公司物资采购管理制度

时间：2024-08-19 11:41:29 管理制度我要投稿

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公司物资采购管理制度

　　随着社会一步步向前发展，接触到制度的地方越来越多，制度是维护公平、公正的有效手段，是我们做事的底线要求。拟起制度来就毫无头绪？以下是小编为大家整理的公司物资采购管理制度，欢迎阅读与收藏。

公司物资采购管理制度

公司物资采购管理制度1

　　为简化、规范办公物资管理，经公司研究决定，由行政人事部统一负责公司各部门办公物资的采购、调配、领用及库存管理，特制定本制度。

　　一、适用范围

　　本制度适用于公司各部门办公物料物资的采购、调配、领用及盘存等，其中办公用品及固定资产按照公司相关管理制度执行。

　　二、职责

　　1、行政人事部负责公司办公物资的采购、调配、领用、出入库等管理工作。

　　2、公司财务部负责对公司月度物资申购计划进行对照核查、对量大价高的物资价格进行对照审查核实、并督促办公物资盘存工作。

　　3、行政人事部后勤主任负责对各部门办公物资的库存量核实、入库验收、物资调配、出入库手续的办理及领用登记、月度盘存工作的监督检查，并负责申购计划审核、物资价目库及采购供货商的建立、参与采购、物资调配工作。

　　4、行政人事专员负责汇总统计各部门月度物资申购计划，并对上月采购、领用、库存物资进行对照检查核实。

　　5、各管部门经理负责本部门办公物资的申购计划核实、入库验收、物资保管、领用手续的办理及办公物资的登记统计、盘存工作。

　　6、公司总经理负责对各部门月度物资申购计划的对照核实、对量大价高的物资采购进行审查核实，并对特殊大件及应急物资的采购进行审批，以整体控制成本费用支出。

　　三、流程原则

　　1、各部门负责人对物料物资应建立合理的库存量，各部门物料物资由行政人事部统一集中采购补库，以确保各部门的正常领用。

　　2、各部门物料物资的申购原则：由各部门主任每月25日前集中申购一次。遇特殊情况，需紧急采购的`，经部门经理审核，行政人事主任同意后发起临时申购。

　　四、采购流程

　　（一）流程说明

　　1、行政人事部行政人事主管在收到经过审批后的物资申购单后，按照对比询价后的预算价格履行财务借款手续，执行2—3人共同采购。

　　2、因行政人事部暂无库房设置，与各部门属于异地入库。由各部门主任按照采购清单代为验收确认入库，视同从行政人事部集中批量领用。

　　3、行政人事部行政人事主管隔日按照采购清单开具公司入库单一式三份，一份交由行政人事主任签字；一份交财务列帐，一份存档。并同时开具出库单一式三份，一份交领用人签字；一份交财务记帐；一份存档。为单独核算成本费用，各部门采购办公物资及劳保用品应单独开具税务发票。

　　4、各部门在提交次月办公物资《申购单》（附表3）时，需同时提交当月《盘存表》（附表1）及《领用登记表》（附表2），均需由总经理一并审核后，提交至公司行政人事部备案。

　　（二）采购工作流程

　　为确保公司各部门办公物资的正常使用和实际需要，以上办公物资采购工作流程的时间节点遇假日顺延，并以提倡节俭、合理使用和控制成本费用原则，公司各部门应当各尽其责，加强沟通和配合。

　　（三）库房管理

　　1、公司行政人事部及各部门临时设置的库房应根据物资的易耗分类进行分类存放，应当保持库存物品存放地点整齐、干燥，并入柜或入袋保存。

　　2、易碎、易燃、易爆、易挥发的物品应单独设置盒、袋、柜小心存放，周围无明火、远离热源，配备灭火器，保持包装完好。

　　3、吸水性强、易发潮、易发霉和易生锈的物品存放时：应保持干燥，尽量保持通风。

　　（四）物品领用

　　公司各部门在员工领用办公物资时，应建立《领用登记表》（附表2）。

公司物资采购管理制度2

　　为了规范公司的物资采购行为，降低采购成本，加强对采购的监督管理，按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，特制定本制度。

　　一、本制度是公司采购重要物资、一般物资、辅助物资以及其他开发新产品、新工艺所需物资过程中的决策、质量检验和价格监督等行为的基本规范。

　　二、物资需求（采购）计划的分类

　　1、月度物资需求计划即月采购计划；

　　2、临时物资需求计划即物资采购计划单。

　　三、采购工作应遵循的原则与方式

　　（一）采购原则：

　　1、执行询仪价原则。物资采购要货比三家，择中选优，临时性应急购买的物品除外；

　　2、供方评定原则；

　　3、职责分离原则，采购人员不得参与物资检查验收；

　　4、一致性规定，采购的物品必须与采购单所列要求的规格、型号、数量相一致。

　　5、秉公办事、维护公司利益原则。

　　（二）采购方式：

　　1、招标采购；

　　2、固定厂商、长期报价采购；

　　3、即时询价采购。

　　（三）付款方式：

　　1、预付部分款项；

　　2、货到凭发票报销付款；

　　3、货到后分期付款；

　　4、货到延期付款；

　　5、以上方式的结合。

　　四、采购计划请购和实施

　　（一）提出与确认：料库依据公司生产计划和物资消耗定额，根据库存情况核定采购数量，编制月份采购计划。经部门主管、公司主管领导签字后，传递到供应部，物资采购请购审批程序完成。零星物资（生产、技术等急需材料、配件、设备）由使用部门提出申请并填写物资采购计划单，由部门领导审核，经料库审查确认，主管副总审批后交供应部实施。设备采购由技术部配合。

　　（二）选择采购渠道，确定采购价格。供应部接到经批准的《物资采购计划单》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，精选三家以上的供应商进行询价（设备采购由技术部配合）。对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和符合规定的采购方式向厂商议价。采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序审批后再进行采购。做好采购质量记录。

　　五、质量验证与检验。质检中心负责对采购物资进行验证（设备采购由技术部配合），采购物资未经质量检验合格不得办理正式入库手续和结算手续，特殊情况经公司主管领导批准特例处理。所有特例处理的情况均须记录备案。各种生产用物资进厂后，由料库填写检验通知单，经质检中心检验并将检验结果送至料库，由料库按其质量状况进行标识。不合格物资由料库报供应部按有关规定处理。严重不合格的物资要求全部退货，严禁进入生产过程。

　　六、物资验收入库结算程序。采购物资到厂后，料库提请质检中心对采购物资进行检验或验证。检验或验证合格后，填写各类《物资入库验收单》，签字后物资登记入库。采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总经济师审核批准后办理预付款手续。采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总经济师审核批准后办理报销付款手续。

　　七、规定要求

　　（一）物资需求（采购）信息传递规定：

　　1、物资需求使用单位必须在《月采购计划》或《临时物资采购计划单》上将所需物资的相关技术标准要求说明，特别是品种、规格、型号以及对采购物资的其它特殊要求填写具全。

　　2、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。

　　3、物资需求使用单位要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月采购计划》或《临时物资采购计划》上将所需物资的市场信息情况列明。

　　4、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。

　　（二）物资采购规定：

　　1、物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。

　　2、供应部要严格遵守供货商评定规定，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的`考察选择工作。对同类的重要物资和一般物资，应同时选择三家以上合格的供方，并保存合格供方的质量记录。

　　3、凡采购的大型设备、成套设备、大宗物资，必须采取公开招标的方式，由随事成立的公司招标小组确定相关事项。

　　4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，供应部应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。

　　（三）采购物资验收入库、出库规定：

　　1、采购物资到厂后，必须经质检中心检验或验证合格后方可入库。

　　2、对于经检验或验证不合格的采购物资，料库通知供应部，由供应部与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。

　　3、各需求单位在物资验收合格后按单位使用情况填写领料单，经部门领导和主管副总批准后到料库办理领料出库手续。

　　（四）采购物资付款规定：

　　下列情况财务部应拒绝支付采购款项：

　　1、与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。

　　2、质检中心未在《物资入库验收单》上签字的款项。

　　3、《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。

　　4、所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度采购计划》或《临时物资采购计划》上注明相关事项。

　　（五）采购纪律规定：

　　1、各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求采购计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求采购计划的行为进行严肃处理。

　　2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。

　　3、采购人员必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。

　　4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。

　　5、采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。

　　6、为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质保量地做好物资供应工作。

　　（六）售后服务规定：对于采购物资供应部在签定购买合同时，要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由供应部负责联系。对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由供应部在规定时间内协调解决。

　　八、采购价格监督管理。企管部是行驶采购价格监督的职能部门，内设审计监督比价员，抽查供应部的采购质量记录。负责采购全过程进行财务监督和审计；负责从各种渠道搜集各单位拟采购的各类物资的供货单位价格信息，进行整理分析并与各单位填报的《材料验收单》上的供货单位、价格等进行比较分析。凡由供应部提供的纳入清单的通用物资，原则上要明显低于市场零售价格，并做到对质量问题包退、包换，负责到底。使用单位如发现从料库领用的上述物资价格高于市场零售价格，应即向企管部报告，由企管部调查处理。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。

　　九、责任与奖惩。所有从事物资采购的人员都必须遵纪守法，廉洁奉公。认真贯彻执行公司关于物资采购管理的文件，认清自己的责任，团结协作，互相监督，共同把公司的物资采购工作做好。

　　对降低采购成本做出突出贡献的采购人员和其他人员、严格履行职责且成绩显著的质量、价格监督人员、举报违反本制度规定的违法乱纪采购行为经查证属实的人员将予以奖励。对违反本制度弄虚作假、以权谋私、帐外暗中收受回扣和收受贿赂的人员，将根据情节轻重给予处罚，直至行政处分或依法追究刑事责任。

　　本制度自发布之日起执行，以前与本制度规定不符者以本制度为准。

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