办公软件类

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Office篇 　　和Office 2010相比，Office 2013除具有更快的启动速度外，在若干方面还进行了改进，并增加了若干新功能，而正是这些新功能，诱惑众多用户争先恐后地奔向它的怀抱。同样，也正是由于这种一味追新的盲奔，使得后期使用过它的不少用户，转而又换回了先前版本。历史似乎再次证明：最新的未必是最好的，最好的，其实始终是最适合你的那一个。 　　OK，费话少说，接下来我们将进入正题，看看Office 2013究竟有哪些新功能在诱惑你汇聚到它的麾下，这些新功能，是否会真如你所预期的那样，为你以后的工作、学习、生活带来便利？ 　　与SkyDrive无缝结合 　　协同办公能力增强 　　将文档保存在SkyDrive的功能，实际上在Office 2010和2007版本上就已提供。不过其时该功能不是整合在“保存”菜单中，而是隐藏在“共享”菜单中而已（图1）。Office 2013进一步加强了其应用范围。主要表现无非是以下三点： 　　首先是SkyDrive直接与用户账号挂钩（如果用户以Live系统账号登录，且该账号已经开通SkyDrive的话，Office 2013启动后，会直接以该账号登录SkyDrive），用户可方便地将文件保存到自己的SkyDrive网盘中，省去了手工登录的麻烦（图2）。 　　其次是最近打开的Sky Drive文档会显示在Word、Excel等各组件的“最近使用的文档”菜单中，而且更为便捷的是，如果你在其他PC以SkyDrive登录Office 2013，那么这些最近打开的文档仍将出现，方便即时调用。 　　还有就是将文件保存到SkyDrive后，用户可享受到极其便捷的协同办公服务。利用它，任何用户都可以通过选择“文件→共享”，然后输入对方的SkyDrive账号的方式，轻松地邀请同事或朋友参与到文档的编辑中来。而受邀请的用户，甚至不需要在自己的PC中安装Office 2013，就可借助SkyDrive和Office 365等任意一种微软服务，来完成相应的操作。 　　在安装了Windows 8.1系统的PC中，你可以像使用本地磁盘一样，轻松地通过进入资源管理器中的SkyDrive项查看保存在其中的文件，并对其进行复制、删除等管理。 　　适用范围及不足探讨 　　显然，Office 2013内置的SkyDrive功能，在很大程度上解决了用户将文档快速保存到网盘中的需求。要想最大限度地畅享该功能所带来的便捷，必须具备几个前提： 　　首先，系统最好为Windows 8.1，否则，SkyDrive将与系统脱离，管理起来不便。 　　再有就是你所能接触的PC，最好也安装Office 2013，不然，最近使用的SkyDrive文档会再现在组件菜单中的便利将随风消散。 　　此外，你必须是SkyDrive用户，而且有足够的耐心，能够忍受因其服务器在国外而带来的访问速度缓慢的折磨。 　　当然以上这些必须保证你是单位办公用户，经常需要其提供的协同编辑功能。否则，你完全可以无视该功能的存在，因为即使你是Office 2003 用户，也可以通过使用某些国产网盘（如快盘和酷盘等），来达到在不同PC间快速同步文档的目的。 　　Word可编辑PDF文档 　　及插入网络多媒体 　　安装Office 2013后，在资源管理器中右击任意一个PDF文档，选择“打开方式→选择默认程序”，然后在出现的程序列表中选择“Word（桌面）”，即可将Word 2013设置为打开PDF文件的默认方式。以后，我们只要双击PDF文档，系统就会默认使用Word打开它（图3），然后按照个人的意愿进行查看、编辑并另存为Word文档即可。 　　同样，在Word中，我们也可根据自己的需要，插入来自Flickr、YouTube、Office.com、SkyDriver和由Bing搜索得到的图片和视频。而且以后如果我们要浏览这些视频，只需在Word中双击它即可令其播放（无法播放的朋友，可进入http：//office.microsoft.com/en-us/word-help/what-to-do-if-a-video-wont-play-HA102919722.aspx页面，按提示下载安装Silverlight或Flash插件）。 　　不过，如果你因此而觉得Word这两大功能就真的完美无瑕就错了。因为就其实用性而言，这两大功能都有可商榷的地方。 　　先说PDF文档的阅读和编辑功能，该功能虽然方便，但就目前来看，无论是其阅读效果还是编辑效果都有很大缺陷。比如在阅读方面，它的舒适度远不如福昕阅读器等专业工具，而且在浏览的过程中，经常会将汉字识别成乱码（图4）。在编辑方面，它则不支持由幻灯片转换的PDF文件（用Word打开后，只能得到一幅图片，无法对其中的文件进行修改）。所以，如果你经常要阅读和编辑PDF文档，那么除了在Word 2013之外，再安装一款专业的阅读和编辑工具，别无他法。 　　接下来，再说一下在文档中插入多媒体功能。 　　和早期的我们可在Word 2010及更早版本中，通过插入文件所在的网址来达到目的的方式相比，Office 2013的该功能，其实只是让我们绕过了进入网站才能播放这一个简单步骤。同时，它对多媒体来源进行了限制，即只允许来自Office.com、SkyDriver和Bing搜索的结果（图5）。这就意味着，要想使用该功能，我们必须成为这些服务的Bing忠实用户才行。 　　Excel可自动填充及数据智能分析功能 　　Excel 2013增加了自动填充、拆分和合并单元格，以及可智能分析数据功能。利用前者，可快速实现很多操作，比如将几列中的数据自动合并成一列，或从某列中拆分出相应信息形成单独列，以及将先前单元格中的公式瞬间应用到所选定的单元格中等。而利用后者，则可在瞬间对当前选定的数据进行图表、汇总和格式等分析。 　　如果这样说你还不太明白，那么下面我们就通过一个实例，对这两个功能做个简单解释。 　　在一次审核全校的考试成绩时，校长要求小李将成绩报表中的姓、名两列合并成一列，同时用某种方式突出成绩为60分及以下的单元格，以便他能及时了解学生的瘸科情况。利用Office 2013提供的这两大功能，小李可在瞬间完成相应的操作。 　　首先，在姓、名列后，增加一个“姓名”列，然后在其中的前三个单元格中，输入对应的学生姓名，然后切换到“数据”标签，单击“数据工具”工具栏中的“快速填充”按钮，相应的合并工作就完成了（图6）。 　　然后，在成绩表格中，选中各科成绩所在的单元格并右击，选择“快速分析”，打开相应的对话框，切换到“格式”标签，单击“大于”按钮打开“大于”对话框。“为大于以下值的单元格设置格式”文本框中，设置数值为60，然后单击“设置为”项右侧的下拉箭头，在出现的下拉菜单中选择一种自己喜欢的标注方式（如用色块填充单元格或赋予文字以不同颜色等（图7），确认后，所选区域所有大于60的数值即会被标注上指定的格式。相反，由于所有等于或小于60的区域未被标注，所以最后也就会被轻松地查看到了。 　　常跟Excel打交道的专业人士：★★★★★ 　　只用于家庭记账的普通用户：★☆☆☆☆ 　　PPT中的一键更换 　　及联机演示功能 　　无论是知识讲解、产品介绍还是企业规划，用PowerPoint将相关的知识点和产品特性做成幻灯片进行演示，都是最直观有效的方法。这也就从一定程度上，决定了PowerPoint的使用人群多限于教师、企事业单位的相关人员。所以想凭该组件来确定自己是否需要升级的朋友，也多限于这两大群体。 　　PowerPoint新增的功能包括：一键更换主题、视频细节可调整及联机演示等功能。应该说，单就实用角度而言，这三大功能对PowerPoint 2013的使用群体有一定的诱惑力。 　　比如借助一键更换功能，可以在瞬间为当前的幻灯片换上新的颜色、字体、效果、布局、文本属性、段落属性、设计元素、照片和纹理等（PowerPoint 2013内置了11种主题，方便用户因需选择），这样，当遇到某幻灯片需要在同一场合反复演示时，就不会因界面一成不变而变得陈旧，在客户或学生心中失去新鲜感（图8）。 　　而视频可调节功能，则允许我们对视频的尺寸、封面等细节进行调整，或者为其加上相框和滤镜，以便获得最佳的表达效果（图9）。和以前版本相比，PowerPoint 2013内置了更多的解码器，我们无需为MP4、MOV、H.264和AAC等格式音视频文件安装相应的编码器，便能在PowerPoint中轻松地播放它们，相当方便。 　　至于说到联机演示功能，笔者一向固执地认为，这应该是PowerPoint 2013最实用的新增功能。该功能的亮点在于，它允许用户通过依次选择“文件→共享→联机演示”（图10），将当前打开的文档，通过超链接发送给其他人查看，而查看的用户不需要在自己的电脑上安装PowerPoint或任何其他产品，即可在浏览器上完成整个浏览过程。 　　WPS篇 　　作为一款老牌的国产工具，WPS因其操作习惯与支持的文件格式与Office都十分类似，此外还拥有一些符合国人需求的功能，一直受到众多用户的青睐。目前，该工具的最新版本为2013，和2012相比，新版本的改进主要体现在细节方面，如：改变了Logo和UI、增加了右边栏等，同时，对于一些原有功能进行了增删，比如增加了轻办公和将文档内容以截图的形式发送到微博，删除了将文件直接保存到快盘功能等。那么，它的这些改进能否引发用户的升级热情，一切尽在分析中。 　　变化1：取消快盘并增加了轻办公功能 　　轻办公是WPS 2013重点推荐功能。它专门为办公人士而设计，可以让一个圈子里的人自由修改同一份文档（图11）。其作用类似于Office 中的协同办公，只是和Office不同的是，它除了同时支持PC和Android设备无缝对接外，还支持用户以QQ、微博和金山账号等三种登录方式，登录方式较为广泛。 　　此外，还有一点值得一提的是，WPS轻办公的存储空间是独立的，不像WPS文件保险箱那样将文件存储在金山快盘里。这样用户在登录轻办公之后，无需手工操作，便能将文件自动地保存在轻办公的存储空间里，这一点，也是它不同于快盘的地方，因为在快盘中，我们需要手工选择，才能将文件保存到其中。 　　变化2：可将文档内容截成图片发送到微博 　　在WPS 2013中切换到“办公空间”标签，单击“长微博”项右侧的下拉箭头，然后在出现的下拉菜单中选择“分享到微博”，WPS微博转换工具即可将页面的内容转换为图片，在出现的页面中单击“分享到微博”或“分享到腾讯微博”按钮（图13），然后用相应的微博账户登录，即可将该图片分享到新浪微博或腾讯微博中。

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