排外出就餐，由营销部长或指派人员陪同。

　　（三）普通接待：业务部门接待并服务，以普通香烟、白开水方式招待，由部门指定人员陪同于餐厅就餐。

　　六、接待规则

　　（一）接待一般程序

　　警卫值班询清来由后指导路线并通报总台

　　总台文员礼貌询问后让座于休闲厅并通报接待部门及服务人员

　　接待经办人员请来客到专门接待室

　　接待洽谈，总台安排食宿

　　相关人员礼貌送客

　　（二）接待礼仪要点

　　1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。

　　2、总台文员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。

　　3、接待过程中迂有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。

　　（三）接待用品准备

　　1、通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。

　　2、特殊备品：文化苑速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等；商务室夏季饮料及糖果。

　　3、备品采购：依物资管理制度进行，秘书办理采购。

　　（四）环境标准

　　1、物品摆放整齐，且表面无灰尘；

　　2、地面干净无脏物，空气流通清新；

　　3、室温适度，灯光合适，电视调好；

　　4、备品齐全。

　　（五）参观规定

　　1、决定参观须请示办公室主任批准。

　　2、参观介绍以秘书为主，接待部门配合。

　　3、非经总值班批准不准入室参观和拍照生产场所。

　　4、参观进行时，原则上介绍者在先、接待经办在后。

　　5、参观所到之处，作业人员须集中精力做事，不得东张西望，更不许与参观人员交谈。如有必要可礼貌示意。

接待工作管理办法4

　　一、首访客户

　　1、电话来访客户

　　按轮接顺序接待客户（安排由行政人员负责接听电话）。

　　2、房展会客户

　　房展会每天结束后各自划出最有希望的客户，并确定客户的负责人（须阐明客户情况），余下客户则由销售经理平均分配。

　　3、自来客户

　　（1）、以登记轮接表为准，（与登记的质量无关，留姓名者就算接待客户，若成交客户没有出现在“轮接表”上则佣金作为公共基金）。

　　（2）、不愿意登记轮接表的客户，（包括只拿单片、随便看看、市调中介者）都不算作轮接。

　　二、再访客户

　　1、本人在现场则由本人接待，但不计作轮接，结束后仍回轮接位。

　　2、若客户先后来访时间相隔超过一个月以上，并且业务员在访客登记表上不列为意向客户，由其它业务员接待并下定的.，佣金全部算后一位业务员的。

　　3、本人在接待老客户的同时，有新客户来访，则由下一位当职轮接业务员接待，结束后仍回轮接位。

　　4、本人不在现场（向销售经理交待过），则由当职轮接业务员接待，该业务员不算接待过客户，结束后仍回轮接位。

　　5、本人不在现场，向销售经理指定业务员接待的，销售经理当尽量让被委托业务员接待，若被委托业务员无法操作时，由销售经理委派。

　　6、老客户来访提及业务员姓名，但其本人不在，其它业务员有义务协助该业务员完成当天的业务办理。

　　7、业务员在接待客户的同时老客户来访，由下一位业务员协助安排老客户的接待，并设法通知该业务员。

　　三、家人再访

　　（1）、若告之已来过或提及业务员，原先业务员在现场，则由本人接待。

　　（2）、若告之已来过或提及业务员，原先业务员不在现场。（参见第二条第6款）。

　　四、代客再访

　　（1）、代客来访者提及原先业务员，则由原先业务员接待，该客户算作老客户，该业务员不算接待客户，结束后仍回轮接位。

　　（2）、代客来访者没提及原先业务员，则算作新客户，按论接顺序接待。

　　（3）、原先业务员已了解代客来访者的姓名，但来访者并未找其本人，仍算作新客户，按轮接顺序接待。

　　五、客带客来访

　　（1）、独自来访，并没有提及原先业务员的姓名，则算作新客户，按轮接顺序接待。

　　（2）、独自来访，提及业务员姓名，但业务员不在，参照第八条。

　　（3）、原先业务员已获知客户介绍的新客户的姓名及联系方法，并与新客户取得联系。则该客户作为老客户，接待结束后仍回轮接位。

　　六、开发商内部人员来访

　　若开发商内部人员来访，已事先预约的，由行政人员接待。

　　七、关系户

　　（1）、在不知情的状况下，按轮接顺序接待。

　　（2）、在知情的状况下，由行政人员接待。

　　八、业务员自身客户资源

　　无论该业务员在与不在，即使其它业务员已接待，仍算该业务员的客户，业绩算给该业务员。

　　九、注意：

　　若当职业务员隐瞒客户曾经来访事实，则返还绩效奖金于前一位业务员，并另罚现金800元。

　　（1）、客户若要求更换业务员，需告知销售经理，由销售经理安排。

　　（2）、若由业务员过失造成以上状况的，则记业务员过失一次（其考评结果直接影响佣金）。

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