oa系统管理制度

时间：2024-08-19 18:29:39 诗琳管理制度我要投稿

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oa系统管理制度范本

　　在我们平凡的日常里，人们运用到制度的场合不断增多，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。那么你真正懂得怎么制定制度吗？下面是小编收集整理的oa系统管理制度范本，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

oa系统管理制度范本

　　oa系统管理制度 1

　　第一章总则

　　第一条公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

　　第二条 OA系统运行应坚持优化业务办公流程程、提高办公效率和降低管理成本原则，利用OA系统处理办公业务应符合公司公文管理及其它业务管理的有关规定。

　　第三条为保障公司办公自动化系统（以下简称OA）安全、有效、规范运行，根据企业网建设及OA系统实施要求，结合本公司实际，特制定本办法。

　　第四条OA系统由总部技术处负责升级、网络维护，保障网络服务器始终在线，保持正常的运行状态，并建立服务器运行日志。

　　第五条人资处负责OA系统的建设、管理、运行和维护检查工作。并经行系统使用的培训。

　　第六条各部门有专人负责本部门相关电子文档的保存，各部门发起流程应有专人负责OA流程的跟进与追踪。

　　第二章系统实施的目标

　　第七条 OA系统的运行是为了达到公司内部无纸化办公及对外信息交流。系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。

　　第八条为公司实行信息化战略目标。首先是全面实现公司内部办公无纸化；进阶实现公司成员企业之间的信息交换、网络办公等。

　　第三章系统运行操作管理

　　第九条在公司内，有签章的电子文件(包括打印版)与相同内容的纸质文件，具有同等效力，各部门可以将电子文件作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。

　　第十条公司内部各类会议通知、有关工作情况通报、部门之间的信息传递、日常请假申请，以及其他只在系统内部需要贯彻的、部署性的、告知性的、事务性的文件等，只通过OA系统传递和办理，不再发送纸质文件。

　　第十一条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法，在使用OA 系统处理办公业务时，应遵守以下规定：

　　1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同，OA使用人员视同知晓，应及时登录系统获取办公信息，处理相关业务。

　　2、公司员工应保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的'内容负责。

　　3、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间。网上公文及协同处理流程涉及到的工作人员处理时间原则上不超过2个工作日。如有出差、请假、培训等特殊原因离开时，须通过代理设置功能委托相关人员代为办理。

　　第十二条OA系统公共信息管理实行实名制，不得在OA系统上发布与公司工作无关的公告或调查；应避免在讨论区发布私人事务，尊重他人权益及隐私，言论应遵守国家相关法律法规。

　　第四章网上办公业务管理规则

　　第十三条发文

　　公司各管理部门发布正式公告，由各部门职员拟稿，交部门主管审核修订后后，提交人资处复核编码，人资处根据文件性质提交给相关部门领导讨论，通过后文件传递给人资处正式发布并对文件存档，并分发到各相关部门和人员。

　　第十四条收文（包括纸质文件和网发文件）

　　1、公司收文，总经办收到政府及相关企业、合作伙伴来文后登记，传递给总经办负责人，如需接收办理的扫描后上传OA系统。在提出初步处理意见后提交公司领导阅示，领导阅览后批示意见，总经办根据领导批示意见转交相关部门办理。

　　2、部门收文，由部门文员完成收文登记、部门领导拟办、领导批示、转到具体办事人办理自动归档。

　　3、工作流的建立、变更和注销

　　部门因工作需要新建、变更、注销工作流时，经本部门负责人提出申请，经人资处审批后，由系统管理员在接到通知后4个工作日内进行工作流的新建、变更及注销。

　　第十五条其他办公事项

　　1、日常请假

　　单位人员请休病假、事假或公出，须经OA系统传递填写请假单，并根据情况提交给本部门领导或直接交给公司领导审批，由人资处核实存档。

　　2、协同办公

　　公司各部门人员需要传递文件，须用OA与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导进行日常的文件的交流和消息沟通。

　　3、会议通知

　　召开会议前，由各部门人员填写会议通知或方案，通知相关人员，描述会议相关信息，提交部门领导审核，部门领导沟通相关参会人员。需要分管领导以上参加的提交总经办申请。

　　4、公告调查

　　由各部门起草公告通知等信息，人资处核定公告内容及格式，核实无误后编号，交由该部门领导审核或直接交领导审核后在办公OA系统上直接发布。

　　5、新闻稿件登记

　　由各部门拟稿后交由相关领导审批发稿，稿件刊发后，再交由总经办审核登记、相关领导查阅后，由总经办文档管理员归档。

　　第五章安全保密管理

　　第十六条OA系统使用要严格执行国家有关保密法律、法规和集团公司商业秘密保护的有关规定，确保国家秘密和企业商业秘密的安全。

　　第十七条OA系统中公文传输为非涉密电子公文。对涉及国家秘密，以及公司商业秘密机密级以上的公文，仍以纸质文件传递。

　　第十八条通过OA系统生成的电子文档或公文与相同内容的纸质文档或公文具有同等效力，除按有关规定必需采用纸质文件存档外，无需打印存档。

　　第十九条由人资处负责现有用户、及新增用户的审核、开通，并确认需要开通的人员名单和使用权限。

　　第二十条OA系统通过用户名和密码进行身份管理和认证，使用人员首次登录系统应及时更换密码，不得泄露给他人，由于密码泄露造成的损失由本人负责。

　　第二十一条OA系统涉及使用电子印章和人员签名，由人资处统一制作并授权使用，对电子印章的使用、管理等同于实物印章。

　　第二十二条有权使用电子印章和人员签名的人员，应定期更换其密码，妥善保管，不得泄露；电子印章及签名在OA系统上（包括OA系统文件打印版）与鲜章具有同等效力，非OA打印格式纸质打印无效。

　　第二十三条原则上有权使用电子签章的管理人员，再请假期间也需要按照本制度要求按时登陆OA系统处理工作，如果确实需要有工作替代人。必须在休假前OA发送工作替代申请到人资处备案。因出差耽搁等不可抗力因素可委托直接上级代为处理。

　　第六章系统维护管理

　　第二十四条为避免计算机病毒传播和网络攻击保证数据及网络安全，OA服务器应安装防火墙及网络防病毒软件，系统管理员应指导检查本单位操作用计算机安装防病毒软件并及时更新操作系统安全补丁及病毒特征码。

　　第二十五条系统管理员负责每日对OA数据进行本机备份，每周末对OA完整数据进行一次异地备份。

　　第二十六条 OA系统定时关闭维护时间为：“五一”、“十一”及春节长假期间。

　　第二十七条总经办应与软件开发单位签订技术支持协议，确保故障得到及时处理及软件版本升级。

　　第八章考核

　　第二十八条 OA系统自动对协同工作进行跟踪，并对每位公司员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入部门年度考核范围。

　　第二十九条 OA系统发布的相关信息如需要一定时间段内回复的，发件人必须注明答复时间，并抄送总经办督导处，并在后续进行2次答复提醒。

　　第三十条相关收件人没有在规定时间内对协作部门发出的信息做出及时答复的，未影响工作进行警告一次，对工作造成影响依状况惩处。

　　第三十一条 OA系统撰文、附件，必须认真确认，有出现错别字及附件格式不对（包含但不限于：附件错误、附件不完整、所附扫描件方向不对等），回复期间要求不准确或漏要求，对于发件人警告一次。

　　第三十二条处罚

　　1、对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照考核的相关办法进行处理。

　　2、侦测、盗用他人帐号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成OA系统运行中断的；遗失或泄露帐号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，将根据有关情节和所造成的损失大小，依据相关规定，对责任人进行处理。

　　3、违反保密规定，造成失密泄密的，按《保密法》有关规定进行处理。

　　第九章附则

　　第三十三条本办法未包括事项仍按原程序办理。

　　第三十四条本办法自下发之日起执行。

　　第三十五条本办法由公司总经办负责解释

　　oa系统管理制度 2

　　1.目的

　　为适应公司业务发展的需要，更好地保证公司文件的传递，在方便工作实现无纸化传输、搭建交流和共享平台，着力提升办公效率和公文质量，厉行节约的.原则。

　　2.适用范围

　　本规定适用于公司所有电脑及部门员工。

　　3.职责

　　3.1网络管理员负责对公司所有OA办公系统用户信息进行统筹管理，对所有使用人员进行登记、造册备案，并进行系统维护、升级、改造、更新。

　　3.2OA办公自动化系统登录密码由使用者妥善保管，密码不得告诉他人。

　　3.3在使用中发现OA办公自动化系统漏洞与故障及时报网络管理员由网络管理员及时维修。对于发现系统漏洞未报网络管理员，私自利用漏洞修改OA办公自动化系统造成系统无法运行者追究其法律责任。

　　3.4公司各级领导及全体员工必须爱护和正确使用OA办公自动化系统，保证OA办公自动化系统和正常运行。(注：本规定适用于本公司所有OA办公自动化系统的使用者)。

　　4.定义

　　5.程序

　　5.1 OA系统不能100%保证数据安全，公司员工在OA办公系统上的数据必须在本机上留有备份。网络管理员每周五对OA办公系统进行备份。

　　5.2公司员工根据其工作性质允许申请管理权限，统一报行政部经理批准后由网络管理员统一更改，私自修改、破坏、破解OA办公系统权限追究其法律责任。

　　5.3 OA办公软件各部门必须每天早上8点前上线，网络管理员不定期检查，如发现没有上线考核1-2分。

　　5.4 OA办公系统具体管理要求

　　5.4.1"我的办公桌与桌面"是把菜单中几项比较常用的功能，醒目地列在操作区内，方便用户操作。桌面上的所有模块由网络管理员统一设定，公司所有使用人员均可查看使用。

　　5.4.2桌面网络硬盘代替原有共享文件夹内容，其主要内容包括制度、工作流程、表格、会议纪要、证书、工程通报共计六个文件。

　　5.5权限

　　5.5.1行政部网络管理员统一管理，制度、工作流程、表格、会议纪要、证书上传时必须经行政部经理审核后方可上传。遇下发新文件时，半日内更新完毕。文件名称统一规范为：序号+文件名全称+年月日(例：01关于借款及各项费用报销管理规定090515)。

　　5.5.2工程通报由销售公司文员直接上传，由销售公司建立月份文件夹，按月上传通报，文件名称规范例：0905092(20xx年5月份第92号文件)，如有附件加-1分。销售公司将签字后通报20分钟之内上传OA办公系统。，

　　5.6便签

　　便签为公共部分，所有使用者均可使用，目的是为了避免忘记或漏办事宜。

　　5.7公告通知

　　5.7.1公告通知指公司内部及各部门下发各类通知，分为两大类：一类为全体员工都可查看的，一类为指定人员查看。

　　①全体员工都可查看的，由行政部统一发布，由行政部经理审批后方可上传。

　　②指定人员查看的，由各部门经理提出申请，经行政部经理审核批准后，共享查看权限后上传，其文件方可显示指定用户和全体用户公告通知栏中。

　　5.7.2内部邮件

　　①内部邮件全体使用人均可发布，接收人只能查看，不能复制、修改。

　　②在发布邮件时，针对发件人进行发布，可添加一个收件人或多个收件人，依据实际需求选择。邮件主题必须写明邮件名称，邮件内容一栏中要简明扼要，内容清晰。

　　5.7.3由行政部网络管理员统一管理企业、国内、外重大新闻，每天上午9：00前更新添加，其添加内容必须经行政部经理审批后方可发布。文件名称与标题相符。

　　5.7.4公共通迅簿是便于员工查询的工具，直接输入姓名便可查询，财务、总经办人员电话不显示在公共通迅簿中。公共通迅簿由通迅管理员负责管理，及时更新、添加或删除。

　　5.7.5今日计划包含日、周工作计划。

　　①由各部门经理审核后上传。简明扼要写清计划名称、发布范围、日周工作计划参与人员、负责人及批注人员，明确计划开始与结束时间，在计划类型中选择正确计划类型。在计划内容中详细填写计划参与人、参与时间、以及工作内容、时效等。并通过内部短息提醒工作计划参与人员与批注人员。

　　②日工作计划上传时间为：每天上午9：00

　　③工作计划查看权限，权限为可查看公司各部门工作计划及工作计划批注。

　　5.7.6内部短消息

　　内部短消息便于内部沟通的平台，所有使用者均可发布，接收人可依据需求选择一个或多个。

　　5.8办公用品

　　办公用品由行政部仓库保管员统一管理，所有使用者随时可查询相关办公用品现有种类、数量，每周二由仓库保管员统一发放所需物品，办公用品信息录入由行政部仓库保管员统一录入，仓库保管员及时更新信息。

　　5.9图书管理

　　图书管理由行政部统一管理，所有使用者随时可查询相关图书信息，如需借用，可直接到相关部门直接办理借阅手续。各类书籍录入信息由行政部统一录入，随时更新，分类录入。

　　5.10车辆

　　车辆管理由行政部经理统一管理，所有使用者均可查看车辆使用申请情况，如需申请使用车辆可提前半日在车辆申请栏填写准备使用车辆车号、用车部门、用车人、起止时间、目的地、部门审批人以及车辆使用事由，先交给部门审批人审批，再由行政部经理审批。行政部经理根据车辆情况审批后发内部消息通知。部门经理用车可不填写部门审批人一栏，直接交与行政部经理审批。公差外出用车5天以上者，部门审批人一栏填写总经理由总经理审批后车辆管理员方可派车。

　　5.11人事(培训、在线考试、人事档案)

　　5.11.1人事档案为公司员工电子备档资料，包含员工入职、转正、离职等重要人事资料由人力资源专员专人管理。其他人员均无权查看。

　　5.11.2培训信息管理由人事专员统一管理录入培训信息，所有使用者均可查看学习培训信息。

　　5.11.3在线考试试题由人事专员统一管理录入，可实现在线考试。所有使用者均可在制定时间参加在线考试。

　　5.12信息交流内部讨论区为公司OA办公系统公共使用讨论区由网络管理员统一管理供所有员工讨论、学习、交流的平台。

　　5.13签字印章

　　由网络管理员统一制作，签章密码由使用人自己设定，可实现日常办公审批、签字。签章密码由使用人自行保管泄露由签章使用人自行负责。

　　5.14销售管理

　　销售管理为销售公司专用栏目包含客户信息管理、销售信息管理。客户信息由销售内勤录入管理。销售信息由销售主管录入管理。

　　5.14.1权限

　　①客户信息、销售信息可查看人员(销售内勤、销售主管、销售经理)，可查看人员如需对外公布需经销售公司经理批准后方可对外公布。

　　②除以上共有权限外常务副总、总经理拥有权限。