文件管理办法(集锦12篇)
文件管理办法 篇1
为加强鼓楼区委办公室涉密文件、资料的管理，规范相关工作程序，根据《中华人民共和国保密法》(以下简称《保密法》)及有关保密规定，制定本制度。
一、收文制度
接收国家秘密文件、资料，密件包装应当由办公室保密人员拆封。同时应单独设薄登记，接收人员应及时履行清点、登记、编号、签收等手续。
二、发文制度
分发国家秘密文件、资料，必须严格按照规定的范围发放，不得擅自扩大范围。发文人员应履行登记、编号、签收手续，并严格分发范围，遵守相关规定;签收时必须逐件清点、核对。
传递涉密文件、资料应当通过保密员进行，文件应包装密封，严格按规定登记签收。
三、制作(打印)制度
制作国家秘密文件、资料，应当按照《保密法》规定，履行定密程序，标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排顺序号。使用计算机制作秘密文件、资料的，该计算机不能与公共信息网络联接。密件应当在内部文印室印刷，严格按照批准的数量制作，不得多制、私留。
四、阅读(传阅)制度
涉密文件、资料须按规定范围传达、阅读，不得擅自扩大范围，也不得向无关人员泄露文件内容。传阅涉密文件，由办公室保密员负责专夹专阅，并填写“传阅单”，记载夹内密件份数、编号和阅读时间等，阅后签字并主动退回，不得横传，对急办的文件，保密员要及时催办。涉密文件应在办公室或机要室阅读，绝密级文件应当即阅即批即退，并有保密员在场。
五、借阅制度
阅读和使用涉密文件、资料应当在符合保密要求的办公场所进行，确需在办公场所外阅读和使用的，要履行严格的借阅记录手续。借阅人对文件负有安全和保密的责任，自觉做到按期归还，再用再借，严禁将涉密文件资料带回家或带到其他公共场所。保密员对借出的文件应按时限要求及时追回。
密级文件资料，未经密级确定机关、单位或者上级机关批准，禁止复制、复印、摘抄、汇编。如复印、摘抄、汇编机密级和秘密级文件，必须经批准并履行审批手续，同时不得改变其密级、保密期限和知悉范围，并视同原件管理。
六、清退制度
按照规定应当清退的.涉密文件、资料，原则上应按要求退回原制发的机关、单位。特殊情况的，应说明原因并报经原制发机关同意。
七、销毁制度
需要销毁的涉密文件、资料由保密员造册，报办公室领导审批，并履行清点、登记手续，不得擅自销毁。送指定造纸厂销毁的，要有保密员等二人以上押运和监销。严禁将涉密载体作为废品出售。
文件管理办法 篇2
一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作;
二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。
三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。
五、文件登记表与所发文件一并存档。
六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。
七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。
八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。
九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。
十一、借阅文件要按时归还,撤消借条。
十二、对于重复、过时和无保存价值的.文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。
文件管理办法 篇3
为加强我镇行政规范性文件的管理，维护法制统一，确保依法行政，洪梅镇制定了《洪梅镇行政规范性文件管理办法》。
文件管理办法 篇4
第一章 总 则
第一条 为加强我镇行政规范性文件的管理，维护法制统一，确保依法行政，根据《广东省行政机关规范性文件管理规定》和《东莞市行政规范性文件管理办法》，结合我镇实际，制定本办法。
第二条 本办法所称行政规范性文件是指镇政府依据法定职权和程序制定并公开发布的涉及公民、法人或者其他组织的权利、义务，在一定时期内反复适用，在所管辖区域内具有普遍约束力的规范行政管理事项的文件。
本办法所称行政规范性文件限于以镇政府名义(含镇人民政府办公室)发布的规范性文件。
第三条 行政规范性文件的制定、审查、发布和备案等活动，适用本办法。
镇政府及其部门内部管理制度，包括人事、行政、外事、财务管理等对公民、法人和其他组织权利、义务没有直接影响的内部公务规则、向上级行政机关的请示和报告、对具体事项所作出的行政处理决定以及其他不具有普遍约束力的文件，不适用本办法。
第四条 下列机构不得以自己的名义发布行政规范性文件：
(一)临时性机构;
(二)为完成某项专门任务而设立的议事协调机构;
(三)镇政府的内设机构(镇人民政府办公室除外)。
第五条 镇政府法制办公室(下称镇法制办)负责行政规范性文件的审查、发布、备案、解释等工作。
第六条 制定行政规范性文件，应当遵循下列原则：
(一)遵循《中华人民共和国立法法》确定的立法原则，符合宪法、法律、法规、规章的规定，不得违反上级行政机关的命令、决定;
(二)属于镇政府的法定职权范围;
(三)职权与责任相统一;
(四)保障公民、法人和其他组织的合法权益。
第七条 行政规范性文件不得设定下列事项：
(一)设定行政许可事项、行政处罚以及行政强制措施;
(二)设定行政事业性收费和经营服务性收费;
(三)其他应当由法律、法规、规章或者上级行政机关设定的事项。
第八条 行政规范性文件应当符合精简、统一、效能的原则，用语应当准确、简洁;条文内容应当明确、具体，具有可操作性。
第九条 行政规范性文件一般以条文的形式表述。除内容复杂的外，一般不分章、节。
行政规范性文件的名称一般称“规定”、“办法”、“规则”、“细则”、“意见”、“决定”、“通知”、“公告”和“通告”等。涉及实体内容的一般用“规定”、“办法”、“细则”等。
行政规范性文件的名称不影响其性质。
第二章 行政规范性文件编制计划和起草
第十条 编制行政规范性文件年度立规计划，应当根据国家、省和市确定的立法重点，并结合镇政府的工作重点，在调查研究的基础上，全面考虑，统筹安排，科学编制。
第十一条 行政规范性文件的年度立规计划由各部门根据各自工作实际情况拟定，并填写立规申请表。立规申请应当对制定行政规范性文件的必要性、所要解决的主要问题、拟确立的主要制度作出说明。
各部门应当于每年12月份向镇法制办提交下一年的立规申请表。
第十二条 镇法制办应当对制定行政规范性文件的立规申请进行审查，经综合平衡后，编制我镇行政规范性文件制定计划。
第十三条 列入制定计划的行政规范性文件，由制定计划的起草部门按确定的内容、时间完成起草任务，报镇法制办审查;未列入当年制定计划的行政规范性文件，镇法制办一般不予审查，确需制定的，经镇分管领导同意增补列入计划。
第十四条 起草行政规范性文件，应当对制定行政规范性文件的必要性和可行性进行研究，并对行政规范性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施等内容进行调研论证。
第十五条 起草行政规范性文件应当广泛听取公民、法人或者其他组织的意见，增加公众参与程度。听取意见可以采取座谈会、论证会、听证会和公开向社会征求意见等形式。
第十六条 公民、法人或者其他组织对行政规范性文件草案内容提出意见和建议的，起草部门应当研究处理，将意见采纳情况反馈给提出意见或建议的公民、法人或者其他组织，并在草案说明中载明。
第十七条 行政规范性文件由镇政府有关部门组织起草。
起草行政规范性文件可以邀请有关专家、机构参加，也可以委托有关专家、机构起草。
第十八条 部门组织起草行政规范性文件，如有必要，可以提前征求镇法制办的意见，并可邀请镇法制办参与调研、论证。
第十九条 起草行政规范性文件的内容，涉及政府其他部门的职责或者与其他部门关系密切的，由党政办统一向其他部门征求意见并汇总反馈回起草单位。对存在不同意见的应当充分协商，经协商不能取得一致意见的，起草单位应当在上报送审稿时说明情况和理由。
第二十条 部门组织起草的行政规范性文件送审稿(以下简称“送审稿”)须经本部门领导集体讨论通过，部门主要负责人签署意见，两个以上部门共同起草的，应当由各部门主要负责人共同签署，由主办部门负责送审。
第三章 行政规范性文件的审查
第二十一条 送审稿在提请镇委委员、副镇长联席会议(以下简称“班子会议”)审议前应送镇法制办审查，并附送下列材料：
(一)送审稿一式两份(纸质版一份，WORD文档一份);
(二)制定行政规范性文件的起草说明(包括必要性、可行性和起草的.简要过程);
(三)法律、法规、规章或上级行政规范性文件依据;
(四)有关部门的协商意见及主要存在问题的说明;
(五)有关听证会笔录、调研报告及参考资料的说明;
(六)其他相关材料。
第二十二条 送审稿按照公文处理的有关规定由镇法制办统一收文审查。
第二十三条 送审部门提交的材料符合本办法第二十一条规定的，镇法制办应当受理并出具受理回执。
第二十四条 送审稿有下列情况之一的，镇法制办可以缓办或退回起草部门：
(一)有关部门或组织对送审稿规定的主要内容存在较大争议，送审部门未与有关部门或组织协商的;
(二)送审稿及相关资料不符合本办法第二十一条规定的;
(三)未列入年度立规计划且未经镇分管领导同意增补列入计划。
第二十五条 镇法制办主要从以下方面对送审稿进行审查：
(一)是否符合《广东省行政机关规范性文件管理规定》第七条、第八条和第九条规定;
(二)是否与正在实施的市、镇政府的行政规范性文件协调、衔接;
(三)是否正确处理了有关机关、组织和公民对送审稿主要问题的意见;
(四)是否符合行政规范性文件的技术要求;
(五)需要审查的其他内容。
第二十六条 镇法制办应当在受理之日起5个工作日内审查完毕，并将审查意见书面通知送审部门。
送审稿内容复杂，争议较大或涉及其他重大问题，在前款规定的期限内不能审查完毕的，经镇法制办负责人批准，可以延长5个工作日，并应当将延长审查期限及其理由书面告知送审部门。
镇法制办在规定期限内未提出书面审查意见的，视为审查同意。
第二十七条 送审稿直接涉及公民、法人或其他组织切身利益，送审部门在起草过程中未采取座谈会、听证会、论证会或者向社会公布等方式公开听取社会公众意见的，镇法制办应当要求送审部门向社会公开征求意见。
公开征求意见的时间一般为15日。公开征求意见的时间不计入本办法第二十六条规定的的审查期限。
第二十八条 镇法制办应当认真收集、审查社会公众的意见，并及时向提出意见的公民、法人或其他组织反馈对意见的采纳情况。
第二十九条 镇法制办应当认真研究各方面的意见，依照有关法律、法规对送审稿进行审查，根据情况分别作出审查意见：
(一)送审稿符合本办法第二十五条规定的，应当作出审查同意的意见;
(二)送审稿违反本办法第二十五条规定或制定行政规范性文件的基本条件尚不成熟的，镇法制办认为不适宜发布的，应当作出补充修改或者暂缓制定的意见，退回送审部门。
第三十条 送审部门应当按照镇法制办的审查意见对送审稿进行补充修改，再重新报送镇法制办审查。
第三十一条 送审部门对镇法制办的审查意见有异议的，可自接到审查意见之日起5个工作日内向镇法制办反馈。
第三十二条 送审稿符合以下情形之一的，由送审部门提请班子会议审议：
(一)镇法制办作出审查同意意见的;
(二)镇法制办在规定期限内未提出书面审查意见的。
第三十三条 班子会议对送审稿进行审议，根据情况作出如下决议：
(一)对无原则性分歧意见的，同意报镇主要领导签发;
(二)对存在原则性分歧意见，经班子会议讨论后仍未达成一致意见的，将送审稿退回送审部门再行修改后按本办法的规定重新报送。
第四章 公布与解释
第三十四条 行政规范性文件应当向社会统一发布。未向社会统一发布的行政规范性文件一律无效，不得作为实施行政管理的依据。
第三十五条 镇政府在办公所在地、公共场所建立公告栏，公布其制定的行政规范性文件，也可以通过媒体发布行政规范性文件，公布日期应当不少于30日。
第三十六条 行政规范性文件一般应当自公开发布之日起30日后施行。但公开发布后不立即施行将有碍行政规范性文件施行的，可以自公开发布之日起施行。
第三十七条 行政规范性文件的解释权属于镇法制办。
第五章 其他规定
第三十八条 行政规范性文件应当自发布之日起30日内，报送市法制局备案。报送备案的资料包括行政规范性文件正式文本、起草说明和备案报告纸质文本(PDF版)。对报送备案的行政规范性文件中需要说明的事项，应写入备案报告。
第三十九条 行政规范性文件应当规定有效期。暂行、试行的规范性文件有效期自施行之日起不超过3年，其他行政规范性文件有效期自发布之日起最长不得超过5年。有效期届满，行政规范性文件的效力自动终止。
行政规范性文件有效期届满前6个月，原起草部门认为该文件需要继续实施的，应当对该行政规范性文件的实施情况进行评估，根据评估结果重新修订。
重新修订的行政规范性文件为新制定的行政规范性文件，应当按照本办法的要求重新报送审查。
第四十条 行政规范性文件应当每年清理一次。原起草部门应当根据实际情况的变化以及法律、法规、规章和国家的方针、政策的调整情况，提出对行政规范性文件的清理建议，报镇法制办审查，由镇法制办统一进行清理。
第四十一条 公民、法人或者其他组织认为行政规范性文件不符合本办法的，可以向镇法制办提出审查的建议。镇法制办应当进行审查，并答复提出审查建议的公民、法人或者其他组织。
第四十二条 本办法自公开发布之日起30日后施行，有效期为5年。
文件管理办法 篇5
第一章 总 则
第一条 为了加强行政规范性文件的管理，维护法制统一，建设法治政府，根据相关法律、法规，制定本办法。
第二条 本市行政规范性文件的制定和监督，适用本办法。
本办法所称行政规范性文件，是指除政府规章以外，行政机关以及法律、法规、规章授权的具有管理公共事务职能的组织(以下统称制定机关)制定的，涉及公民、法人和其他组织权利义务，具有普遍约束力并可以反复适用的文件。
市、县(区)、乡(镇)人民政府制定的行政规范性文件统称政府规范性文件;市、县(区)人民政府工作部门以及法律、法规、规章授权的具有管理公共事务职能的组织制定的行政规范性文件统称部门规范性文件。
第三条 下列对公民、法人和其他组织权利义务没有直接影响的文件不适用本办法：
(一)工作纪律、工作流程等工作规则以及人事、财务、外事管理等内部管理制度;
(二)内部监督考评、责任追究制度;
(三)明确职责分工、工作步骤、工作要求等内容的工作方案、工作计划;
(四)公布办事时间、办事地点等事项的告示。
第四条 行政规范性文件管理，应当遵循法制统一、权责一致、科学民主、精简高效、有错必纠的原则。
第五条 有下列情形之一的，可以制定行政规范性文件：
(一)法律、法规、规章和上级行政规范性文件对某一方面的行政工作尚未作出明确规定;
(二)法律、法规、规章和上级行政规范性文件对某一方面的行政工作虽有规定但规定不具体、不便操作;
(三)法律、法规、规章和上级行政规范性文件授权制定行政规范性文件。
第六条 制定行政规范性文件，不得违反法律、法规和规章的规定;不得违背上级行政机关的命令、决定。行政规范性文件不得创设以下事项：
(一)行政许可、行政处罚、行政强制、行政收费以及其他依法应当由法律、法规、规章设定的事项;
(二)减损公民、法人和其他组织合法权益或者增加其义务的事项;
(三)超越制定机关法定职权的事项。
法律、法规、规章和上级行政规范性文件已经明确规定的内容，行政规范性文件应当不作重复规定。
第七条 行政规范性文件应当规定有效期限。行政规范性文件有效期限一般不超过 5 年，特殊情况下，最长不超过 8 年;标注“暂行”、“试行”的行政规范性文件有效期限最长不超过 2 年。有效期届满，行政规范性文件的效力自动终止。
第八条 制定机关应当对行政规范性文件统一登记、统一编号、统一印发。具体规则和程序，由市人民政府另行规定。
第九条 下列机构不得制定行政规范性文件，法律、法规、规章另有规定的除外：
(一)临时性机构;
(二)议事协调机构及其办事机构;
(三)部门的内设机构、派出机构。
可以由政府工作部门制定发布的行政规范性文件，原则上不以本级人民政府的名义制定发布。
第十条 行政规范性文件的名称一般称“办法”、“规定”、“规则”、“决定”、“意见”、“实施细则”、“公告”、“通告”、“通知”等，但不得称“条例”、“工作方案”、“实施方案”、“工作计划”。
除内容复杂的以外，行政规范性文件不分章节。
第二章 制定程序
第十一条 制定行政规范性文件应当遵守以下程序：
(一)调研起草;
(二)征求意见;
(三)组织论证;
(四)合法性审查;
(五)集体讨论决定;
(六)公布。
行政规范性文件未经征求意见、合法性审查并经集体讨论决定的，不得公布施行;未经公布的行政规范性文件，不得作为行政管理依据。
第十二条 政府规范性文件由业务主管部门或者相关单位负责起草，部门规范性文件由部门负责组织起草。起草行政规范性文件可以邀请有关专家、组织参加，也可以委托有关专家、组织起草。
第十三条 起草单位应当对制定行政规范性文件的必要性和可行性进行研究，对所要解决的问题、拟确立的主要制度和措施、实施的效果等内容进行调研论证，必要时还应当进行成本效益分析、风险评估。
第十四条 起草行政规范性文件应当充分征求有关单位的意见;征求意见应当附行政规范性文件草案及起草说明。
有关单位对行政规范性文件草案内容有较大分歧意见的，起草单位应当进行协商;协商后不能统一的，报请制定机关组织协调。
第十五条 起草行政规范性文件应当公开征求公众意见。公开征求意见应当在门户网站上全文登载行政规范性文件草案及起草说明;公开征求意见还可以采取在公开发行的报刊上登载，问卷调查，召开座谈会、听证会等多种形式。
行政规范性文件草案涉及重大事项的，公开征求意见的期限不得少于 15 日。
公民、法人或者其他组织对行政规范性文件草案提出的意见和建议，起草单位应当研究处理。行政规范性文件公布后，起草单位应当对公开征求意见采纳情况予以反馈。
市、县(区)人民政府应当建立统一的网上公开征求意见平台，逐步实现本级政府规范性文件和部门规范性文件在统一平台上公开征求意见。
第十六条 起草涉及重大事项或者专业技术性较强的行政规范性文件，起草单位应当组织相关领域专家进行论证。
第十七条 起草单位起草完成行政规范性文件送审稿后，应当送制定机关的法制机构进行合法性审查。
第十八条 行政规范性文件合法性审查的范围包括：
(一)是否超越制定机关的法定权限;
(二)是否符合法律、法规、规章和上级行政规范性文件;
(三)是否与相关的行政规范性文件相协调;
(四)制定程序是否符合本办法的规定。
第十九条 起草政府规范性文件，起草单位应当先行组织进行合法性审查，并经办公会议集体讨论。未经合法性审查、办公会议集体讨论并经单位主要负责人签署的政府规范性文件送审稿，不得报请政府审议。
第二十条 报请审议政府规范性文件，起草单位应当向本级政府法制机构提交以下材料：
(一)政府规范性文件送审稿;
(二)起草说明，包括制定的必要性、可行性、依据、规定的主要措施以及征求意见的采纳情况、不予采纳意见的说明等内容;政府规范性文件的有效期限超过 5 年、施行日期在签署之日起 30 日内或者制定程序适用本办法第二十六条规定的，还应当相应作出说明;
(三)征求意见的有关材料;
(四)所依据的.法律、法规、规章和相关规范性文件;
(五)起草单位合法性审查意见;
(六)起草单位办公会议讨论的纪要、记录;
(七)其他有关材料。
起草单位报送的材料不齐全、不规范的，政府法制机构可以退回起草单位，并说明理由。
第二十一条 政府法制机构对政府规范性文件送审稿进行合法性审查，一般应当在收齐材料后 7 个工作日内办结，并出具书面审查意见。内容复杂、争议较大，或者涉及其他重大问题的，经政府法制机构负责人批准，可以延长 7 个工作日。
第二十二条 政府规范性文件送审稿经合法性审查通过后，起草单位应当将送审稿及其起草说明、合法性审查意见、征求意见材料等送政府办公厅(室)。
合法性审查通过后，起草单位对政府规范性文件送审稿实质性内容作出修改的，应当再次报送合法性审查;其他对文字或者结构作出修改的，应当在起草说明中作出说明。
政府办公厅(室)应当对制定政府规范性文件的必要性、规范性以及是否通过合法性审查等进行审查。
第二十三条 制定行政规范性文件应当按照下列规定审议决定：
(一)政府规范性文件应当经政府常务会议审议决定;
(二)部门规范性文件应当经部门办公会议讨论决定。
未经制定机关法制机构合法性审查通过，不得提交制定机关负责人集体讨论决定。
第二十四条 经审议通过的行政规范性文件，应当由制定机关主要负责人签署。
行政规范性文件应当规定具体施行日期，施行日期应当确定在签署之日起 30 日后;不及时施行将影响公民、法人和其他组织权益或者妨碍施行的，经制定机关负责人批准，可以在签署之日起 30 日内施行。
第二十五条 制定机关应当通过门户网站、政府公报或者当地公开发行的报刊等形式向社会统一公布行政规范性文件文本。
第二十六条 符合下列情形之一的，经制定机关主要负责人批准，可以简化行政规范性文件制定程序，但应当经过合法性审查、集体讨论决定并公布：
(一)因涉及自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等紧急情况需要制定行政规范性文件的;
(二)为执行上级机关的紧急命令和决定需要制定行政规范性文件的;
(三)为依法实施临时限制施工、道路通行等措施需要制定行政规范性文件且实施期限在 15 日以内的;
(四)行政规范性文件有效期届满，经评估需要继续施行且不需要作出修改的;
(五)经国家机关依法审查监督，认为行政规范性文件不合法，需要修改或者废止的;
(六)重申法律、法规、规章的规定，不创设内容的行政规范性文件。
第三章 监督管理
第二十七条 行政规范性文件应当自签署之日起 15 日内，由制定机关按照下列规定报送备案：
(一)政府规范性文件，报上一级人民政府;
(二)政府派出机关、工作部门制定的行政规范性文件，报设立该派出机关、工作部门的人民政府;
(三)法律、法规、规章授权的组织制定的行政规范性文件，报直接管理该组织的人民政府或者由直接管理该组织的部门报本级人民政府;
(四)行政机关及法律、法规、规章授权的组织与非行政机关联合制定的行政规范性文件，由行政机关以及法律、法规、规章授权的组织按照第一项、第二项、第三项的规定报备;
(五)政府工作部门与中央、自治区垂直领导的部门联合制定的规范性文件，分别报本级人民政府和上一级主管部门。
部门规范性文件应当在主要负责人签署之后，公布之前报送备案。
第二十八条 行政规范性文件备案审查工作由政府法制机构(以下简称备案机构)具体承办。备案机构可以直接出具备案审查意见。
第二十九条 报送行政规范性文件备案，应当提交备案报告、行政规范性文件文本、起草说明、制定依据、征求意见情况汇总、制定机关法制机构的合法性审查意见和负责人集体讨论决定的材料。
行政规范性文件的有效期限超过 5 年、施行日期在签署之日起 30 日内或者制定程序适用本办法第二十六条规定的，应当作出说明。
第三十条 对报送备案的行政规范性文件，材料不全的，由备案机构退回材料并一次性告知限期补正。
第三十一条 备案机构对行政规范性文件进行备案审查时，需要制定机关提供相关材料或者说明有关情况的，制定机关应当配合;需要征求相关部门意见的，相关部门应当予以配合。
第三十二条 备案机构应当按照本办法第十八条的规定进行审查，经审查合法的，予以备案;经审查不合法的，不予备案，并通知制定机关限期自行纠正。
第三十三条 行政规范性文件经审查不予备案，制定机关应当按要求自行纠正，并将处理结果报告备案机构。
制定机关无正当理由逾期不自行纠正的，由备案机构提请备案机关作出改变或者撤销行政规范性文件的决定。
第三十四条 备案机构应当于每月上旬将上月准予备案的行政规范性文件目录向社会公布。
第三十五条 建立行政规范性文件清理长效工作机制。实行行政规范性文件目录和文本动态化、信息化管理。未列入有效目录的行政规范性文件，不得作为行政管理的依据。
有关单位应当根据全面深化改革、经济社会发展需要，上位法制定、修改、废止情况，以及上级行政机关提出的专项清理要求，及时对行政规范性文件进行清理;清理涉及政府规范性文件的，应当及时向政府提出修改或者废止的建议。清理结果应当向社会公布。
第三十六条 行政规范性文件有效期届满前 6 个月，制定机关认为该文件需要继续施行的，应当对文件实施情况进行评估，可以继续施行或者修改后继续施行的，应当重新制定公布。
第三十七条 公民、法人和其他组织认为行政规范性文件同法律、法规、规章和上级行政规范性文件相抵触的，可以向备案机构书面提出审查建议。备案机构应当依法审查，并将处理结果答复建议人。
第三十八条 违反本办法规定，有下列情形之一，造成严重后果的，由有关行政机关或者监察机关对主要负责人及其他直接责任人员依法给予行政处分：
(一)超越法定权限;
(二)未经听取意见;
(三)未经合法性审查;
(四)未经集体讨论决定;
(五)无正当理由拒不纠正经备案审查不合法的行政规范性文件。
第四章 附 则
第三十九条 本办法自 20xx 年 1 月 1 日起施行。本办法施行前已经公布的行政规范性文件，由市、县(区)人民政府组织进行清理。经清理继续有效的，制定机关应当确定其有效期限，并向社会公布。
文件管理办法 篇6
第一章总则
第一条为进一步加强全市政府规范性文件的管理和备案工作,提高规范性文件质量,建立科学化、民主化、制度化的行政决策机制,维护法制统一,推进依法行政,根据《河南省行政规范性文件管理办法》(河南省人民政府令第169号)等有关规定,制定本办法。
第二条本市行政规范性文件(以下简称规范性文件)的制定、备案及其监督管理,适用本办法。
第三条本办法所称规范性文件,是指除政府规章外,行政机关制定的涉及公民、法人或者其他组织权利义务、在一定期限内反复适用、具有普遍约束力的文件。
第四条制定规范性文件应当坚持下列原则:
(一)合法性原则。以法律、法规、规章和上级政策规定为依据,维护法制统一;
(二)合理性原则。体现改革精神和精简、统一、效能的要求,确立的主要制度符合实际情况,公平合理地界定行政机关与行政管理相对人之间、行政管理相对人相互间的权利义务关系;(三)公众参与原则。充分保障相关行政机关与行政管理相对人的知情权、参与权、建议权,广泛听取各方面的意见和建议;
(四)权责一致原则。在赋予行政机关必要职权的同时,规定其行使职权的条件、程序和违法行使职权所应当承担的责任;
(五)必要性原则。法律、法规、规章和上级政策已有明确、可操作性规定的,规范性文件原则上不作重复规定或简单转发。
第五条制定机关应当控制规范性文件的数量。法律、法规、规章以及上级行政机关的规范性文件已经明确规定的内容,下级行政机关的规范性文件原则上不作重复规定。
第六条各级政府应当加强对规范性文件制定和备案审查工作的监督管理。
各级政府法制机构具体负责对规范性文件制定和备案审查工作的监督管理。
政府各部门和其他有关单位(以下简称市直各单位)应当配合本级政府法制机构做好规范性文件制定和备案审查的相关工作。
第二章起草
第七条规范性文件由政府各部门负责起草。
规范性文件内容涉及公众重大利益、社会关注度高或者专业性强的,起草单位可以邀请有关专家参与起草。
规范性文件内容涉及两个或者两个以上部门职权的,应当由两个或者两个以上部门联合起草;联合起草时,由一个部门主办,其他部门配合。关系政府工作大局的重要规范性文件,由本级政府法制机构牵头,组成专门小组负责起草工作。
第八条规范性文件不得设定下列内容:
(一)行政许可;
(二)行政处罚;
(三)行政强制;
(四)行政事业性收费,但省人民政府以及省财政、价格主管部门按照法定权限设定的收费事项除外;
(五)政府性基金;
(六)其他应当由法律、法规、规章规定的内容。
没有法律、法规依据,规范性文件不得作出减损公民、法人和其他组织合法权益或者增加其义务的规定。
第九条起草规范性文件,应做好下列准备工作:
(一)就规范性文件拟规定的主要措施进行调查研究,总结有关工作的实践经验。已有文件作出相关规定的,应对原文件实施效果进行评价,并对制定新文件的必要性进行论证;
(二)搜集相关法律、法规、规章和上级规范性文件,明确其规定和精神,搜集外地有关资料并与本地进行对比研究。需要进行调研的,应当拟定调研提纲并报本级政府法制机构提出意见;
(三)论证规范性文件拟设定的基本制度和拟解决的基本问题,对其可行性作出说明。
第十条规范性文件起草过程中,起草单位应当组织本单位相关内设机构人员进行研究,并经本单位法制机构进行法律和技术审查;涉及其他部门职责或与其他部门关系密切(部门职责规定、财政资金分配等)的,应当采取征求意见、召开座谈会等方式充分征求相关部门意见。被征求意见部门应当认真负责地对涉及本部门的问题提出意见和建议,并盖章确认。
第十一条涉及行政管理相对人切身利益或有关国家机关、企事业单位、公民对规范性文件内容有较大分歧的,可采取书面定向征求意见或登报、召开座谈会、论证会、听证会等方式公开听取有关机关、单位或公民的意见和建议。
涉及公众重大利益、公众意见有重大分歧、可能影响社会稳定,或者法律、法规、规章规定应当听证的'规范性文件,应当进行听证。
第十二条公民、法人或者其他组织对规范性文件草案提出意见和建议的,起草单位应当研究处理。
第十三条有关部门对规范性文件草稿的主要措施、管理体制、权限分工等有不同意见,由起草单位与有关机关进行协商;经协商不能达成一致意见的,仍存在重大分歧的,报本级政府分管领导协调、决定。对重大分歧意见的协商、处理情况,应当在起草说明中载明。
第十四条起草单位应当根据征求意见和建议情况对征求意见稿进行修改,形成送审稿报本级政府法制机构进行审查。
规范性文件送审稿应当由起草单位负责人签署;属二个及二个以上单位共同起草的,由所有起草单位负责人共同签署。
第十五条起草单位报送规范性文件送审稿时,应当同时报送以下材料:
(一)规范性文件起草说明。起草说明应当包括制定的必要性、主要依据、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施、征求意见情况、重大分歧意见的处理情况等内容。本级政府现有文件已对有关内容做出规定的,还应说明拟制定文件与原文件的协调、衔接、创新情况;
(二)所依据的法律、法规、规章、上级政策规定及外地参考材料;
(三)征求的相关单位与个人意见原件、座谈会和论证会原始记录、听证会的听证报告;
(四)审查文件必备的其他材料。
报送材料不齐备的,政府法制机构可责令限期补齐。
第三章审查
第十六条政府法制机构主要从以下几个方面对规范性文件送审稿进行审查:
(一)是否符合本规定确定的原则和有关法律、法规、规章和上级政策规定;
(二)是否与本级政府现行有效的规范性文件协调、衔接;
(三)是否按照本规定征求意见或进行论证、听证;是否正确处理有关机关、组织、公民对规范性文件征求意见稿提出的意见和建议;
(四)是否符合规范性文件体裁、文字语言、逻辑结构等技术要求;
(五)需要审查的其他内容。
政府法制机构应当自收到规范性文件送审稿之日起10个工作日内审查完毕,但需要协调部门意见、召开论证会、听证会、组织考察和等候起草单位报送依据材料的时间除外。
第十七条政府法制机构在必要时,可以将送审稿修改后发送有关单位重新征求意见,有关单位应当按期限要求及时回复书面意见,并提交相应依据材料;涉及重大问题的,可采取座谈会、论证会、听证会等方式广泛征求意见和建议。
认为确有必要借鉴外地经验的,可以列出考察提纲,组织有关部门进行考察。
第十八条政府法制机构对规范性文件送审稿进行审查后,根据不同情况分别作出如下处理:
对于制定条件已经成熟,符合国家法律、法规、规章和上级政策规定的,建议提交政府集体讨论研究;
(二)有下列情形之一的,提出书面审查意见,退回起草单位修改:
1.送审稿的文字表述、逻辑结构等语言技术有重大缺陷,妨碍对文件的准确理解或者与规范性文件语言规范严重不符的;
2.在审查过程中发现与本级政府原有文件不协调、不衔接,起草单位不能提出明确意见又不接受政府法制机构意见的;
3.制度设计有明显缺陷需要重新考虑改进的;
4.对规范性文件送审稿规定的主要制度存在较大争议,起草单位应与有关部门进行协商而未进行协商或者没有依照本规定进行论证、听证,且不属急办事项的。
(三)有下列情形之一的,报请政府领导同意,退回起草单位:
1.限制行政管理相对人权利或增加其义务,没有法定依据的;
2.重复法律、法规、规章及上级文件的规定,没有新内容的;
3.拟定的文件不具有可行性的;
4.属于部门职责范围,应由部门制发文件的;
5.属于执行性的技术规范或具体操作性的内容,不宜由政府制发文件的。
第四章决定和公布
第十九条制定对公民、法人或者其他组织的权利义务产生直接影响的规范性文件,应当经本级政府常务会议集体讨论决定。
第二十条政府常务会议讨论规范性文件草案时,起草单位负责人应就草案主要内容进行说明,有关部门应当列席会议。
第二十一条起草单位应根据政府常务会议讨论意见,对规范性文件送审稿进行修改后报政府法制机构。政府法制机构根据常务会议纪要内容予以审定后,按照政府公文运行程序运行。
第二十二条规范性文件应当自形成之日起20个工作日内,通过政府门户网站向社会公布。涉及公众重大利益的规范性文件,还应当在报纸上全文向社会公布,电视台应及时发布消息。
未经公布的规范性文件,不得作为行政管理的依据。
第二十三条规范性文件应当自公布之日起15日内,向上一级政府备案。
第五章监督管理
第二十四条各级政府应当定期组织对本办法的实施情况进行监督检查,并将规范性文件管理工作纳入依法行政考核内容。
各级政府应当加强规范性文件管理信息化建设,建立健全规范性文件数据库,方便公众查询。
第二十五条政府法制机构应当通过调阅、抽查下级机关的发文登记簿和有关文件等方式,对规范性文件的制定和备案情况进行监督检查。
政府法制机构应当于每年1月15日前向上一级政府法制机构报送上年度规范性文件管理情况统计分析报告。
第二十六条健全规范性文件每隔2年进行一次清理制度。
有下列情形之一的,规范性文件的实施机关应当及时清理:
(一)与现行法律、法规、规章或者相关政策规定不一致的;
(二)调整对象已不存在的;
(三)不适应经济社会发展要求的;
(四)其他应当及时清理的情形。
实施机关形成规范性文件清理意见后,应当报本级政府法制机构进行合法性审查。
第二十七条规范性文件清理结果经本级政府审定后,应当通过政府门户网站向社会统一公布继续有效、废止和失效的规范性文件目录。
未列入继续有效文件目录的规范性文件,不得作为行政管理的依据。
政府法制机构应当对清理后的政府规范性文件进行汇编。
第二十八条公民、法人或者其他组织对规范性文件有异议的,可以向制定机关或者负责备案审查的政府法制机构提出书面审查建议。
制定机关或者负责备案审查的政府法制机构应当自收到审查建议之日起60日内审查完毕并告知当事人;情况复杂,不能在规定期限内审查完毕的,经本单位负责人批准,可以适当延长并告知当事人,但是延长期限最多不超过30日。
经审核,认为异议成立的,按照原发文程序,由原制定机关做出。
第六章备案审查
第二十九条政府法制机构应当对下级政府、政府各部门(以下简称备案机关)向政府备案的规范性文件进行审查。
规范性文件备案审查应当做到有件必备、有备必审、有错必纠。
第三十条规范性文件按照下列规定报送备案:
(一)县(市、区)政府的规范性文件向市政府备案;
(二)政府工作部门的规范性文件报本级政府备案;
(三)政府依法设立的派出机关的规范性文件,报设立该派出机关的政府备案;
第三十一条备案机关报送规范性文件备案时,应当向接受备案的政府法制机构提交下列材料的电子文本:
(一)规范性文件的正式文本和起草说明;(二)依据的法律、法规、规章和相关政策;(三)征求意见、合法性审查、政府常务会议或者部门领导班子会议集体讨论等情况;
(四)其他与制定规范性文件有关的材料。
第三十二条政府法制机构对报送备案的规范性文件,应当就下列事项进行审查:
(一)是否超越备案机关的法定权限;
(二)是否与法律、法规、规章和相关政策相抵触;
(三)是否违反本办法第八条的禁止性规定;
(四)是否符合规范性文件的制定程序;
(五)其他依法需要审查的内容。
第三十三条政府法制机构应当自收到备案材料之日起30日内审查完毕;情况复杂,不能在规定期限内审查完毕的,经本单位负责人批准,可以适当延长,但是延长期限最多不超过15日。
第三十四条政府法制机构对报送备案的规范性文件进行审查时,发现存在违法情形的,应当向备案机关发出《规范性文件备案审查意见书》。
备案机关应当自收到《规范性文件备案审查意见书》之日起20日内自行纠正,并书面反馈情况;逾期不纠正的,由政府法制机构提出撤销意见,报本级政府予以撤销,并向社会公布。
第三十五条规范性文件实行目录管理。政府法制机构应当定期公布通过备案审查的规范性文件目录。
第七章附则
第三十六条因发生重大紧急事件,为保障公共安全和重大公共利益或执行上级行政机关的紧急命令和决定以及出现其他紧急情况,需要立即制定规范性文件的,经本级政府主要负责人批准,可简化制定程序。
第三十七条市、县(市、区)政府各部门,乡镇政府(街道办事处),法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织,其规范性文件的制定,可参照本办法执行。
第三十八条本办法自20xx年1月1日起施行。20xx年11月1日《新乡市人民政府关于印发〈新乡市规范性文件制定程序规定〉的通知》(新政〔20xx〕50号)同时停止执行。
文件管理办法 篇7
第一条为规范本厅规范性文件的管理工作，提高依法行政水平，根据《广东省行政机关规范性文件管理规定》等有关规定，制定本办法。
第二条起草、协调、报送审查、讨论通过、发布、评估等规范性文件的监督和管理工作，适用本办法。
本办法所称规范性文件，是指由本厅制定并以本厅名义发布(包括拟报请省政府或省政府办公厅批准后由本厅发布)的，对不特定的公民、法人或者其他组织的权利义务构成影响、具有普遍约束力、可以反复适用的文件。
本厅制定的内部工作制度、规章制度、技术操作规程，对具体事务作出的行政处理决定，以及对本厅直接管理单位的人事、财务、外事等事项制定文件的，不属于本办法适用范围。
第三条本厅各处室、各直管单位、议事协调机构及临时机构，不得以自己的名义制定、发布规范性文件。上述处室、单位和机构需要制定规范性文件的，可以以本厅名义制定、发布规范性文件。
第四条政策法规处负责本厅规范性文件的合法性审核、报送审查、报请公布以及指导监督工作。
第五条各处室(含有关直属、直管单位，下同)根据实际需要，负责或者组织起草各自职权和业务范围内的规范性文件。
综合性的、涉及多项事务的规范性文件由办公室或者政策法规处组织起草。
各处室在规范性文件起草前和起草过程中应当加强与政策法规处沟通，政策法规处在政策、合法性及文件规范性方面给予支持、进行指导。
第六条起草规范性文件应当遵守下列事项：
(一)法律、法规、规章和上级规范性文件对某一方面的行政管理事项尚未专门作出明确规定，确需制定规范性文件，或确有必要对法律、法规、规章及上级行政机关规范性文件的规定进一步作出明确、具体和操作性的规定;
(二)不得违反上位法的规定;
(三)不得违反上级行政机关的决定、命令和规范性文件规定;
(四)不得设置行政处罚、行政许可、行政强制或者规定行政事业性收费(包括管理费、手续费、滞纳金、咨询费等);
(五)没有法律、法规、规章的规定作为依据，不得作出影响公民、法人或者其他组织权利义务的规定;
(六)不得以解释性表述对法律、法规、规章或上级规范性文件的'条文、相关定义、适用范围等的内涵进行规定，也不能采取其他表述做出扩大化或缩小化的规定;
(七)不得超越本厅的职权范围。
第七条规范性文件应当符合以下形式要求：
(一)标题应当冠以制定机关名称;
(二)结构合理，条理清晰，概念统一，语言规范准确、简洁明了;
(三)原则上不对法律、法规、规章和上级规范性文件已经明确规定的内容作重复性表述，但在作出操作性、具体性规定时，可以对相应的原则性条文规定进行引用表述;
(四)文末应当规定施行日期，除应急需要外，原则上印发日期与施行日期之间不少于30日;
(五)应当明确规定有效期，暂行或试行的规范性文件，有效期不超过2年;其他规范性文件的有效期不超过5年。有效期届满后需要继续实施的，应当重新制订和发布。
第八条规范性文件应当包含下列主要内容：
(一)制定目的;
(二)制定依据;
(三)适用范围;
(四)依法设立或者实施的有关工作制度、事项、办事程序、时限和要求等主要内容。
第九条起草人员完成起草工作后，起草处室应当在本处室范围内组织讨论、修改，形成规范性文件的征求意见稿，并按如下规定征求相关单位意见：
(一)征求本厅有关处室和直属、直管单位意见;
(二)以本厅名义征求有关地级以上市水行政主管部门、顺德区国土城建和水利局以及省直管县级水行政主管部门意见;
(三)涉及中央直属单位、地级以上市政府或顺德区政府、省直其他相关部门职责的，以本厅名义征求其意见;
(四)拟报请省政府或者省政府办公厅发布以及报经省政府或者省政府办公厅批准后以本厅名义发布的，以本厅名义征求有关地级以上市政府及顺德区政府的意见;
(五)通过在厅门户网站、省政府门户网站专栏集中刊载等多种形式、多种渠道，公开征求群众意见，社会涉及面广、与群众利益密切相关的规范性文件，应当听取群众意见;
(六)依法应当组织听证的，应当组织听证听取意见。
第十条起草处室应当根据有关意见作出相应的修改或者协调，形成规范性文件草案后送政策法规处审核，并提交下列文件：
(一)规范性文件草案文本;
(二)制定规范性文件的简要说明，包括起草背景、必要性、依据、起草过程以及主要制度等内容，制定依据包括相关法律、法规、规章和上级规范性文件等;
(三)对征求意见的采纳情况和未予采纳的说明;
(四)公开征求群众意见情况;
(五)有关听证材料和处理意见。
第十一条政策法规处负责对规范性文件草案进行合法性审核。
对各处室提交审核的文件，经审核认为不属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起5个工作日内将该文件退回起草处室，并说明理由;对属于规范性文件的，应当自收齐材料之日起10个工作日内提出书面审核意见。
政策法规处审核规范性文件，原则上只审查合法性，不审查可行性和合理性。合法性审核应重点围绕立法保留事项、行政处罚、行政许可、行政强制、行政事业性收费、限制权利以及是否超越权限等七个方面开展。
若发现存在可行性或者合理性问题时，政策法规处可以就文件可行性、合理性及结构、文字表述等问题提出修改意见，由起草处室决定是否修改。
对草案主要内容意见较多或者存在较大分歧的，政策法规处应当召集起草处室和有关处室进行协调、修改，必要时提请厅领导召开专门会议研究决定。
第十二条规范性文件草案经政策法规处合法性审核后，由起草处室提请厅务会议审议。
第十三条规范性文件草案经厅务会议审议通过后，政策法规处会起草处室拟文，经分管政策法规工作的厅领导签发后报送省政府法制办公室审查。
第十四条经省政府法制办公室审查的规范性文件草案，按下列程序处理：
(一)经审查同意的，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发;
(二)经审查提出修改意见的，由起草处室会同政策法规处修改后呈报厅主要领导签发;
(三)对审查意见有异议的，由政策法规处提请省人民政府复核;
(四)经审查认为不能发布的，经厅领导同意后，取消该规范性文件草案。
第十五条拟报请省政府或省政府办公厅批准、以本厅名义发布的规范性文件，由政策法规处按程序报经省政府法制办公室审查，并由起草处室报请省政府或省政府办公厅批准后，由起草处室拟文会签政策法规处等有关单位后呈报厅主要领导签发。
第十六条规范性文件发布后，由政务中心在厅门户网站上公开。具体负责组织实施的处室应当做好规范性文件实施的有关工作。
政策法规处于规范性文件发布后5个工作日内，将规范性文件纸质文本一式两份、电子文本一式一份报请省政府办公厅在《广东省人民政府公报》上发布，并将一份纸质文本抄送省政府法制办公室。
在《广东省人民政府公报》发布前的规范性文件，不具有法律效力，不得作为行政管理的依据。
第十七条政策法规处每隔两年组织对本厅的规范性文件进行清理，由负责组织实施的处室提出废止、宣布失效或者修订建议。
有关法律、法规、规章和上级文件新出台、废止、宣布失效、修订或调整的，负责组织实施的处室应当于3个月内对规范性文件进行清理。规范性文件与法律、法规、规章和上级文件相抵触或者不一致的，应当于6个月内提出修改或者废止意见。
暂行或试行的规范性文件，负责实施的处室应当自暂行或试行期满3个月前对实施情况进行评估，并于暂行或试行期满1个月前提出废止或制定正式规范性文件的意见。
负责实施的处室在组织实施规范性文件的过程中，发现规范性文件内容与有关法律、法规、规章或上级文件规定不一致，或因实施条件发生变化等需要修订或停止实施规范性文件的，应当及时提出修改或者废止意见。
修改程序按制定程序执行。
第十八条规范性文件内容存在歧义，或者因公民、法人或者其他组织对本厅的规范性文件有异议的，由政策法规处会同起草处室进行解释或依法作出其他处理。
第十九条本厅与省直其他部门联合起草、制定规范性文件的，参照本办法执行。
第二十条本办法自发布之日起施行。
公开方式：主动公开
抄送：省法制办，各地级以上市水务局，顺德区国土城建和水利局。
广东省水利厅办公室
20xx年12月13日印发
文件管理办法 篇8
一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上保持强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括:
1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等必须符合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的.提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员必须按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都必须按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都必须重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制必须严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写<设计项目归档资料清单>，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法保持不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写<借阅登记表>，然后方可通过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
4、如有特殊情况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整<借阅文件记录表>。
六、责任追究
各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律责任的权利。
文件管理办法 篇9
1．目的和适用范围
1、1目的
为确保与体系（包括质量管理体系和环境管理体系，以下同）相关文件的可靠性及有效性，使对体系有效运行起重要作用的各个场所，均能得到相应文件的有效版本，防止使用失效或作废的文件，以保证体系有效运行。
1、2适用范围
本管理办法适用于公司各部门使用的、与体系有关的文件，并包括有关的标准和需方提供的图样等外来文件。
2．管理职责
2、1总经理办公室负责对上级和外部一般性文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司一般性文件。
2、2体系认证办公室负责有关体系文件的收、转、发和统一归档，并负责组织、编制、更改和管理公司的体系文件。
2、3受控文件的文件管理员负责《文件更改通知单》的存档，并依照《文件更改通知单》，对更改过的文件使用的有效性负责。
2、4采购计划、合同及合同评审等文件，由各部门归口管理。
3．文件的审批
3、1公司管理性文件由总经理审批。
3、2公司技术性文件由主管领导审批。
3、3采购计划、合同及合同评审等文件由公司主管领导负责审批。
3、4新编制的文件和修订/更改后的文件均应以发文登记表的形式，明确文件的发放范围和数量，并交相应文件审批人审批，此书面材料一并作为有关资料与受控文件一起存档。
3、5受控文件（时效性文件及有特殊格式的除外）应以适当方式标注文件归口管理部门、文件主要起草人、文件审批人、文件发布日期、文件实施日期等。
4．文件发放
公司下发的文件，由文件管理部门与文件起草部门协商确定发放范围，经主管领导审批后（受控文件标出受控号），由文件归口管理部门发放，文件接受人须在发文登记表中签收。其中，受控文件的发放范围不得随意更改，增发时，须按原发放程序办理。
5．文件的修订/更改
5、1由于实际情况发生变化或由于其他原因需要对正在执行的文件的内容做修订更改时，原则上要求由文件原起草部门负责修订/更改。受控文件修订/更改前，应填写《文件更改通知单》，提出文件更改理由、更改内容等，经原审批人审批后，由此文件的修订更改部门实施更改，并将《文件更改通知单》（打印件）交文件归口管理部门存档。如文件原审批人调出或其他原因而无法审批时，由公司总经理指定的审批人审批，并提供有关资料。
5、2文件更改，若需指定其他人员会签或审批时，应提供会签或审批的有关资料。
5、3文件的更改可能对程序、体系或其他单位构成影响时，由更改单位负责采取协调措施，商定实施、更改的合适时间，并由有关部门对受影响的其他文件作相应的修改。
5、4文件有较大更改或更改超过5次以上者或视情况确定换版。
6．管理
6、1文件从起草、审核、浅批到印发、存档，应遵从本文件规定，上级来文的转发须填写发文记录。
6、2文件管理人员负责将上级来文及时交有关领导及有关人员传阅。
6、3非受控文件的'管理：由业务主管部门负责登记下发。
7．文件的收、转、发
7、1集团公司发布的受控文件，由体系认证办公室登记后存档或转发。
7、2公司起草发布的受控文件，由起草或修订/更改部门做好文件标示，连同批准的有关资料一同交文件发放人员；文件发放人员按发放数量复印，填写发文登记表，按文件发放范围和数量下发，并将原文原件连同相关资料存档。
7、3当受控文件需要进行转移时，应首先将文件送交发问单位，由文件归口管理部门登记后再转发，不可私自转发。
8．文件损坏/丢失
受控文件在有效期内丢失或损坏，应由丢失或损坏文件的部门人员向文件归口管理部门提出更换/补发；对于丢失文件，文件归口管理部门在原发文登记表中所丢失文件的备注栏内注明“丢失”和丢失日期，并补发该文件，登记新的受控号；对于损坏文件，在补发该文件的同时应销毁就旧文件，补发文件受控号不变，不再重新登记。
9．文件的作废
作废的文件应及时收回并销毁，时效性受控文件不再收回和销毁，逾期自行作废。对有必要存档或为积累知识而保留的作废文件须有作废标记，以免误用。
10．文件的领取及保存
领取时，须在发文登记表上签名，文件领取人应对所持有的文件妥善保管，不得丢失、损毁。
11．记录保管
非时效性（非）受控文件的发文登记表，在文件作废后仍需保存3年。时效性（非）受控文件发文登记表在文件作废后仍需保存1年。
附加说明：
本文件归口单位：
本文件起草人：本文件批准人：
本文件发布日期：本文件实施日期：
文件管理办法 篇10
第一条 涉密文件(包括确定密级的文件资料、图表、刊物、教材等)的拟制、印刷、传递、承办、借阅、保管、归档、移交和销毁，必须严格履行审批、清点、登记、签字等手续。
第二条 阅办涉密文件必须在办公室或者安全保密的`场所进行，涉密文件应存放在铁皮柜内;对绝密级文件必须实行专人保管，专册登记，专柜存放。
第三条 学院各部门阅办的涉密文件应当及时清退。一般情况下，绝密及文件不超过一个月，机密级以下文件不超过三个月。确需延长使用的，应当到保密室办理借用手续。
第四条 携带涉密文件外出，绝密级必须由学院领导批准，机密以下必须由处，部、系，附属医院领导批准。严禁携带涉密文件到公共场所或探亲访友。
第五条 不宜向社会公开的内部资料、刊物等，应当妥善保管，定期清理和销毁。
第六条 销毁涉密文件应当按规定登记、审批，由二人以上到指定场所监销。严禁将各类涉密载体或者内部资料、刊物当废品出售。
文件管理办法 篇11
(20xx年12月27日广州市人民政府令〔20xx〕第11号发布，20xx年11月29日广州市人民政府令〔20xx〕第5号修改，20xx年12月14日广州市人民政府第13届128次常务会议修订通过)
第一章总则
第一条 为加强我市行政规范性文件的管理，推进依法行政，维护法制统一，根据《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》等有关法律、法规的规定，结合我市实际，制定本规定。
第二条 本规定所称行政规范性文件，是指政府及其职能部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织，根据法律、法规、规章和上级政府的命令、决定，依据法定职权和程序制定并公开发布的，涉及公民、法人和其他组织的权利、义务，在一定时期内反复适用，在所管辖区域内具有普遍约束力的文件。
行政规范性文件分为政府规范性文件和部门规范性文件。市人民政府、各区和县级市人民政府(含各国家级开发区管理委员会)及其办公厅或办公室(以下统称政府)以自己名义发布的行政规范性文件为政府规范性文件;政府职能部门和法律、法规授权的具有管理公共事务职能的组织(以下统称部门)以自己名义发布的行政规范性文件为部门规范性文件。
第三条 政府及其部门制定的只包含下列内容的文件不纳入行政规范性文件管理：
(一)内部管理制度，包括政府及其部门内部实施的人事、行政、外事、财务管理等对公民、法人和其他组织权利、义务没有直接影响的公务规则;
(二)公布城乡建设、经济社会文化事业发展规划或纲要的文件;
(三)为实施上级政府或部门部署的专项工作任务而制定的工作方案、工作计划;
(四)应对突发公共事件的应急预案;
(五)向上级行政机关作出的请示和报告,上级行政机关对下级行政机关就有关业务工作的请示作出的不创设行政管理规则的非普发性批复;
(六)公布办事时间、办事地点等事项的便民通告;
(七)对具体事项作出的行政决定;
(八)法律、法规对制定程序已有规定的各类质量技术标准;
(九)对部门直接隶属事业单位的人事、财务、外事、保密等事项作出规定的文件。
第四条 本规定适用于本市市、区和县级市人民政府及其部门行政规范性文件的制定、发布和监督等活动。
本规定所称制定，包括行政规范性文件的制定、修改和废止。
第五条 下列机构不得制定行政规范性文件：
(一)临时性机构;
(二)议事协调机构及其办事机构;
(三)部门的内设机构及派出机构;
(四)不具有管理公共事务职能的组织。
第六条 制定行政规范性文件，不得违反宪法、法律、法规和规章的规定;不得违背上级行政机关的命令、决定;不得超越制定主体的法定职权范围。
法律、法规和规章已经明确规定的内容，行政规范性文件原则上不作重复规定。
第七条 制定行政规范性文件，不得设定行政许可、行政处罚、行政强制措施、行政收费以及其他应当由法律、法规、规章规定的事项。
第八条 行政规范性文件应当符合精简、统一、效能的原则，用语应当准确、简洁;条文内容应当明确、具体，具有可操作性。
第九条 行政规范性文件一般以条文的形式表述。除内容复杂的.外，不分章、节。
行政规范性文件的名称一般称“规定”、“办法”、“规则”、“细则”、“意见”、“决定”、“通知”、“公告”和“通告”等。涉及实体内容的一般用“规定”、“办法”、“细则”等。
行政规范性文件的名称不影响其性质。
第二章 起草
第十条 政府规范性文件由政府有关部门或者政府法制机构组织起草。
部门规范性文件由部门法制机构或者有关业务机构具体负责起草;涉及多部门职能的，可以由两个以上部门联合起草。
起草行政规范性文件，可以邀请有关专家、组织参加，也可以委托有关专家、组织起草。
第十一条 起草行政规范性文件，起草部门应当对制定行政规范性文件的必要性和可行性进行研究，并对行政规范性文件所要解决的问题、拟确立的主要制度或者拟规定的主要措施等内容进行调研论证。
第十二条 起草行政规范性文件，起草部门应当充分征求其他相关部门、机构的意见。
相关部门、机构对行政规范性文件草案内容提出重大分歧意见的，起草部门应当进行协调。
对重大分歧意见的协调和处理情况，应当在起草说明中载明。
第十三条 起草行政规范性文件，完成本规定第十二条规定程序后，起草部门应当征求公众意见。
征求公众意见应当在起草部门或者政府的门户网站上公开行政规范性文件文稿，并不得少于10日。起草部门还可以采取召开座谈会、论证会、听证会等形式征求公众意见，也可以通过公开发行的报刊征求意见。对专业技术性较强的行政规范性文件，起草部门应当组织相关专家进行论证。
起草部门征求公众意见，应当经本部门法制机构审核同意后进行。
行政规范性文件涉及政府重大决策，拟通过公众媒体征求公众意见的，应当按照本市政府重大民生决策征询公众意见的规定进行。
第十四条 对公民、法人或者其他组织提出的意见和建议，起草部门应当研究处理，将意见采纳情况反馈给提出意见或建议的公民、法人或者其他组织，并在起草说明中对征求公众意见的情况作出说明。
第十五条 部门规范性文件或者由部门组织起草的政府规范性文件，应当由部门法制机构统一审核、修改，经部门领导集体讨论通过后，形成送审稿。
部门法制机构的审核意见应当在起草说明中载明。
第三章 审查
第十六条 行政规范性文件应当在发布之前经本级政府法制机构审查。
未经政府法制机构审查同意的行政规范性文件不得发布;对擅自发布的行政规范性文件，公民、法人和其他组织有权拒绝执行。
第十七条 部门组织起草的政府规范性文件，形成送审稿后应当提请政府审议，并提交以下材料：
(一)提请政府审议的请示;
(二)规范性文件送审稿;
(三)规范性文件的说明(包括制定政府规范性文件的目的、依据、主要内容和重大分歧意见的协调、论证情况等);
(四)征求意见的有关材料(包括征求意见的范围、对回收意见的分析、意见采纳的情况及其说明等);
(五)起草规范性文件所依据的法律、法规、规章和国家政策;
(六)其他有关材料。
对不符合本条第一款规定的，政府办公厅(室)应当退回送审部门，要求其限期补充材料。对符合本条第一款规定的，政府办公厅(室)应当在政府审议前将政府规范性文件送审稿及其相关材料转送政府法制机构审查。政府法制机构应当在收到政府办公厅(室)转办函之日起10个工作日内出具审查意见。
政府法制机构组织起草的政府规范性文件送审稿，经政府法制机构领导集体讨论通过后依照本条第一款规定提请政府审议。
第十八条 送政府法制机构审查的部门规范性文件送审稿，应当由起草部门的主要负责人签署;几个部门共同起草的，应当由各个部门的主要负责人共同签署，并由主办部门负责送审。
第十九条 起草部门向政府法制机构送审部门规范性文件，应当提交送审公函以及本规定第十七条第一款第(二)、(三)、(四)、(五)项规定的相关材料。
第二十条 对符合本规定第十九条规定的部门规范性文件送审材料，政府法制机构应当对部门规范性文件送审稿的内容和制定程序进行合法性审查。
提交的材料不符合本规定第十九条规定的，政府法制机构可以要求其在指定的期限内补充有关材料;未在指定期限内补充的，将送审材料退回送审部门。
第二十一条 对部门规范性文件，政府法制机构应当在收齐送审材料之日起10个工作日内审查完毕，并将审查意见书面通知送审部门。
争议较大、内容复杂，或涉及其他重大复杂问题，在前款规定的期限内不能审查完毕的，经政府法制机构负责人批准，可以延长10个工作日，并应当将延长期限的理由书面告知送审部门。
政府法制机构未在规定期限内作出书面审查意见的，视为审查同意。
第二十二条 因情况紧急，需要迅速制定行政规范性文件的，可以不受本规定第十三条、第二十条第二款和第二十一条第一、二款的限制。
前款所称情况紧急是指：
(一)发生自然灾害、流行性疾病或者其他意外事件，危及较大范围内公共安全的;
(二)执行上级机关的紧急命令和决定。
第二十三条 对符合本规定的行政规范性文件送审稿，政府法制机构应当作出审查同意的意见。
对不符合本规定第六条第二款、第八条和第九条规定的行政规范性文件送审稿，政府法制机构在作出审查同意意见的同时，应当提出补充修改的意见。
第二十四条 行政规范性文件送审稿有下列情形之一的，政府法制机构可以作出不同意发布、重新起草或者暂缓制定的审查意见：
(一)违反本规定第六条第一款、第七条规定的;
(二)制定规范性文件的基本条件尚不成熟的;
(三)有关部门对规范性文件送审稿规定的主要内容存在较大争议，送审部门未与有关部门、机构充分协商或者协商不成的;
(四)应当征求公众意见而未征求公众意见的。
政府法制机构根据前款规定作出不同意发布、重新起草或者暂缓制定的意见前，应当听取送审部门的意见。
第二十五条 政府设部门规范性文件审查专用章，由政府法制机构负责管理和使用。
政府法制机构作出的书面审查意见应当加盖部门规范性文件审查专用章。
第二十六条 政府办公厅(室)应当就政府法制机构的审查意见对政府规范性文件送审稿提出拟办意见，报政府审议或者转交送审部门处理。
送审部门应当按照政府法制机构的审查意见对本部门规范性文件送审稿进行处理。
第二十七条 送审部门对政府法制机构的审查意见有异议的，可以自接到政府法制机构的书面审查意见之日起10个工作日内以书面形式提出异议，说明理由，提请政府协调解决。
第四章 发布
第二十八条 政府规范性文件经政府审议通过后，由政府办公厅(室)按照公文办理程序发布。
部门规范性文件应当经制定部门主要负责人签署后由制定部门按照公文办理程序发布;两个以上部门联合制定的部门规范性文件，由各部门主要负责人共同签署后发布。制定部门应当在部门规范性文件发布同时将文件正式文本及其电子文档送政府法制机构核对;经核对无误的，由政府法制机构依照本规定第三十四条规定统一发布。
政府规范性文件经政府审议后决定改由政府部门发文的，不得超出发文部门的法定职责范围，其发布程序按照本条第二款规定执行。
第二十九条 行政规范性文件不得以函号编号发布。
政府规范性文件由政府办公厅(室)统一编号，部门规范性文件的统一编号规则和程序另行制定，报市人民政府批准后执行。
第三十条 行政规范性文件一般应当自发布之日起30日后施行;但发布后不立即施行将有碍行政规范性文件施行的，可以自发布之日起施行。
第三十一条 行政规范性文件应当规定有效期。有效期自行政规范性文件发布之日起最长不得超过5年。有效期届满，行政规范性文件的效力自动终止。
行政规范性文件有效期届满前6个月，制定部门认为该文件需要继续实施的，应当对行政规范性文件的实施情况进行评估，根据评估情况重新修订。政府规范性文件的评估，由原起草部门负责，也可以由政府法制机构负责。
经评估需要继续施行或者修改后继续施行的行政规范性文件为新制定的行政规范性文件，其制定程序依照本规定执行，并重新编文号发布。
在有效期内的行政规范性文件可以根据法律、法规、规章和有关政策以及实际情况的变化予以修改或废止，其程序参照本规定执行。
第三十二条 行政规范性文件的解释权属于制定该行政规范性文件的政府或部门。
第三十三条 行政规范性文件应当向社会统一发布。未向社会统一发布的行政规范性文件不得作为实施行政管理的依据。
第三十四条 行政规范性文件的统一发布载体为书面发布平台和电子发布平台两种形式。
市政府政报是市政府及其部门的行政规范性文件的书面发布平台。市政府政报登载的行政规范性文件文本为标准文本。
市人民政府建立行政规范性文件电子发布平台。市政府及其部门的行政规范性文件应当通过该电子发布平台向社会统一发布。
行政规范性文件电子发布平台的建设、管理、维护及数据更新等工作由市政府法制机构负责。
第三十五条 区、县级市政府及其部门制定的行政规范性文件的统一发布制度由区、县级市政府规定。
市政府法制机构应当将通过备案审查的区、县级市政府规范性文件在行政规范性文件电子发布平台上发布。
第五章 备案
第三十六条 区、县级市政府制定的政府规范性文件，应当自发布之日起15个工作日内，送市政府法制机构备案。
第三十七条 区、县级市政府规范性文件送请备案的，应当向市政府法制机构提交下列材料：
(一)送请备案的公函;
(二)行政规范性文件正式文本或者废止行政规范性文件的决定(书面和电子文本各一份);
(三)制定行政规范性文件的说明;
(四)制定行政规范性文件所依据的法律、法规、规章和国家政策;
(五)已公开发布的证明材料;
(六)其他需要提交的相关材料。
第三十八条 市政府法制机构对备案的区、县级市政府规范性文件的内容和制定程序进行合法性审查，并在收到备案材料之日起10个工作日内出具备案意见。
区、县级市政府规范性文件违反本规定第六条第一款、第七条的，市政府法制机构应当提出撤销或者改正的意见，区、县级市人民政府对市政府法制机构撤销或者改正的意见有异议的，可提请市人民政府协调解决。
第六章 监督
第三十九条 市政府法制机构负责对市政府部门和区、县级市政府行政规范性文件的制定和管理情况进行监督检查。
区、县级市政府法制机构负责对本级政府部门、街道办事处及镇政府行政规范性文件的制定和管理情况进行监督检查。
部门的法制机构负责对本部门的行政规范性文件的制定和管理情况进行监督检查。
第四十条 政府法制机构对行政规范性文件的制定和管理情况进行监督检查，根据不同情况作出如下处理：
(一)对未经政府法制机构审查而印发、发布的部门规范性文件，政府法制机构可以宣布该文件无效;
(二)对未经备案的或者违反本规定制定的区、县级市政府规范性文件，市政府法制机构可以向市人民政府提出撤销或改正的建议;
(三)违反本规定制定行政规范性文件，情节严重，产生严重不良后果和负面影响的，政府法制机构可以提请监察机关等有关部门依法追究其主要负责人和直接责任人员的行政责任;
(四)不依照本规定送审或者备案、发布行政规范性文件的，政府法制机构应当要求改正;拒不改正的，通报批评，并可以提请监察机关等有关部门依法追究其主要负责人和直接责任人员的行政责任。
第四十一条 公民、法人或者其他组织可以向政府法制机构或有关部门提出制定行政规范性文件的建议，收到建议的政府法制机构或部门应当对制定行政规范性文件的必要性、可行性进行研究论证，并答复提出制定建议的公民、法人或其他组织。
公民、法人或者其他组织认为行政规范性文件不符合本规定的，可以向政府法制机构提出审查的建议。政府法制机构应当进行审查，并答复提出审查建议的公民、法人或其他组织。
第四十二条 政府法制机构不履行行政规范性文件审查职责，产生严重社会后果的，由监察机关追究其主要负责人和直接责任人员的行政责任。
第七章 附则
第四十三条 街道办事处、镇人民政府的行政规范性文件管理参照本规定执行。
第四十四条 本规定自公布之日起施行。
文件管理办法 篇12
1、目的
为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。
2、职责
2、1总经理负责公司所有对外发文审批。
2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。
2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。
2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。
3、文件种类
3、1上行文:请示，报告，计划，总结;
3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定;
3、3平行文:信函，会议纪要。
4、文件格式
4、1发文统一使用以上文件类别之一。
4、2秘密等级和紧急程度，用来确定文件发送方式及办理速度，统一在文件的左上角位置加注。
4、3收文单位。是指用来处理或答复文件中有关问题和有关事项的单位。
4、4正文。是文件的主体部分。文件制发的目的和根据，讲述什么事情，解决什么问题以及办法和要求，都要在正文中阐述清楚:
4、5标题统一使用二号或三号黑体字，放在居中位置;
4、6正文统一使用四号或小四宋体字，与主送单位等保持一致。每段开头空两个字;要合理地划分段落、正确使用标点符号，行间距为1、5倍，以清晰、美观为原则;
4、7附件。通常指随正文发出的补充说明材料:如果该文件有附件的，应在正文之下、发文单位落款的左上侧，专行空两格注明"附件:"字样;如果附件较多，还须编上序号;文件无附件的，无须注明;
4、8落款。指发文单位全称或规范化的简称。以总经理的名义发出的，要用负责人姓名(前面冠以职务身分)署名:落款一般放在正文(或附件标记)的右下角，相关于书信中具名的位置;如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行"(此页无正文)"字样;落款字体与正文相同。
4、9日期:
4、9、1一般应写发文日期;
4、9、2制度或会议通过的文件应写通过的日期;
4、9、3重要的文件写签发的日期;
5、文号
5、1根据文件类别、发文日期、发文单位及发文顺序对文件进行统一编号;具体文号编制规则见附件。
5、2公司文号由行政人事部统一管理，管理中心文号由物业部统一管理;
5、3发文部门需到以上部门登记领取文号后，方可发文。
6、用印
6、1用印是发文单位对文件负责的标志，是文件合法生效的'标志，对外发文或内部重要文件都应加盖印章。
6、2文件打印校对完之后，由管理印章的人员用印并进行登记;
6、3印章应盖在落款和年月日中间，即"骑年盖月"位置。
7、文件管理
7、1包括撰写、审核、签发、盖印、发放、归档、整理等一系列工作:
7、2正规文件应尽量打印，并由拟文人仔细校对审核。
7、3签发。签发人对签发的文件负有完全责任，应本着负责精神，仔细阅读文稿，实事求是地拟写批语。同意签发的，注明"同意发文"字样后按正常手续办理;不同意的写出具体意见返还拟文人重新撰写;
7、4用印。印章管理人员依据规定加印，并作好登记。对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印。
7、5发放。由发文部门填写<文件发放登记表>，并做好发文签收登记工作。需要回复办理的文件，还要填写<文件处理单>，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理。
7、6收文。文件管理人员(一般为行政人事部或管理中心物业部相关人员)将所收到的文件登记在<收文登记表>内，内容包括:流水号、收文日期、发文单位、收文标题、文件编号、发文日期、份数、处理情况、备注等。
7、7传阅。传阅工作一般由行政人事部或管理中心物业部办理。阅读人在阅读后应签署姓名、日期。
7、8保存。文件办理完毕后，由最后处理部门人员进行保管。
7、9归档。各部门定期将本部门已处理完毕的文件汇兑交行政人事部，由行政人事部进行整理存档工作。
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