如何策划一场出色的年会

如何策划一场出色的年会

　　1.年会的定义

　　年会指社会团体每年要举行的一次集会，即各单位或组织一年一度不可缺少的“年度盛会”，主要是为了激扬士气，营造组织气氛、深化内部沟通、促进战略分享、增进目标认同，并制定目标，为新一年度的工作奏响序曲。

　　一般还伴随着表彰、历史回顾、未来展望等重要内容，增加会员组织之间的沟通，促进会员单位之间的共同进步。

　　2.年会的意义

　　1、辞旧迎新：旧岁近尾声，新年阔步而来，欢聚一堂，共迎新春。

　　2、联谊交流：营造全体同德同心，坚持不懈发展的和谐氛围，发扬文化的凝聚力和向心力，联谊交流之余，更可发现商机商讯。

　　3、展示成果：成立成效，各项工作越来越规范，也越来越和谐，可通过年会集中展示。

　　4、感恩答谢：迎新年，贺新春之意，增添节前庆祝氛围，也可体现对会员的节日关怀；以抽奖、联欢、宴请等多种方式酬谢社会各界领导嘉宾、友好人士、会员同仁，可增进社会各界的归属感和感恩之情。

　　3.年会的气氛

　　团结、大气、热烈、喜庆才是年会最为追求的氛围。

　　4.年会的组织

　　为了保证会务顺利进行，特别是年会一经确定召开，应成立会务工作机构，根据分工情况认真落实好办理会议每一项事宜。分工一定明确、责任到人，应成立分工组织：

　　一旦活动的使命被确定下来，活动项目负责人就要开始建立活动的目标和任务。开始确认形式和场所尤为重要。一般情况下，要进行现场组织：

　　5.年会的形式

　　年会活动，不仅需要高层的鼎力支持，也需要全体会员的大力协助。不仅要有专门的组织特色还要具有文化品味。这样即意味着在操持运作中要秉承文化为先，力图打破常规，在形式上不落俗套。

　　给邀请到的嘉宾、参与其中的每一位员工都留下深刻、美好的记忆。每一个年会，都有自己的诉求和主题，都是希望在年尾为总结一年，鼓励团队、展望未来而策划实施的一种聚会形式。

　　6.准备工作执行表

　　7年会流程

　　A.准备事项确定

　　1、会前事项：时间、地点、嘉宾、领导。其中，邀请能出席的嘉宾，应在会前半天作进行最后确认。

　　2、与会通知（注意提前签到、维持秩序）。

　　3、发言稿、主持稿、发言稿、概要起草和审核定稿并制作。

　　4、流程安排：活动时间、具体内容等。

　　5、会场准备

　　1）会议场所需布置图片背景的制作和悬挂；

　　2）会场屏幕、手提、音响、话筒、相机配备并试效果；

　　3）嘉宾胸花、会场鲜花购买并放置；

　　4）主席台：桌、椅、座位牌（制作、位次安排）、台布、茶水、点心等落实；

　　5）台下座椅安排（注意测算人数，只多不可少）；

　　6）会场签到处确定、签到资料准备及提前签到；

　　7）材料、资料内容打印，带到现场；

　　8）先进颁奖嘉宾或颁奖领导的事先确定；

　　9）主持人、会场礼仪小姐或工作人员的确定、到位；

　　10）会前交通工具和乘车的组织；

　　B.年会开始

　　1、按议程开始活动。

　　2、主持人注意控制和调节会场气氛。

　　3、工作人员对过程进行摄影摄像。

　　4、聚餐汇演抽奖同时可进行。

　　C.年会结束

　　1、感谢领导和嘉宾的光临，欢送离开。

　　2、会场整理。

　　3、将签到资料、照片、会议各类稿件、会议记录或总结等收集、归档，上传至Q群、Q空间、软件共享存储空间公享。

　　4、及时将庆典新闻通稿、照片发送媒体，制作相册、视频光碟等。

　　8.年会费用

　　1、年会费用，届时根据初步方案，确定活动流程、时间地点等后再确认详细报价表。

　　2、最终以实际发生费用为准，可根据主办方预算进行调整，具体明细以最终定案为准。（所有发生费用均应在预算范围内作增减）

　　3、建议开创电子内刊或网络管理服务，共享年会报导、新闻、资讯、商机等信息，环保高效，同时还能动员专访，内文吸引友商企业做广告商情。

　　4、年会活动可以动员各分会有影响会员企业积极赞助支持，在展板、会刊、主持人鸣谢、与领导合影等各项展示机会中使其得到适当的广告回报和荣誉回报。

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