文件管理制度

时间：2023-08-10 10:06:03 松涛管理制度我要投稿

文件管理制度（精选10篇）

　　在学习、工作、生活中，很多地方都会使用到制度，制度就是在人类社会当中人们行为的准则。那么制度怎么拟定才能发挥它最大的作用呢？以下是小编收集整理的文件管理制度，希望对大家有所帮助。

文件管理制度（精选10篇）

　　文件管理制度 1

　　第一章总则

　　第一条为加强对公司各类文件、档案的规范管理，确保档案保管和使用安全，提高利用效率，更好的为公司经营管理服务，特制订本制度。

　　第二条本制度所称的档案是指自公司成立，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的历史记录。

　　第三条本制度适用于公司各部门。

　　第二章基本原则及管理范围

　　第四条档案工作的基本原则：集中统一管理公司系统档案，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。

　　第五条根据公司现阶段管理特点制定本制度，管理范围暂不包括人事档案、会计档案和资金类档案，须由公司相应职能部门负责制定三类专项档案的具体管理办法，公司行政人事部具有监督和指导的责任。

　　第三章管理机构及主要职责

　　第六条管理模式

　　公司行政人事部是公司系统档案工作的主要管理部门，采取总经理直管模式，即公司档案管理人员的工作内容、业务管理和考核等工作均由公司总经理直线管理。

　　第七条管理范围。主要分为综合类档案和技术类档案两种。

　　一、综合类档案主要包括：行政文书、管理监察、经营管理、营销策划、计划管理、行政广告和销售合同、资产、声像、实物等档案；

　　二、技术类档案主要包括：各工程项目的开发报建、招投标和预决算档案，以及工程管理性材料、工程项目合同、施工中形成的技术文件材料和竣工技术文件等档案。

　　第八条重要档案基本管理要求

　　合同造价部、招投标采购部、总工室、工程部和营销策划部等专业性很强的部门必须设置专门的档案室或档案柜，并设专职人员保管，其它部门根据管理需要设兼职档案管理员。

　　第九条档案管理部门（行政人事部）主要职责

　　一、贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定公司文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度，确定公司系统全宗编号原则和档案分类体系；

　　二、统筹规划并负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作，加强档案工作规范化、标准化建设；

　　三、监督落实同步归档制度，指导各部门文件材料的收集、积累、整理和归档工作；

　　四、维护档案的完整和安全，做好安全防范、修复和保护工作；

　　五、推行公司系统档案管理系统信息化建设。

　　第四章档案的归档、立卷和移交

　　第十条档案归档范围及归档时间

　　一、对于公司规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何个人不得据为己有、拒绝移交；

　　二、必须严格按照归档时间进行归档。如无正当理由延迟归档者，将对相关人员进行失职问责。

　　第十一条归档要求

　　一、归档专业技术要求

　　（一）归档的文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。传真纸不能直接归档，要尽量追加原件，必要时存复印件并加盖红章注明原件存放处；

　　（二）归档的文件材料应对照归档范围完整、准确、系统收集，工程技术类档案应符合国家有关规定。归档的.文件材料种数、份数及每份文件的页数均应齐全完整；

　　（三）文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存；

　　（四）声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规范和标准，并按归档要求提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。

　　二、相关工作要求

　　（一）如因工作需要不能及时归档的，应主动向公司行政人事部备案，并安排专人妥善保存，待使用完毕后立即归档；

　　（二）原则上，档案取得后未存档之前，部门人员不得先行使用，否则，如因此项原因导致的档案遗失、损坏等，一律对当事人和部门负责人失职问责严肃处理；

　　（三）新成立公司，在取得营业执照、组织机构代码证、税务登记证、公司章程和印章印模后3个工作日内，必须将上述内容的原件存公司行政人事部。

　　第十二条档案立卷

　　一、立卷原则

　　综合档案按性质、类别、年限、重要程度和文件材料的自然形成规律，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。技术档案立竣工工程卷，在建工程资料要整理成册；

　　二、立卷时间：综合档案立卷时间为每年年末或次年年初。技术档案在该项目开发报建工作完成后立即开始立卷，该工程项目完工后45天内完成组卷工作；

　　三、各部门专兼职资料管理员应注重日常收集和整理，按照归档范围督促部门人员及时归档，并做好档案预立卷工作。

　　第十三条档案移交

　　一、档案对外移交要求：按照政府规定办理档案对外移交时，须上报公司总经理审批。凡政府部门批复的文件及附图，在政府有关部门需回收时，公司行政人事部须留存复印件备查。

　　二、公司内部移交要求：

　　（一）行政人事部接收档案时，应根据移交目录，与移交人共同逐页清点，双方在每一页都要签名确认。对重要、机密类的案卷，更需要仔细核对，经查验无误方可办理签收手续。（档案移交登记表格式见附表一）

　　（二）全部移交手续办理完毕后，移交部门和行政人事部经理均签署“同意”意见，并加盖部门印章，档案移交工作视为完成，移交中的所有记录均须存档。

　　三、对调出、离职等人员，在办理调离手续前，必须清还档案。没有行政人事部经理签字，不得办理调离手续。

　　四、电子档案管理（略）

　　第五章档案的利用

　　第十四条档案借阅基本程序

　　仅在档案室查阅一般数据和信息，办理普通登记手续即可，查阅重要密级资料，须按借阅管理权限呈公司总经理签字同意，且必须在档案室当场查阅后归还，不得私自带出复印。（档案查询审批表见附表二）

　　第十五条档案借阅事项规定

　　一、借阅档案必须按时归还，并及时办理清户手续。逾期无法归还应提前办理延期使用手续；（档案借阅审批表见附表三）

　　二、借阅档案最长应在7个工作日内归还，一次性借阅时间超过10天以上，须上报公司总经理审批；

　　三、借阅者必须保证原样归还所借的档案资料，而且完整无损，不得拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记；

　　四、严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密；

　　五、涉及根据公司领导指示开展具有查处办案性质的工作，档案、资料借阅须上报公司总经理审批，各档案室即可办理；

　　六、新入职和未转正的员工，原则上不允许借阅档案原件。如因工作需要，须报公司总经理签字同意；

　　七、节假日前和工作发生变动时，必须及时归还档案；

　　八、借阅的档案，一旦发生损坏、丢失或失密，应立即向公司行政人事部报备，按公司规定失职问责处理；

　　九、密级档案材料和已立卷的文件，原则上不借出，如确因工作需要，须经公司总经理同意方可借出；

　　十、外单位借阅档案，应持盖有该单位公章的介绍信，写明借阅内容，经公司总经理批准，由相关部门人员带领方可借阅；

　　十一、实物档案一般不外借，声像档案只能以复制件提供利用。

　　第十六条档案资料借阅规定

　　一、公司绝密类的档案一律不得复制；

　　二、复印完毕须注明用途，根据情况加盖“再复印无效”印章。

　　第十七条档案密级确定与管理

　　公司档案密级分为绝密、机密和秘密三类。（密级事项划分表见附表四）。密级档案保管要求如下：

　　一、未经具备相应管理权限的领导批准，不得复制和摘抄；

　　二、查阅机密档案资料，只能在阅览室内查阅；

　　三、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，必须由专人负责执行，采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门负责保密；

　　四、须在设备完好的保险装置中保存密级档案，且档案室内门、柜应做到随开随锁；

　　五、档案室的档案材料要定期清查，做到帐物相符。发现失密、窃密情况，应及时报告公司总经理，查明情况严肃处理；

　　六、不准在私人交往、通信、网络中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密；

　　七、档案属下列情况之一者，不与开放利用：

　　（一）涉及公司商业机密；

　　（二）涉及公司专利或技术秘密；

　　（三）涉及公司员工个人隐私；

　　（四）档案形成部门规定限制使用。

　　第十八条档案统计

　　公司行政人事部应在每年年终对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况、档案的利用等情况进行统计。统计工作必须做到实事求是，如实反映情况，务必确保提供的数据准确，符合客观实际，不得虚报、瞒报、漏报和伪造。（档案材料归档数量统计表格式见附表五）

　　第六章档案的保管和鉴定

　　第十九条档案室设置及管理规定

　　一、公司应设置独立的档案室，并保证档案室安全。档案室由专人管理，无关人员一律不许进入档案室。档案管理员离开档案室要随时关好门窗，确保档案安全；

　　二、档案室应按照“十防”进行管理，即防光、防水、防火、防尘、防虫、防有害气体、防高温、防潮、防霉、防盗，尽可能全面妥善保管好各类档案，并定期检查、通风；

　　三、档案室内严禁存放与档案无关的物品，严禁吸烟，严防火灾；

　　四、定期对档案室进行检查，每半年进行一次全面盘查，对档案室设施、案卷数量和案卷排列、损坏情况等做好记录，发现问题及时采取措施。

　　第二十条档案鉴定与销毁流程

　　档案一经立卷、归档，未经鉴定，未报公司领导批准，任何人不得擅自销毁。档案鉴定工作由公司行政人事部经理组织，行政人事部与相关部门负责人组成鉴定小组。

　　一、档案鉴定要求

　　（一）经鉴定小组鉴定后仍无法确定其保存价值时，应继续保存至次年再进行鉴定；

　　（二）技术档案鉴定时，需附工程技术部门的专业意见；

　　（三）鉴定小组不能单纯地从保管期限、年代或名称判别其价值，要从公司利用的角度综合衡量后提出存、毁意见。

　　二、档案销毁规定

　　（一）经批准销毁的档案，由公司行政人事部负责妥善安排，不得作其它用途或当作废纸出售；

　　（二）销毁档案须有至少两名监销人。监销人应认真复核所销毁档案。销毁完毕须在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人分别在销毁清册上签字；

　　（三）档案室应及时做好档案整理、检索工具调整等工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、长久保存。

　　第二十一条档案保管期限

　　档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期等，公司各类档案具体保管期限见相关文件管理规定。

　　第七章奖惩规定

　　第二十二条公司行政人事部每半年一次对公司和各部门的档案管理工作进行全面检查，对于在档案管理过程中做出成绩和贡献，或者进步非常突出的部门或个人，整理相关材料上报公司总经理，给予相应表彰和奖励。

　　第二十三条罚则

　　一、工作不负责任，未认真贯彻执行公司及档案管理工作要求，导致档案管理工作混乱，根据实地检查情况，对于档案管理人员给予相应行政和经济处分。

　　（一）档案保管期限内，档案严重缺失，或因管理、使用不当，造成档案材料损坏、遗失等；

　　（二）未根据公司统一制度规定制定档案管理细则，导致工作流程不清晰，关键环节工作失控等；

　　（三）未按规定严格执行归档、借阅、移交、销毁等各项工作流程规定，未经批准，档案管理人员擅自外借档案材料等；

　　（四）未按照公司统一全宗编号规定编排目录，立卷归档不及时，且目录与内容严重不符等；

　　（五）未组织专兼职档案资料管理人员培训学习，导致公司整体管理水平偏低，各项检查严重不达标等；

　　（六）专兼职管理员态度不端正，工作责任心不强，未按要求管理本部门的档案资料，经检查管理混乱等。

　　二、因管理或使用不当，违反公司档案保密规定，造成档案（保密）信息外泄；或者未经允许，私自将档案材料抄录、复制与转借他人等情况，公司将根据情节严重性给予相应处分。

　　第八章附则

　　第二十四条本制度自印发之日起执行。

　　附表：

　　一、《档案移交登记表》

　　二、《档案查询审批表》

　　三、《档案借阅审批表》

　　四、《公司密级事项划分表》

　　文件管理制度 2

　　为做好党委文件传阅管理工作，使之规范化、制度化、科学化，按照国家《保密法》的有关规定，结合我校实际，特制定本制度。

　　1、机要秘书在做好文件的收发、分类、编号、登记工作后，认真填写收文处理单，附在所传文件上，送办公室主任或副主任提出拟办意见。

　　2、按照拟办意见规定的范围，由机要秘书及时将文件送交有关领导阅批，并请有关领导及时归还，做到文件不横传、不积压，不携带机要文件离开办公室，不擅自扩大阅读范围。

　　3、需有关部门阅办的文件，由机要秘书按领导批示请该部门负责人阅办，阅办后及时归还。属秘密文件、资料必须在机要办公室阅读；绝密文件要从严管理，单独登记送阅，阅后及时收回。

　　4、校领导、离退休的副厅级以上干部阅看秘密文件或资料均应在党委办公室机要室内，阅后于当天将文件及时送还。行动不便的'，可由学校派专人传达，传达后于当天将文件返还。

　　5、根据来文情况，不定期分别安排副厅级以上的离退休干部、民主党派负责人阅看文件；或按文件规定的阅读范围，召集有关干部、人员进行宣读、传达。

　　6、任何人不得在文件传阅过程中擅自复制或损毁文件资料。

　　7、凡涉密文件的传阅，应严格遵照有关保密规定具体办理。

　　文件管理制度 3

　　为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

　　安全文件管理目标及内容：

　　1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。

　　2、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。

　　3、应及时送交领导，不要挤压。

　　4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。

　　5、保存时，要保持文件的`完整性。

　　6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。

　　7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。

　　8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

　　9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。

　　10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。借阅人必须做好保密工作，不得翻印和复印，不能转借他人。

　　11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。

　　文件管理制度 4

　　技术文件是指公司的产品设计图纸,各种技术标准、技术档案和技术资料。

　　一、技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的技术依据,必须加强管理,切实做好各种技术文件的登记、保管、复制、收发、注销、归档和保密工作。

　　保证技术文件的完整,准确清晰、统一等。

　　二、技术文件的制订,按各有关管理细则及有关技术标准及资料执行。

　　并严格执行逐级会审,会签制度。

　　三、技术文件的修改必须按级、按各职能部门的'业务分管范围执行。

　　四、技术文件修改前,负责修改部门要提出修改理由及具体内容,交有关领导审批。

　　五、修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续,填发更改通知书。

　　六、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

　　七、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

　　八、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理一定的手续后方可复印。

　　九、公司的技术文件均由技术资料室管理,技术部门负责领导。

　　十、各有关单位应有兼职的技术资料管理员,负责此项工作。

　　十一、技术文件任何部门、个人不得擅自复制,因工作需要必须复制时,经主管领导批准,办理手续后方可复印。

　　文件管理制度 5

　　一、收文

　　1、建立《收文登记表》，由办公室派专人进行文件收文处理。

　　2、实行收文登记批办制度，收文由秘书办理登记，填《公司收文批办单》，统一交办公室负责人，办公室负责人按文件内容及各部门分工和职责，传达部门负责人办理。

　　3、办理文件的有关人员均应签字，有关工作完成后，将文件退办公室存档保管。经办人员需要留存的'文件，经总经理或分管副总经理同意后可留存复印件。

　　4、各部门收到的函件，应交办公室即时登记，交签字后2、3条处理。

　　5、各有关人员注意保密，不得泄露本公司机密。

　　二、发文

　　1、公司发文由有关部门起草，建立《发文登记表》，由办公室统一编号、发出。

　　2、每次发文须经总经理签字同意，并留底存栏。

　　3、各部门对公司所发的内部文件必须认真贯彻执行。

　　4、向上级单位呈报的文件，由办公室派专人，按公文传进程序进行。

　　5、监理项目中的一般业务文件，需要办公室打印的，需办公室主任签字批准。

　　三、文件查询

　　1、凡查询、复印、借阅文件，均需申请、登记。

　　2、凡涉及公司经营机密及项目当事人有关机密的文档需经公司领导同意后才能查询。不允许复印的文件，只能在公司办公室查阅，允许复印的文件，不得带出公司，只能在公司复印。

　　文件管理制度 6

　　一、收文处理

　　每次收文之后，首先要与发文通知单对照检查，看所收文件是否与通知单上所印文件种类、数量相同，如有不符，应及时向发文机关查询。

　　二、发文处理

　　(一)发文范围。文件的发放，要严格按文件特定的发放范围和份数发放。主干线文件的发放范围是市委常委、市政府、市人大、市政协、市纪检委、市委各部办委、各党委。上级文件的.发放范围，主要是市人大、市政府、市政协、市纪检委。

　　(二)发文程序。凡经市委办公室下发的文件，都由通信员亲自送到各单位。

　　三、文件日常管理

　　文件登记、分发、传阅后，要实行归类管理。要留出三份文件存档。剩余文件存入柜内，以备查用；领导阅后文件要通过筛选，留有批示文件，其余销毁。

　　四、文件的清缴与销毁

　　文件清缴一年两次。上半年的文件在七月中旬清缴，下半年的文件在下一年的二月中旬清缴，清缴期为十至十五天。每次清缴文件时要下发文件清缴单。文件的销毁一年两次，上半年、下半年各一次。每次清缴文件结束后，对需销毁的文件，用专车专人送到指定地点销毁。

　　五、文件借阅

　　(一)借阅文件要认真登记。

　　(二)绝密级文件，仅在阅文室借阅。未经主管领导批准，不准将文件带出阅文室。

　　(三)文件借阅后三日内要追回。

　　文件管理制度 7

　　一、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。

　　二、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。部门阅办后的公文（包括按文件要求报出的详细资料、附件等）应及时主动地退给总经办，以做好文件归档工作。

　　三、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。

　　四、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。

　　五、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

　　六、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的.，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。

　　文件管理制度 8

　　为了更好地规范各类文件的起草、收发、报送、保管等环节，特制定本制度。

　　一、上级来文和外单位来文。办公室人员对上级来文和外单位来文首先要在收文登记簿上详细登记，来文单位、日期、份数、密级、字号等要登录清楚，其次填写好文件阅办卡并粘贴于原文上面，并送总经理批示，总经理批示后送有关人员传阅，总经理有批办意见的，办公室应提醒有关人员批示阅办结果，并将阅办结果送总经理阅。所有传阅人阅毕交办公室应及时将文件收回，分类别分单位存入档案袋。

　　二、本单位各类文件包括简报的起草均有办公室人员负责起草，部门专业文件由各部门专业人员保起草，凡以文件或纪要简报名义上报或下发的文件均由办公室填写发文卡，由签发人即总经理签发后，并详细填写发文登记簿方可复印并存档，没有总经理签发的`文件不能发出和存档。

　　三、上报和发往其他单位的文件应填写文件送达登记簿，由接收文件人签字后方可，否则，不能擅自将文件交予他人，而不办理签收手续。

　　四、报告、请示、汇报、制度、规定等均应以文件形式印发，宣传活动类一般应以简报形式印发，每周例会的纪要内容均以纪要形式印发。落实公司会议精神的情况汇报应以文件形式上报。

　　五、凡打印的错文件应及时销毁，以免机密外泄。

　　六、借阅文件超过八小时的应办理借阅手续，否则不以外借。借阅文件者只限本单位人员，重要文件的借阅均由总经理批准。

　　太原吉祥汇物业管理有限公司 20xx年7月22日